Sous-chapitre 5.1 - L’organigramme et les ressources humaines

Sous-chapitre 5.1. L’organigramme et les ressources humaines

68. L'établissement doit disposer sur place de ressources humaines suffisantes en nombre et disposant de compétences professionnelles individuelles et collectives appropriées afin de prendre des décisions dans le cadre des politiques fixées par la direction autorisée et sur base de pouvoirs délégués, et afin d'exécuter les décisions prises dans le respect des procédures et de la réglementation existantes. L’organigramme et la description des tâches sont arrêtés par écrit et mis à la disposition de l'ensemble du personnel concerné sous une forme facilement accessible.

69. L'organigramme retient pour les différentes fonctions (commerciales, de support, de contrôle) ainsi que pour les différentes unités opérationnelles leur structure et les liens hiérarchiques et fonctionnels entre elles et avec la direction autorisée et l’organe de surveillance.

70. La description des tâches à remplir par le personnel exécutant explique la fonction, les pouvoirs et la responsabilité de chaque exécutant.

71. L'organigramme et la description des tâches sont établis sur base du principe de la séparation des tâches. En vertu de ce principe, les tâches et responsabilités doivent être attribuées de façon à éviter qu'elles ne soient incompatibles dans le chef d'une même personne. Le but poursuivi est d’écarter les conflits d’intérêts et de prévenir au moyen d'un environnement de contrôles réciproques qu'une personne puisse commettre des erreurs et irrégularités qui ne seraient pas découvertes.

72. Conformément à l’article 7, paragraphe 2 de la LSF, la direction autorisée a une responsabilité collective en ce qui concerne la gestion de l’établissement. Le principe de la séparation des tâches ne déroge pas à cette responsabilité conjointe. Cette dernière reste compatible avec la pratique suivant laquelle les membres de la direction autorisée se répartissent les tâches journalières du suivi rapproché des différentes activités. L’établissement doit organiser cette répartition de manière à éviter les conflits d’intérêts. Ainsi, un même membre de la direction autorisée ne peut se voir attribuer la charge ou la responsabilité à la fois de fonctions de prise de risque et de contrôle indépendant de ces mêmes risques. Par ailleurs, si dans un établissement de taille et d’activité limitées avec seulement deux directeurs agréés, il subsiste des conflits d’intérêt après l’attribution des fonctions de prises de risques et de contrôle entre ces deux directeurs et que ces conflits d’intérêt ne peuvent être mitigés de manière efficace, la nomination d’un troisième directeur autorisé est nécessaire.

16/647, 17/655, 20/750, 20/759, 21/785, 22/807 ET 24/860

73. L’établissement dispose d’un programme de formation professionnelle continue qui assure que les membres du personnel et de l’organe de direction restent compétents et comprennent le dispositif de gouvernance interne ainsi que leurs propres rôles et responsabilités à cet égard.

74. Chaque membre du personnel doit prendre annuellement au moins deux semaines calendaires consécutives de congés personnels. Il doit être assuré que chaque membre du personnel soit effectivement absent pendant ce congé et que son remplaçant prenne effectivement en charge le travail de la personne absente.