Procédures de signalement interne et suivi
Directive sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union · UE 2019/1937
Procédures de signalement interne et suivi
1. Les procédures de signalement interne et de suivi visées à l’article 8 comprennent les éléments suivants:
| a) | des canaux pour la réception des signalements qui sont conçus, établis et gérés d’une manière sécurisée qui garantit la confidentialité de l’identité de l’auteur de signalement et de tout tiers mentionné dans le signalement et qui empêche l’accès auxdits canaux par des membres du personnel non autorisés; |
| b) | un accusé de réception du signalement adressé à l’auteur de signalement dans un délai de sept jours à compter de cette réception; |
| c) | la désignation d’une personne ou d’un service impartial compétent pour assurer le suivi des signalements, qui peut être la même personne ou le même service que celle ou celui qui reçoit les signalements et qui maintiendra la communication avec l’auteur de signalement et, si nécessaire, lui demandera d’autres informations et lui fournira un retour d’informations; |
| d) | un suivi diligent par la personne ou le service désigné visé au point c); |
| e) | un suivi diligent, lorsque le droit national le prévoit, en ce qui concerne les signalements anonymes; |
| f) | un délai raisonnable pour fournir un retour d’informations, n’excédant pas trois mois à compter de l’accusé de réception du signalement ou, à défaut d’accusé de réception envoyé à l’auteur de signalement, trois mois à compter de l’expiration de la période de sept jours suivant le signalement; |
| g) | la mise à disposition d’informations claires et facilement accessibles concernant les procédures de signalement externe aux autorités compétentes en vertu de l’article 10 et, le cas échéant, aux institutions, organes ou organismes de l’Union. |
2. Les canaux prévus au paragraphe 1, point a), permettent d’effectuer des signalements par écrit ou oralement, ou les deux. Il est possible d’effectuer des signalements oralement par téléphone ou via d’autres systèmes de messagerie vocale et, sur demande de l’auteur de signalement, par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable.
Au Luxembourg, la loi du 16 mai 2023 relative a la protection des lanceurs d'alerte impose explicitement le suivi diligent des signalements anonymes (article 9, point e transpose sans option de retrait), ce qui n'est pas le cas dans tous les Etats membres. Le seuil d'application est fixe a 50 salariés pour les entités privées, sans seuil pour les organismes publics. Les manquements aux procédures de l'article 9 sont punis d'une amende penale de 1 250 a 25 000 EUR, doublee en cas de recidive, avec sanctions civiles d'indemnisation cumulables.
Pratique Luxgap : activez systématiquement le module de suivi des signalements anonymes des le deploiement, et formalisez par ecrit la désignation du gestionnaire impartial dans un document signe par la direction, opposable a l'OFRS.
