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CSSF 18/698 · Summary

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Partie I - : Définitions et abréviations

I. Partie I - : Définitions et abréviations

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.1. Chapitre 1 - : Principes de base

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.2.1. Sous-chapitre 2.1 - : Agrément initial

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.2.2. Sous-chapitre 2.2 - : Modification au sein de l’actionnariat

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.3.1. Sous-chapitre 3.1 - : Fonds propres exigibles

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.3.2. Sous-chapitre 3.2 - : Fonds propres éligibles

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.3.3. Sous-chapitre 3.3 - : Emploi des fonds propres

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.1. Sous-chapitre 4.1 - : Les membres de l’organe directeur ou de l’organe de direction

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.1.1. Section 4.1.1 - : Exigences numériques

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.1.2. Section 4.1.2 - : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité et d

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.1.3. Section 4.1.3 - : Conditions d’exercice de multiples mandats

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.1.4. Section 4.1.4 - : Obligations en matière de réunion et de délibération

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.2.1. Section 4.2.1 - : Exigences numériques, présence au Luxembourg et relation contractuelle a

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.2.2. Section 4.2.2 - : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité des

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.2.3. Section 4.2.3 - : Organisation des instances dirigeantes

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.2.4. Section 4.2.4 - : Obligations en matière de réunion et de délibération

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.3. Sous-chapitre 4.3 - : Procédure d’agrément des membres de l’organe de direction/organe

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.4.4. Sous-chapitre 4.4 - : Indépendance des organes du GFI par rapport au dépositaire

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.1. Sous-chapitre 5.1 - : Dispositif en matière d’administration centrale du GFI

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.1.1. Section 5.1.1 - : Précisions sur les ressources humaines

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.1.2. Section 5.1.2 - : Précisions sur l’infrastructure technique, IT et la continuité opération

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.1.3. Section 5.1.3 - : Précisions sur la fonction comptable

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.1.4. Section 5.1.4 - : Précisions sur les locaux au Luxembourg

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.2. Sous-chapitre 5.2 - : Dispositif général en matière de gouvernance interne

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.3. Sous-chapitre 5.3 - : Les fonctions de contrôle interne

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.3.1. Section 5.3.1 - : Fonction permanente de gestion des risques

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.3.2. Section 5.3.2 - : Fonction permanente de compliance

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.3.3. Section 5.3.3 - : Fonction permanente d’audit interne

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.4. Sous-chapitre 5.4 - : Organisation de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.4.1. Section 5.4.1 - : Obligations applicables à chaque GFI visé par le présent sous-chapitre

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.4.2. Section 5.4.2 - : Obligations applicables au GFI selon la manière dont sont organisées la

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.1. Section 5.5.1 - : « Management information » et système de reporting interne

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.2. Section 5.5.2 - : Continuité opérationnelle

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.3. Section 5.5.3 - : Procédure d’approbation de nouvelles relations d’affaires et de nouveaux

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.4. Section 5.5.4 - : Manuel de procédures

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.5. Section 5.5.5 - : Traitement des plaintes et réclamations

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.6. Section 5.5.6 - : Transactions personnelles

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.7. Section 5.5.7 - : Gestion des conflits d’intérêts

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.8. Section 5.5.8 - : Règles de conduite

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.9. Section 5.5.9 - : Politique de rémunération

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.10. Section 5.5.10 - : Exercice des droits de vote

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.11. Section 5.5.11 - : Obligations du GFI en matière de surveillance du respect des obligation

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.5.5.12. Section 5.5.12 - : Obligations du GFI en matière de surveillance du respect des obligation

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6. Chapitre 6 - : Dispositions organisationnelles spécifiques

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.1. Sous-chapitre 6.1 - : Limites de l’étendue de la délégation

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.2. Sous-chapitre 6.2 - : Encadrement de la délégation

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.2.1. Section 6.2.1 - : Obligation de notifications à la CSSF

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.2.2. Section 6.2.2 - : Obligation d’établir un contrat

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.2.3. Section 6.2.3 - : Due diligences initiales et suivi continu des délégataires

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.3.1. Section 6.3.1 - : Spécificités liées à l’exercice de la fonction de gestion de portefeuill

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.3.2. Section 6.3.2 - : Spécificités liées à la délégation de la gestion de portefeuille

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.4.1. Section 6.4.1 - : Obligations générales

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.4.2. Section 6.4.2 - : Spécificités liées à l’exercice de la fonction d’administration d’OPC en

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.4.3. Section 6.4.3 - : Spécificités liées à la délégation de l’administration d’OPC

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.5. Sous-chapitre 6.5 - : Organisation de la fonction de commercialisation

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.6.1. Section 6.6.1 - : Obligations générales

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.6.2. Section 6.6.2 - : Spécificités liées à l’exercice de la fonction d’évaluation en interne

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.6.6.3. Section 6.6.3 - : Spécificités liées à la délégation de la fonction d’évaluation

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.7. Chapitre 7 - : Révision externe

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.8. Chapitre 8 - : Echanges d’informations entre le GFI et le dépositaire

Partie II - : Les conditions d’obtention et de maintien d’agrément d’un

II.9. Chapitre 9 - : Programme d’activités

Partie III - : Conditions d’obtention et de maintien d’agrément des GFI qui

III. Partie III - : Conditions d’obtention et de maintien d’agrément des GFI qui

Partie IV - : Le GFI et les principes de libre établissement et de libre

IV.1.1. Sous-chapitre 1.1 - : Obligation de notification

Partie IV - : Le GFI et les principes de libre établissement et de libre

IV.1.2. Sous-chapitre 1.2 - : Conditions d’exercice

Partie IV - : Le GFI et les principes de libre établissement et de libre

IV.2. Chapitre 2 - : Libre prestation de services

Partie IV - : Le GFI et les principes de libre établissement et de libre

IV.3. Chapitre 3 - : Dispositions générales en matière de libre établissement

Partie V - : Principe de proportionnalité

V. Partie V - : Principe de proportionnalité

Partie VI - : Le GFI régi par l’article 125-1 du chapitre 16 et le GFI régi

VI.1. Chapitre 1 - : Le GFI régi par l’article 125-1 du chapitre 16 de la Loi

Partie VI - : Le GFI régi par l’article 125-1 du chapitre 16 et le GFI régi

VI.2. Chapitre 2 - : Le GFI régi par le chapitre 17 de la Loi

Partie VII - : La SIAG et le FIAAG

VII.1. Chapitre 1 - : Conditions d’obtention et de maintien d’agrément

Partie VII - : La SIAG et le FIAAG

VII.2. Chapitre 2 - : Surveillance prudentielle de la SIAG et du FIAAG

Partie VIII - : Communication avec la CSSF

VIII. Partie VIII - : Communication avec la CSSF

Partie IX - : Entrée en vigueur et dispositions diverses

IX. Partie IX - : Entrée en vigueur et dispositions diverses

EU frameworkGDPR NIS 2 DORA AI Act Whistleblowing

CSSF circularsCSSF 26/906 CSSF 25/892 CSSF 25/893 CSSF 26/915 CSSF 20/758CSSF 18/698CSSF 22/806 CSSF 25/883 CSSF 25/880 CSSF 25/881 CSSF 25/882 CSSF 20/750 CSSF 12/552 CSSF 11/504 (repealed)CSSF 24/847

Article VIII

Partie VIII - : Communication avec la CSSF

CSSF Circular 18/698 — Authorisation and organisation of investment fund managers (and AML/CFT provisions) · CSSF 18/698

Partie VIII. : Communication avec la CSSF 617. Le GFI fait usage dans sa communication écrite avec la CSSF d’une langue acceptée par la CSSF. L’usage des langues luxembourgeoise, française, allemande ou anglaise est accepté dans tous les cas.

Luxgap guidance · DPO & CISO

How to comply

The classic trap

Part VIII of CSSF 18/698 looks trivial, but it frames the entire formal relationship between the investment fund manager (IFM) and the CSSF. The trap is not the language itself (Luxembourgish, French, German or English are all accepted), but the traceability and consistency of written communications. In practice the CSSF penalises IFMs that keep no centralised register of their exchanges, that submit documents in a non-accepted language for certain regulatory annexes, or that cannot prove the sending and receipt of a notification within the deadlines. A single lost letter becomes a documentary breach during an inspection.

Practical pitfalls on CSSF communication

Mixing languages within a single regulatory file (report in English, annex in French) without consistency, slowing down the review and creating a rejection risk.
Using uncontrolled channels (personal emails, shared mailboxes) with no timestamp or proof of filing on CSSF portals (eDesk, S3, reporting transmission).
Lack of a single register of incoming and outgoing communications, making it impossible to reconstruct a history during an audit.
Delegating communication to a service provider (central administration, depositary) without a traceability clause or access to acknowledgements of receipt.
Neglecting response deadlines to CSSF requests, due to the absence of a deadline alerting system.

How Luxgap automates this risk

Our Luxgap Regulator Comms Vault turns your scattered exchanges with the CSSF into a single, timestamped and enforceable register that makes losing a regulatory communication impossible. The tool connects to your Microsoft 365 mailboxes, your filings on CSSF portals (eDesk, S3) and your SharePoint spaces to automatically capture every incoming and outgoing letter, with its language, subject and acknowledgement of receipt.

Automatically captures every CSSF communication from M365, SharePoint and transmission portals, without manual re-entry.
Detects the language of each document and alerts when an annex is sent in a language not accepted by Part VIII (other than Luxembourgish, French, German, English).
Timestamps and cryptographically seals every submission and acknowledgement to build enforceable proof in case of inspection.
Alerts via Teams as soon as a CSSF request approaches its response deadline, with open or closed status tracking.
Generates a timestamped PDF report reconstructing the full history of exchanges over a given period, handed directly to the CSSF inspector.

Available as a complement to a Luxgap DPO or CISO mandate or as a dedicated SaaS module depending on your scope. Request a tailored quote and our teams will prepare a demonstration on your real scope, with a free blind audit within 48h to measure your exposure before any commitment.

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