Section 4.2.1 - Responsabilités de la direction autorisée

Section 4.2.1. Responsabilités de la direction autorisée

51. La direction autorisée est responsable de la gestion journalière efficace, saine et prudente des activités (et des risques qui leur sont inhérents). Cette gestion s’exerce dans le respect des stratégies et principes directeurs approuvés par l’organe de surveillance et de la réglementation applicable, en prenant en considération et en préservant les intérêts financiers de l’établissement à long terme, sa solvabilité et sa situation des liquidités. La direction autorisée évalue de façon constructive et critique toutes les propositions, explications et informations qui lui sont soumises pour décision. La direction autorisée documente ses décisions à l’aide de procès-verbaux de réunions, qui doivent l’aider à faire le suivi des décisions prises d’une part, et lui permettre de rendre compte de sa gestion à l'organe de surveillance et aux autorités compétentes d’autre part. Ainsi, des points de routine peuvent figurer de façon succincte sous forme de simple décision au procès-verbal d’une réunion, alors que des points importants de l’ordre du jour impliquant des risques pour l’établissement ou débattus contradictoirement doivent être rapportés plus en détail, permettant au lecteur de suivre les débats et d’identifier les positions défendues.

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52. Conformément à l’article 7, paragraphe 2 de la LSF, les membres de la direction autorisée doivent être habilités à déterminer effectivement l'orientation de l'activité. Par conséquent, lorsque des décisions de gestion sont prises par des comités de gestion plus larges que la seule direction autorisée, il est requis qu’au moins un membre de la direction autorisée en fasse partie et qu’il existe un droit de veto à son bénéfice.

53. La direction autorisée exerce une fonction permanente à l’intérieur de l’établissement ; elle doit se trouver sur place.

54. La direction autorisée met en œuvre à travers des politiques et procédures internes écrites l’ensemble des stratégies et principes directeurs arrêtés par l’organe de surveillance en matière d’administration centrale et de gouvernance interne, dans le respect des dispositions légales et réglementaires et après avoir entendu les fonctions de contrôle interne. Les politiques contiennent les mesures détaillées à mettre en œuvre ; les procédures sont les instructions de travail qui régissent cette mise en œuvre. Le terme « procédures » est à prendre au sens large, comprenant l’ensemble des mesures, instructions et règles qui régissent l’organisation et le fonctionnement interne.

La direction autorisée veille à ce que l’établissement dispose des mécanismes de contrôle interne, des infrastructures techniques et des ressources humaines nécessaires pour assurer la gestion saine et prudente des activités (et des risques qui leur sont inhérents) dans le cadre d’un solide dispositif de gouvernance interne conformément à la présente circulaire.

55. En application des principes directeurs en matière de déontologie, de valeurs d’entreprise et de gestion des conflits d’intérêts arrêtés par l’organe de surveillance, la direction autorisée définit un code de conduite interne applicable à toutes les personnes travaillant dans l’établissement. Elle veille à son application correcte sur base de contrôles réguliers effectués par les fonctions compliance et d’audit interne.

L’objectif de ce code de conduite doit être la prévention des risques opérationnels et de réputation dont l’établissement pourrait souffrir du fait de sanctions administratives ou pénales, de mesures restrictives à son encontre ou de litiges juridiques, de la perte de son image de marque ou de la confiance de ses clients et des consommateurs. Le code de conduite doit rappeler au personnel et aux membres de l’organe de direction le respect de la réglementation applicable, des règles et limites internes, des principes sous- tendant un comportement honnête et intègre, en fournissant des exemples de comportements et pratiques professionnelles acceptables et inacceptables ou interdites, y compris dans le domaine de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, ainsi que les mesures de sanction qui découleraient du non-respect de ce cadre.

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56. En application du point 11, 9ème tiret de la partie II, la direction autorisée s’assure que les politiques de l’établissement sont neutres du point de vue genre et garantissent un traitement équitable et l’égalité des chances à tous les membres du personnel, y compris dans le cadre de leurs perspectives professionnelles. Les politiques en question devraient faciliter la réintégration des membres du personnel après un congé de maternité, de paternité ou parental.

57. La direction autorisée doit avoir une compréhension parfaite de la structure organisationnelle et opérationnelle de l’établissement, en particulier en termes d’entités (structures) juridiques sous-jacentes, de leur raison d’être, des liens et interactions intra-groupe qui les relient ainsi que des risques y liés. Elle veille à ce que les informations de gestion requises soient disponibles en temps utile à tous les niveaux de prise de décision et de contrôle de l’établissement et des entités juridiques qui le composent.

58. Dans sa gestion journalière, la direction autorisée tient compte des conseils et avis formulés par les fonctions de contrôle interne.

Lorsque les décisions prises par la direction autorisée ont ou pourraient avoir une incidence matérielle sur le profil de risque de l’établissement, la direction autorisée recueille au préalable l’avis de la fonction de gestion des risques et de la fonction compliance.

La direction autorisée met en œuvre de manière prompte et efficace les mesures correctrices pour remédier aux faiblesses (problèmes, déficiences, irrégularités ou préoccupations) relevées par les fonctions de contrôle interne, le réviseur d’entreprises agréé ou par l’intermédiaire du dispositif d’alerte interne en prenant en compte les recommandations émises dans ce contexte. Cette manière de procéder est arrêtée dans une procédure écrite que l’organe de surveillance approuve sur proposition des fonctions de contrôle interne. Suivant cette procédure, les fonctions de contrôle interne classent les différentes faiblesses qu’elles ont identifiées par priorité et fixent, après accord de la direction autorisée, les délais (rapprochés) dans lesquels ces faiblesses sont corrigées. La direction autorisée désigne les unités opérationnelles ou personnes responsables pour la mise en œuvre des mesures correctrices en leur allouant les ressources (budgets, ressources humaines et infrastructure technique) nécessaires à cet effet. Il appartient aux fonctions de contrôle interne de suivre la mise en application des mesures correctrices. Pour tout retard significatif dans l’implémentation des mesures correctrices, la direction autorisée en informe l’organe de surveillance qui doit autoriser les prorogations des délais d’implémentation des mesures correctrices.

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L’établissement met en place une procédure analogue, approuvée par l’organe de surveillance, qui s’applique lorsque l’autorité compétente demande à l’établissement de prendre des mesures (correctrices). Dans ce cas, tout retard significatif dans l’implémentation de ces mesures est à signaler par la direction autorisée à l’organe de surveillance et à l’autorité compétente.

59. La direction autorisée vérifie la mise en application et le respect des politiques et procédures internes. Toute violation des politiques et procédures internes doit entraîner des mesures correctrices promptes et adaptées.

60. La direction autorisée s'assure régulièrement de la solidité du dispositif en matière d’administration centrale et de gouvernance interne. Elle adapte les politiques et procédures internes au regard des changements internes et externes, actuels et anticipés, et des enseignements tirés du passé.

61. La direction autorisée informe les fonctions de contrôle interne des changements majeurs en matière d’activités ou d’organisation afin de leur permettre de détecter et d’évaluer les risques qui peuvent en résulter.

62. La direction autorisée informe, de manière complète et par écrit, régulièrement et au moins une fois par an, l’organe de surveillance sur l’implémentation, l’adéquation, l’efficacité et le respect du dispositif de gouvernance interne, comprenant l’état de la compliance (y compris les préoccupations soulevées par l’intermédiaire du dispositif d’alerte interne) et celui du contrôle interne, ainsi que les rapports ICAAP/ILAAP sur la situation et la gestion des risques, des fonds propres et des réserves de liquidités réglementaires et internes.

63. Une fois par an, la direction autorisée confirme à l’autorité compétente le respect de la présente circulaire par le biais d’une phrase écrite unique suivie des signatures de toute la direction autorisée. Lorsqu’en raison d’un manque de conformité, la direction autorisée n’est pas en mesure de confirmer le respect intégral de la circulaire, la déclaration précitée prend la forme d’une réserve qui énonce sommairement les points de non-conformité en donnant des explications sur leurs raisons d’être.

Les informations à fournir en vertu du premier paragraphe doivent être soumises à l’autorité compétente ensemble avec les comptes annuels à publier.

64. Lorsque la direction autorisée prend connaissance que le dispositif en matière d’administration centrale et de gouvernance interne ne permet plus une gestion saine et prudente des activités ou que les risques encourus ne sont ou ne seront plus adéquatement supportés par la capacité de l’établissement à gérer ces risques, par des fonds propres ou des réserves de liquidités réglementaires ou internes, elle en informe l’organe de surveillance et l’autorité compétente en leur fournissant sans délai toute l’information nécessaire pour apprécier la situation.

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65. Nonobstant la responsabilité collective des membres de la direction autorisée, cette dernière désigne au moins un de ses membres qui est en charge de l'organisation administrative, comptable et informatique et qui assume la responsabilité de la mise en œuvre de la politique et des règles qu'elle a fixées dans ce domaine. Ce membre est responsable en particulier de l'établissement de l’organigramme et de la description des tâches qu'il soumet, avant leur mise en application, à l'approbation de la direction autorisée. Il veille ensuite à leur application correcte. Le membre en question est aussi responsable de la production et de la publication des informations comptables destinées aux tiers et de la communication des informations périodiques à l’autorité compétente. Il veillera donc à ce que la forme et le contenu de ces informations soient conformes aux prescriptions légales et aux instructions de l’autorité compétente en la matière.

La direction autorisée désigne également parmi ses membres la ou les personnes en charge des fonctions de contrôle interne et, conformément au règlement CSSF 12-02, le responsable du respect des obligations professionnelles en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.

66. Les établissements informent l’autorité compétente des nominations et révocations des membres de la direction autorisée, conformément aux dispositions de la présente circulaire et de la Procédure prudentielle, en communiquant par ailleurs les motifs expliquant la révocation.