Section 5.3.4 - Le dispositif de communication et d’alerte
CSSF Circular 20/758 — Central administration, internal governance and risk management (investment firms) · CSSF 20/758
Section 5.3.4. Le dispositif de communication et d’alerte interne et externe 92. Le dispositif de communication interne assure que les stratégies, politiques et procédures de l’établissement ainsi que les décisions et mesures prises par le conseil d’administration et la direction autorisée, directement ou par voie de délégation, sont communiquées de manière claire et exhaustive à tous les membres du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d’information et de leurs responsabilités au sein de l’établissement. Le dispositif de communication interne permet au personnel un accès aisé et permanent à ces informations.
93. Le système d’information de gestion assure que toute l’information de gestion, en temps normal et en situation de crise, est communiquée de manière claire, exhaustive et sans délais à tous les membres du conseil d’administration, de la direction autorisée et du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d’information, de leurs responsabilités au sein de l’établissement et de l’objectif d’assurer une gestion saine et prudente des activités.
94. Les établissements maintiennent un dispositif interne d’alerte (« whistleblowing ») qui permet à l’ensemble du personnel de l’établissement d’attirer l’attention sur des préoccupations légitimes liées à la gouvernance interne ou aux exigences internes et réglementaires en général. Ce dispositif respecte la confidentialité de l’identité des personnes qui soulèvent de telles préoccupations et prévoit la possibilité de soulever ces préoccupations en dehors des lignes hiérarchiques établies ainsi qu’au niveau du conseil d’administration. Les alertes données de bonne foi n’entraînent aucune responsabilité ou retombée défavorable d’aucune sorte dans le chef des personnes qui les ont données.
95. La CSSF met également à disposition sur son site internet un outil et une procédure permettant la déclaration d’incidents directement à la CSSF. (https://whistleblowing.apps.cssf.lu/index.html?language=fr).
In Luxembourg, the internal alert scheme in point 94 must now align with the law of 16 May 2023 transposing Directive (EU) 2019/1937 on whistleblower protection. This law requires formalised internal reporting channels, an acknowledgement within 7 days, feedback within 3 months and an explicit ban on retaliation, with the burden of proof reversed in favour of the whistleblower. The Office des signalements is the national reference authority, alongside the CSSF direct reporting tool (point 95).
Luxgap practice: we configure the Whistleblowing Vault to the Luxembourg legal deadlines (7-day acknowledgement, 3-month feedback) and generate the register required by the law of 16 May 2023, enforceable before both the CSSF and the Office des signalements.
