Partie IX - : Entrée en vigueur et dispositions diverses

Partie IX. : Entrée en vigueur et dispositions diverses 618. La présente circulaire abroge la circulaire CSSF 12/546. 619. Le point e) du titre « V.1. Contenu et format de la procédure de gestion des risques » de la circulaire CSSF 11/512 est modifié en ce sens que la mise à jour de la procédure de gestion des risques doit être communiquée au plus tard dans les cinq mois suivant la clôture de l’exercice social du GFI. 620. Le dernier alinéa du titre « 3. Communication d’informations à la CSSF » de la circulaire CSSF 17/671 est modifié en ce sens que le tableau et le rapport synthétique en matière de traitement des réclamations doivent être communiqués à la CSSF dans les cinq mois suivant la clôture de l’exercice social du GFI. 621. La présente circulaire entre en vigueur avec effet immédiat.

Circulaire 18/698 Page 92/102 ANNEXES : ANNEXE 1 : Procédure de gestion des risques à communiquer à la CSSF pour les FIA 1. Partie générale : gouvernance et organisation de la fonction de gestion des risques 1.1. Organigramme schématique de la fonction de gestion des risques 1.1.1. Donner l’organigramme général de la fonction de gestion des risques en : • couvrant les acteurs intervenant dans la gestion des principaux types de risques (l’ensemble étant repris sous 1.4) ; • dénombrant les personnes de chaque équipe intervenant dans la gestion des risques ; • mentionnant les principales lignes de reporting (p. ex. : hiérarchie, ligne métier, comité de gestion des risques, comité de valorisation, comité de direction, conseils d’administration, instances dirigeantes, etc.), l’ensemble étant repris sous 1.2 ; • mettant en évidence les éventuelles activités de gestion des risques déléguées à des tiers (indiquer le nom des tiers). 1.1.2. Commenter l’organigramme et décrire l’expérience des personnes responsables. Donner le nom de la personne responsable au niveau du GFIA pour la fonction de gestion des risques, de même que le curriculum vitae de cette personne.

1.2. Structure de gouvernance A l’aide du tableau ci-dessous, décrire les instances de gouvernance (notamment les instances dirigeantes, l’organe de direction/organe directeur, les comités le cas échéant) intervenant dans la gestion des risques.

Instances Rôle/responsabilités Composition/membres Fréquence de réunion

Circulaire 18/698 Page 93/102 1.3. Conformément aux articles 14 de la Loi 2013 et 42 et 43 du Règlement Délégué 231/2013, démontrer l’indépendance de la fonction permanente de gestion des risques. Démontrer (le cas échéant) que des mesures de protection appropriées ont été prises contre les conflits d’intérêt afin de permettre l’exercice indépendant des activités de gestion des risques. 1.4. Politique de gestion des risques 1.4.1. Décrire la politique de gestion des risques en précisant les risques couverts. Pour rappel, l’article 40 du Règlement Délégué 231/2013 vise les risques de marché, de liquidité et de contrepartie, ainsi que tout autre risque, y compris le risque opérationnel, susceptible d’être significatif pour les FIA (y compris les risques susceptibles d’être significatifs pour les FIA qui ne sont pas abordés spécifiquement dans les sections ultérieures de cette annexe). 1.4.2. Démontrer la conformité de la politique de gestion des risques avec l’ensemble des dispositions énoncées à l’article 40 du Règlement Délégué 231/2013. 1.4.3. Lister les principales procédures que comporte la procédure de gestion des risques (cf. article 40 du Règlement Délégué 231/2013). 1.5. Fonction permanente de gestion des risques 1.5.1. Décrire le rôle de la fonction permanente de gestion des risques et décrire successivement la manière dont elle réalise chaque exigence citée à l’article 39 du Règlement Délégué 231/2013. 1.5.2. Décrire le processus d’établissement des profils de risque de chaque FIA. 1.6. Décrire le processus d’évaluation, de contrôle et de réexamen périodique du système de gestion des risques. Préciser le processus de reporting en la matière aux instances dirigeantes, à l’organe de direction/organe directeur et à la fonction de surveillance, si elle existe. 1.7. Décrire les rapports réguliers sur la gestion des risques à l’aide du tableau ci-dessous, en mentionnant, pour les risques couverts par la politique de gestion des risques (voir sous 1.4) et au minimum pour les risques repris dans le tableau, un descriptif des rapports d’information sur la gestion de ces risques.

Risques couverts Intitulé Entité émettrice Destinataires* Fréquence rapport

* Nom des personnes et statut respectif ou instances

** Suivi des restrictions d’investissements

Circulaire 18/698 Page 94/102 1.8. Décrire les systèmes informatiques utilisés pour la gestion des risques à l’aide du tableau ci- dessous, en mentionnant, pour les risques couverts par la politique de gestion des risques (voir sous 1.4) et au minimum pour les risques repris dans le tableau, un descriptif de ces systèmes.

Risques couverts Système informatique Responsable Responsable suivi du paramétrage* risque

* Le paramétrage englobe p. ex. le développement, la maintenance et la gestion du système informatique.

1.9. Accord(s) avec un ou plusieurs tiers spécialisés ayant trait à l’exercice d’activités de gestion des risques. 1.9.1. Décrire les mesures prises afin de s’assurer que ce ou ces tiers dispose(nt) des compétences et des capacités nécessaires pour exercer les activités de gestion des risques de manière fiable, professionnelle et efficace. 1.9.2. Donner le statut de surveillance prudentielle éventuel du/des tiers intervenant dans l’exercice d’activités de gestion des risques. 1.9.3. Confirmer l’existence de contrats encadrant le(s) accord(s) avec un ou plusieurs tiers ayant trait à l’exercice d’activités de gestion des risques. 1.9.4. Décrire également le processus d’évaluation continue de la qualité des prestations fournies par le ou les tiers. 1.9.5. Confirmer que la procédure de gestion des risques inclut les réponses aux exigences listées dans cette annexe en considérant les activités de gestion des risques faisant l’objet d’accord(s) avec un ou plusieurs tiers et en se référant, le cas échéant, aux procédures, systèmes et méthodes du ou des tiers. 1.10. Décrire la politique et les processus de validation des nouveaux produits, instruments, processus d’investissement et des nouvelles activités. 1.11. Décrire de quelle manière les activités de gestion des risques sont couvertes par la fonction de Compliance et la fonction d’audit interne.

Circulaire 18/698 Page 95/102 2. Partie spécifique complémentaire : politique de gestion des risques des stratégies 2.1. Donner le nom de la stratégie faisant l’objet de cette partie spécifique complémentaire. 2.2. Décrire de manière succincte la stratégie et les instruments utilisés pour la mettre en œuvre. 2.3. Décrire de manière succincte le processus d’investissement, en incluant le processus de sélection, de due diligence, de décision, de suivi et de désinvestissement des actifs. Citer les acteurs intervenant dans le processus. 2.4. Le cas échéant, décrire d’éventuels éléments d’organisation en matière de gestion des risques qui diffèreraient de la présentation de la partie générale. 2.5. Décrire la politique de gestion du risque de marché. 2.6. Décrire la politique de gestion du risque de liquidité, démontrer que le profil de liquidité des investissements des FIA est adapté aux obligations des FIA et expliquer le rôle joué par les simulations de crise dans cette évaluation. 2.7. Décrire la politique de gestion du risque de contrepartie. 2.8. Décrire la politique de gestion du risque de crédit. 2.9. Décrire la politique de gestion du risque opérationnel, détailler les risques opérationnels (y compris le risque juridique) significatifs auxquels sont soumis les FIA et expliquer la manière dont ils sont évalués et gérés. 2.10. Décrire la politique d’évaluation des actifs. 2.11. Décrire la politique en matière d’utilisation du levier. 2.12. Fournir la liste des FIA couverts par cette partie spécifique complémentaire.

3. Partie spécifique complémentaire : exercice de la gestion discrétionnaire Décrire de façon concise la manière dont le GFI fournissant des services de gestion de portefeuilles d’investissement sur une base discrétionnaire et individualisée dans le cadre d’un mandat donné par les investisseurs conformément à l’article 5(4) de la Loi 2013 se met conformité avec les exigences en matière de gestion des risques imposées par la Réglementation MiFID II.

Circulaire 18/698 Page 96/102 ANNEXE 2 : Tableau de synthèse des modalités de communication à la CSSF suivant la nature de la modification (liste non exhaustive) 1. Modifications sujettes à notification préalable en vue d’une autorisation de la CSSF : (liste non exhaustive) : 1. Modifications statutaires (p. ex. : augmentation et diminution de capital statutaire, changement de siège impliquant un changement de statuts,…) ; 2. Changement d’actionnariat qualifié et passage de seuils ; 3. Changements affectant les conditions de respect des fonds propres éligibles comme par exemple : • emprunt subordonné, • ajout/arrêt d’une garantie bancaire, • prise d’assurance de responsabilité civile professionnelle et modifications apportées à la police d’assurance, • augmentation de capital… ; 4. Prise de participations/création de filiale ; 5. Agrément des membres de l’organe de direction/organe directeur et des dirigeants, et, le cas échéant, des membres du conseil de surveillance ; 6. Modification de la répartition des responsabilités entre dirigeants ; 7. Approbation spécifique pour exercer en interne ou partiellement en interne la fonction d’administration d’OPC ; 8. Approbation spécifique pour agir comme administration d’OPC et déléguer certaines tâches relatives à la fonction d'administration d’OPC ; 9. Demande de dérogation concernant la présence permanente des dirigeants au Luxembourg ; 10. Demande de dérogation (si applicable) pour partage de personnel ; 11. Mise en place d’une délégation ou modification du modèle de délégation de fonction de gestion d’OPC (p. ex. : changement de délégataire) ou décision d’exécuter en interne une fonction auparavant déléguée ; 12. Désignation/changement de l’expert externe en évaluation ; 13. Décision de déléguer l’exécution des fonctions de contrôle interne, ou modification du programme d’activités en vue d’exécuter en interne des fonctions auparavant exécutées par des tiers ; 14. Décision initiale du GFI d’investir une partie de ses fonds propres non réglementaires dans des parts d’OPC, comme par exemple lors du lancement d’OPC ou de classes de parts d’OPC gérés (seeding) ; 15. Changement de réviseur d’entreprises agréé ; 16. Application du principe de proportionnalité pour l’organisation de ses fonctions de compliance, d’audit interne, de gestion des risques ; 17. Extension de stratégies d’investissement des FIA, telles que définies à l’annexe IV du Règlement Délégué 231/2013 ; 18. Intention de gérer des FIA qualifiant de fonds monétaires ; 19. Cas des succursales : • notification en accord avec les directives respectivement applicables (p. ex. : modification de l’étendue des activités, changement d’adresse, changement du Branch Manager,…), • changement du dirigeant ayant dans ses attributions le suivi de l’activité de la succursale ; 20. Cas des LPS : notification en accord avec les directives respectivement applicables.

Circulaire 18/698 Page 97/102 2. Modifications sujettes à notification à la CSSF (liste non exhaustive) : 1. Changement dans l’actionnariat non soumis à agrément (i.e. : entrée d’actionnaire représentant moins de 10% de l’actionnariat, en ce compris au niveau d’actionnaires indirects, certaines restructurations du groupe, passage de seuils pour un GFIA…) ; 2. Délégation de l’exécution de la fonction comptable ou de la fonction informatique ; 3. Démission de membres de l’organe de direction/organe directeur et/ou dirigeants et, le cas échéant, des membres du conseil de surveillance ; 4. Délégation du traitement des réclamations ; 5. Modification substantielle apportée au programme d’activités ; 6. Changement dans l’identité des personnes suivantes : • Compliance Officer, • responsable du suivi des travaux du tiers en charge de la fonction compliance lorsque l’exécution de la fonction compliance est déléguée, • responsable de la fonction d’audit interne, • responsable du suivi des travaux de l’auditeur interne lorsque l’exécution de la fonction est déléguée, • responsable à la fonction permanente de gestion des risques, • responsable du respect des obligations professionnelles en matière de LBC/FT au niveau des instances dirigeantes, • responsable du contrôle du respect des obligations professionnelles en matière de LBC/FT, • responsable de la fonction comptable du GFI, • responsable à l’administration comptable des OPC ; 7. Changement affectant la supervision prudentielle consolidée ; 8. Changement de locaux (lorsqu’il n’est pas soumis à modification statutaire) ; 9. Modification importante apportée à la procédure de gestion des risques ; 10. Cas des succursales : changement affectant l’organisation de la succursale ou toute modification substantielle affectant les effectifs du personnel employé dans la succursale, ainsi que la nature et les volumes d’activités réalisés depuis la succursale ; 11. Application du principe de proportionnalité en matière de politique de rémunération.

Circulaire 18/698 Page 98/102 3. Liste des documents de clôture à fournir annuellement, au plus tard dans les cinq mois qui suivent la clôture de l’exercice social du GFI, à l’exception des éléments visés aux points 1 et 2, qui doivent être soumis dans le mois suivant l’assemblée générale ordinaire ayant approuvé les comptes annuels du GFI et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice social du GFI : 1. Rapport annuel audité du GFI ; 2. Management Letter ; 3. Rapport sur la fonction permanente de gestion des risques ; 4. Rapport contenant des informations donnant une image fidèle des types d’instruments financiers utilisés pour chaque OPCVM géré, des risques sous-jacents, des limites quantitatives et des méthodes choisies pour évaluer les risques associés aux transactions sur instruments dérivés (SGO) ; 5. Rapport sur la fonction de compliance ; 6. Rapport sur la fonction d'audit interne ; 7. Rapport du responsable du respect des obligations LBC/FT au niveau des instances dirigeantes ; 8. Traitement des plaintes : tableau comprenant le nombre des réclamations enregistrées par le professionnel, classées par type de réclamations, ainsi qu’un rapport synthétique des réclamations et des mesures prises pour les traiter ; 9. Liste des tiers autorisés à traiter les plaintes ; 10. Procédure de gestion des risques ; 11. Organigramme du groupe (en cas de modification y apportée) ; 12. Tableau récapitulatif des mandats des membres de l’organe de direction/organe directeur et des dirigeants, et, le cas échéant des membres du conseil de surveillance ; 13. Relevé annuel de l’ensemble des délégataires du GFI, y compris les intermédiaires assurant la commercialisation avec lesquels le GFI a une relation directe ; 14. Rapport sur l'activité de la succursale ; 15. Calcul définitif du ratio de fonds propres pour les GFI autorisés pour la gestion discrétionnaire.

Circulaire 18/698 Page 99/102 ANNEXE 3 : Renseignements spécifiques applicables aux SIAG et FIAAG

SITUATION FINANCIERE AU … (Exprimée dans la devise du capital)

Circulaire 18/698 Page 100/102 COMPTE DE PROFITS ET PERTES AU … (Exprimé dans la devise du capital)

Circulaire 18/698 Page 101/102 TABLEAU PERSONNEL

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