Section 5.1.1 - : Précisions sur les ressources humaines

Section 5.1.1. : Précisions sur les ressources humaines 121. Conformément à l’article 6 du Règlement 10-4 et à l’article 22 du Règlement Délégué 231/2013, chaque GFI doit employer au Luxembourg un personnel suffisant en nombre et disposant des qualifications, des connaissances et de l’expertise nécessaires pour assurer les tâches qu’il veut exercer et pour surveiller de manière efficace les activités déléguées. 122. Le personnel doit disposer des compétences professionnelles individuelles et collectives appropriées eu égard aux stratégies d’investissement des OPC gérés. 123. Chaque GFI doit employer au siège luxembourgeois au moins trois personnes à temps-plein (trois ETP) dédiant leur temps de travail à l’exercice de fonctions-clé. Suivant la nature, l’échelle et la complexité de son activité, le GFI doit adapter la taille des équipes dédiées à l’exercice de fonctions- clé et ainsi employer davantage de personnes disposant des qualifications, des connaissances et de l’expertise nécessaires pour l’exercice des fonctions-clé. 124. Des absences de longue durée ou des départs de membres du personnel (p. ex. : démissions ou licenciements) ne doivent pas entraver à terme le bon fonctionnement du GFI.

Circulaire 18/698 Page 25/102 125. En cas d’absence d’un membre du personnel engagé dans les fonctions-clé, il est nécessaire de prévoir qu’un membre du personnel disposant d’une expérience adaptée et de l’indépendance nécessaire puisse le remplacer si besoin. 126. Le personnel est, en principe, salarié du GFI, avec lequel il est lié par un contrat de travail. 127. La CSSF peut accorder une dérogation à l’exigence visée au point 126 et autoriser qu’une partie du personnel soit détachée ou mise à disposition par une entité appartenant au même groupe ou par une société tierce. Dans ce cas, le contrat réglant ce détachement ou cette mise à disposition doit être soumis à la CSSF pour accord préalable. Par ailleurs, le contrat doit contenir des règles de gestion des conflits d’intérêts entre le personnel concerné et l’entité pour laquelle le personnel preste également des services. Ledit contrat doit en outre préciser la mission du personnel concerné, le lien de rattachement hiérarchique aux dirigeants du GFI pour les fonctions exercées dans l’entité en application des articles 5 (1) a) du Règlement 10-4 et 57 (1) a) du Règlement Délégué 231/2013, ainsi que le temps de présence effectif au sein du GFI. Le personnel ainsi mis à disposition du GFI ou détaché doit se trouver de façon permanente au Luxembourg et pouvoir être contacté à tout moment pendant les heures de travail usuelles. Cela n’empêche toutefois pas que les membres du personnel aient leur domicile dans un lieu qui leur permet de se rendre, en principe, chaque jour au Luxembourg. 128. Lorsque, en raison de la taille réduite du GFI, il est indispensable de regrouper plusieurs tâches et responsabilités sur une même personne, ce regroupement doit être organisé de sorte à ne pas porter préjudice à l'objectif poursuivi par la séparation des tâches. 129. Disposition spécifique applicable à la SGO : l’exercice de multiples fonctions par une même personne ne doit pas l’empêcher, ni être susceptible de l’empêcher, de s’acquitter de manière convenable, honnête et professionnelle de l’une quelconque de ses fonctions, conformément à l’article 6 (3) du Règlement 10-4. 130. Recommandation spécifique au GFIA : il est recommandé au GFIA de respecter également la disposition visée au point 129 ci-avant. 131. L'organigramme du GFI donne le détail pour les différentes fonctions (opérationnelles et de contrôle) de la structure et des liens hiérarchiques et fonctionnels entre ces fonctions, ainsi qu'avec les instances dirigeantes et l’organe de direction/organe directeur du GFI. 132. L'organigramme et la description des tâches sont établis sur base du principe de la séparation des tâches. En vertu de ce principe, les tâches et responsabilités doivent être attribuées de façon à éviter qu'elles ne soient incompatibles dans le chef d'une même personne. Le but poursuivi est d’écarter les conflits d’intérêts et de prévenir au moyen d'un environnement de contrôles réciproques qu'une personne puisse commettre des erreurs et irrégularités. 133. Sur demande de la CSSF, le GFI est tenu de fournir un organigramme actualisé. A cet effet, l’organigramme doit notamment inclure : • le nom des membres de l’organe de direction/organe directeur, des dirigeants et des responsables des fonctions-clé ; • le nombre de collaborateurs affectés à chaque service ou unité du GFI, en distinguant notamment les fonctions de gestion de portefeuille, d’administration d’OPC, de commercialisation, de gestion des risques, de compliance, d’audit interne, ainsi que les personnes en charge de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme et celles en charge du suivi des délégataires.