Section 5.3.4 - Le dispositif de communication et d’alerte
Circulaire CSSF 12/552 sur l'administration centrale, la gouvernance interne et la gestion des risques · CSSF 12/552
Section 5.3.4. Le dispositif de communication et d’alerte interne et externe 92. Le dispositif de communication interne assure que les stratégies, politiques et procédures de l’établissement ainsi que les décisions et mesures prises par l’organe de direction, directement ou par voie de délégation, sont communiquées de manière claire et exhaustive à tous les membres du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d'information et de leurs responsabilités au sein de l'établissement. Le dispositif de communication interne permet au personnel un accès aisé et permanent à ces informations.
93. Le système d’information de gestion assure que toute l’information de gestion, en temps normal et en situation de crise, est communiquée de manière claire, exhaustive et sans délais à tous les membres de l’organe de direction et du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d'information, de leurs responsabilités au sein de l'établissement et de l’objectif d’assurer une gestion saine et prudente des activités.
94. Les établissements maintiennent un dispositif interne d'alerte (« whistleblowing ») qui permet à l’ensemble du personnel de l’établissement d’attirer l'attention sur des préoccupations légitimes liées à la gouvernance interne, aux exigences internes ou au cadre réglementaire national et de l’Union. Ce dispositif respecte la confidentialité de l’identité tant des personnes qui soulèvent de telles préoccupations que des personnes qui sont présumées responsables de violations. Le dispositif prévoit la possibilité de soulever ces préoccupations en dehors des lignes hiérarchiques établies ainsi qu’au niveau de l’organe de surveillance. Il en garantit le suivi approprié et la conservation des dossiers. Les alertes données de bonne foi n’entraînent aucune responsabilité ou retombée défavorable d’aucune sorte dans le chef des personnes qui les ont données.
95. La CSSF met également à disposition sur son site internet un outil et une procédure permettant la déclaration d’incidents directement à la CSSF. (https://whistleblowing.apps.cssf.lu/index.html?language=fr).
Au Luxembourg, le dispositif interne d'alerte de la circulaire 12/552 doit être articule avec la loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 sur la protection des personnes qui signalent des violations. Cette loi impose des canaux de signalement internes formalises, des délais de retour (accuse sous 7 jours, suivi sous 3 mois) et une protection renforcée contre les represailles, qui s'ajoutent aux exigences prudentielles de la CSSF. Le canal externe direct vers la CSSF (whistleblowing.apps.cssf.lu) coexiste avec les canaux prévus par cette loi.
Pratique Luxgap : fusionnez le dispositif prudentiel 12/552 et le canal loi du 16 mai 2023 dans une procédure unique, avec des délais de réponse traces automatiquement pour couvrir les deux regimes en une seule preuve opposable.
