Section 6.4.3 - : Spécificités liées à la délégation de l’administration d’OPC

Section 6.4.3. : Spécificités liées à la délégation de l’administration d’OPC Sous-section 6.4.3.1. : Conditions spécifiques 508. En complément des dispositions générales portant sur l’encadrement, telles que développées dans le sous-chapitre 6.2. (« Encadrement de la délégation ») ci-dessus, les conditions spécifiques suivantes s’appliquent. 509. Un GFI établi au Luxembourg peut être autorisé à déléguer l’administration d’un OPC qu’il gère à un tiers disposant de toutes les autorisations nécessaires et d’une organisation adéquate pour accomplir ladite fonction. 510. Toutefois, différentes règles de délégation en matière d’administration d’OPC s’appliquent selon l’Etat membre d’origine de l’OPC. 511. Dans le cas où un GFI luxembourgeois gère un OPC luxembourgeois réglementé, il est autorisé à déléguer l’administration de cet OPC à un délégataire établi sur le territoire luxembourgeois (i.e. banque, professionnel du secteur financier, GFI) et disposant de toutes les autorisations nécessaires et d’une organisation adéquate pour accomplir ladite fonction. 512. Dans le cas où un GFI luxembourgeois prévoit de gérer des OPC établis dans un pays autre que le Luxembourg et qu’il envisage de recourir à un agent administratif établi hors du Luxembourg, le GFI est également tenu d’informer la CSSF en accord avec les dispositions visées à la section 6.2.1. (« Obligation de notifications à la CSSF ») et doit appliquer les dispositions de la section 6.2.3.

Circulaire 18/698 Page 76/102 (« Due diligences initiales et suivi continu des délégataires »). Il doit en particulier vérifier, dans le cadre de son processus de due diligence, que ce dernier dispose d’une organisation lui permettant d’assurer l’administration du ou des OPC concerné(s). Dans tous les cas, le tiers doit disposer de toutes les autorisations nécessaires, si applicable dans le pays en question, et être qualifié et capable d’exercer la fonction en question. Dans la notification à la CSSF, il doit en outre être démontré qu’une telle délégation est conforme au dispositif légal et réglementaire en vigueur dans le pays d’établissement de l’OPC et que la délégation est permise par l’autorité de surveillance de l’OPC. 513. Il est rappelé que, dans tous les cas susmentionnés, le GFI doit veiller, à l’occasion de ses mesures de due diligence, à ce que le tiers en charge de l’administration emploie des procédures et politiques comptables (i.e. applicabilité des règles comptables du pays d’origine de l’OPC, tenue d’une comptabilité séparée pour les OPC à compartiments multiples, moyens permettant l’identification et l’évaluation de l’actif et du passif de l’OPC) telles que visées à l’article 9 du Règlement 10-4 et à l’article 59 du Règlement Délégué 231/2013. 514. Chaque GFI doit mettre en place des procédures et dispositifs lui permettant de s’assurer que les délégataires respectent les dispositions légales et réglementaires en vigueur. 515. Dans le cas où un GFI a délégué l’administration d’OPC à un ou plusieurs tiers, y inclus la tenue du registre des porteurs de parts, à un tiers, il doit contrôler au moment de l’entrée en relation et de façon continue que chaque délégataire dispose des systèmes informatiques adaptés afin de satisfaire aux exigences des articles 8, 9, 15 et 16 du Règlement 10-4 et des articles 58, 59, 64 et 65 du Règlement Délégué 231/2013. 516. Disposition spécifique applicable au GFIA : compte tenu des obligations incombant au GFIA aux termes de l’article 17 de la Loi 2013, et vu la responsabilité du GFIA en matière de calcul et de la publication de la valeur nette d’inventaire du FIA visée au paragraphe 10 de l’article précité, le GFIA doit mettre en œuvre des mesures lui permettant d’exercer cette responsabilité. Dans cette optique, en cas de délégation de la fonction d’administration par le FIA organisé sous la forme sociétaire, le GFIA doit, soit être partie au contrat de délégation, soit s’assurer que des contrats bilatéraux permettent au GFIA d’exercer ses responsabilités conformément à l’article 17 (10) de la Loi 2013. Sous-section 6.4.3.2. : Due diligences et contrôle continu 517. En sus des éléments visés à la sous-section 6.2.3.3. « Précisions sur la due diligence initiale », le GFI qui délègue la fonction d’administration d’OPC, y compris de l’agent teneur de registre, devrait intégrer à ses opérations de due diligence les éléments suivants (liste non exhaustive) : • la vérification de l’existence d’un système robuste de contrôle du calcul de la valeur nette d’inventaire ; • la vérification de l’existence d’une approbation de la source d’évaluation utilisée pour les valeurs mobilières, les instruments dérivés et des instruments non cotés ; • une revue des contrôles opérationnels mis en place en matière de LBC/FT ainsi qu’une appréciation des ressources humaines affectée à ces contrôles ; • l’appréciation de la capacité de l’agent teneur de registre à assurer sa prestation, compte tenu de la structure et de la complexité du réseau de distribution ainsi que des types d’OPC concernés ; • l’appréciation de l’évolution du risque de BC/FT ; • une revue du processus d’enregistrement des souscriptions et rachats ; • la revue de la procédure permettant de réconcilier le nombre de parts en circulation. 518. En cas de délégation de la fonction administration centrale, y compris de l’agent teneur de registre, le GFI doit en outre mettre en place son propre système de contrôle et de suivi portant au moins sur les éléments suivants (liste non exhaustive) : • le suivi du délai de livraison de la valeur nette d’inventaire ;

Circulaire 18/698 Page 77/102 • le suivi des erreurs de calcul de la valeur nette d’inventaire ; • le suivi des cas de non-respect de la politique et des restrictions d’investissement ; • le suivi des transactions qui n’ont pas été comptabilisées dans les délais d’usage ; • le contrôle des frais et commissions imputés aux OPC ; • le suivi de la réconciliation du nombre de parts en circulation.