Section 6.2.3 - Exécution des travaux des fonctions de contrôle

Section 6.2.3. Exécution des travaux des fonctions de contrôle interne 115. Les fonctions de contrôle interne documentent les travaux effectués conformément aux responsabilités assignées, notamment afin de permettre de retracer les interventions ainsi que les conclusions retenues.

116. Les fonctions de contrôle interne rapportent par écrit régulièrement et si nécessaire sur base ad hoc à la direction autorisée et au conseil d’administration ou, le cas échéant, aux comités spécialisés. Ces rapports portent sur le suivi des recommandations, problèmes, déficiences et irrégularités relevés par le passé ainsi que sur les nouveaux problèmes, déficiences et irrégularités identifiés. Chaque rapport spécifie les risques y liés ainsi que leur degré de gravité (mesure de l’impact) et propose des mesures correctrices, de même qu’en règle générale une prise de position des personnes concernées.

Chaque fonction de contrôle interne prépare au moins une fois par an un rapport de synthèse sur ses activités et son fonctionnement couvrant l’ensemble des activités qui lui sont attribuées. Au titre des activités, chaque rapport de synthèse fournit le relevé des activités de la fonction depuis le dernier rapport, des principales recommandations adressées à la direction autorisée, des problèmes (existants ou émergents), déficiences et irrégularités majeures survenus depuis le dernier rapport, des mesures prises à leur égard ainsi que le relevé des problèmes, déficiences et irrégularités relevés dans le dernier rapport mais qui n’ont pas encore fait l’objet de mesures correctrices appropriées. Enfin, le rapport se prononce sur l’état de leur domaine de contrôle dans son ensemble. S’agissant du fonctionnement, le rapport se prononce en particulier sur l’adéquation des ressources humaines et techniques internes et la nature et le degré du recours à des ressources humaines et techniques externes ainsi que sur les problèmes éventuels apparus dans ce contexte. Ce rapport est soumis pour approbation au conseil d’administration ou aux comités spécialisés compétents pour en assurer le suivi et l’information au conseil d’administration ; il est soumis pour information à la direction autorisée.

En cas de problèmes, déficiences et irrégularités graves, les responsables des fonctions de contrôle interne en informent immédiatement la direction autorisée, le président du conseil d’administration et, le cas échéant, les présidents des comités spécialisés. Dans ces cas, les responsables des fonctions de contrôle interne peuvent demander à être entendus par les comités spécialisés en séance privée.

Les fonctions de contrôle interne vérifient le suivi effectif des recommandations relatives aux problèmes, déficiences et irrégularités qu’elles ont relevées, conformément à la procédure visée au troisième paragraphe du point 57 de cette partie. Elles rapportent de manière régulière à ce sujet à la direction autorisée.