Section 5.3.4 - Le dispositif de communication et d’alerte
CSSF Circular 12/552 on central administration, internal governance and risk management · CSSF 12/552
Section 5.3.4. Le dispositif de communication et d’alerte interne et externe 92. Le dispositif de communication interne assure que les stratégies, politiques et procédures de l’établissement ainsi que les décisions et mesures prises par l’organe de direction, directement ou par voie de délégation, sont communiquées de manière claire et exhaustive à tous les membres du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d'information et de leurs responsabilités au sein de l'établissement. Le dispositif de communication interne permet au personnel un accès aisé et permanent à ces informations.
93. Le système d’information de gestion assure que toute l’information de gestion, en temps normal et en situation de crise, est communiquée de manière claire, exhaustive et sans délais à tous les membres de l’organe de direction et du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d'information, de leurs responsabilités au sein de l'établissement et de l’objectif d’assurer une gestion saine et prudente des activités.
94. Les établissements maintiennent un dispositif interne d'alerte (« whistleblowing ») qui permet à l’ensemble du personnel de l’établissement d’attirer l'attention sur des préoccupations légitimes liées à la gouvernance interne, aux exigences internes ou au cadre réglementaire national et de l’Union. Ce dispositif respecte la confidentialité de l’identité tant des personnes qui soulèvent de telles préoccupations que des personnes qui sont présumées responsables de violations. Le dispositif prévoit la possibilité de soulever ces préoccupations en dehors des lignes hiérarchiques établies ainsi qu’au niveau de l’organe de surveillance. Il en garantit le suivi approprié et la conservation des dossiers. Les alertes données de bonne foi n’entraînent aucune responsabilité ou retombée défavorable d’aucune sorte dans le chef des personnes qui les ont données.
95. La CSSF met également à disposition sur son site internet un outil et une procédure permettant la déclaration d’incidents directement à la CSSF. (https://whistleblowing.apps.cssf.lu/index.html?language=fr).
In Luxembourg, the internal alert mechanism under circular 12/552 must be aligned with the law of 16 May 2023 transposing Directive (EU) 2019/1937 on the protection of whistleblowers. That law imposes formalised internal reporting channels, feedback deadlines (acknowledgement within 7 days, follow-up within 3 months) and reinforced anti-retaliation protection, adding to the CSSF prudential requirements. The direct external CSSF channel (whistleblowing.apps.cssf.lu) coexists with the channels set out by that law.
Luxgap practice: merge the 12/552 prudential mechanism and the 16 May 2023 channel into a single procedure, with automatically tracked response deadlines to cover both regimes in one opposable record.
