Section 5.3.4 - Le dispositif de communication et d’alerte
Circulaire CSSF 20/758 — Administration centrale, gouvernance interne et gestion des risques (entreprises d'investissement) · CSSF 20/758
Section 5.3.4. Le dispositif de communication et d’alerte interne et externe 92. Le dispositif de communication interne assure que les stratégies, politiques et procédures de l’établissement ainsi que les décisions et mesures prises par le conseil d’administration et la direction autorisée, directement ou par voie de délégation, sont communiquées de manière claire et exhaustive à tous les membres du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d’information et de leurs responsabilités au sein de l’établissement. Le dispositif de communication interne permet au personnel un accès aisé et permanent à ces informations.
93. Le système d’information de gestion assure que toute l’information de gestion, en temps normal et en situation de crise, est communiquée de manière claire, exhaustive et sans délais à tous les membres du conseil d’administration, de la direction autorisée et du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d’information, de leurs responsabilités au sein de l’établissement et de l’objectif d’assurer une gestion saine et prudente des activités.
94. Les établissements maintiennent un dispositif interne d’alerte (« whistleblowing ») qui permet à l’ensemble du personnel de l’établissement d’attirer l’attention sur des préoccupations légitimes liées à la gouvernance interne ou aux exigences internes et réglementaires en général. Ce dispositif respecte la confidentialité de l’identité des personnes qui soulèvent de telles préoccupations et prévoit la possibilité de soulever ces préoccupations en dehors des lignes hiérarchiques établies ainsi qu’au niveau du conseil d’administration. Les alertes données de bonne foi n’entraînent aucune responsabilité ou retombée défavorable d’aucune sorte dans le chef des personnes qui les ont données.
95. La CSSF met également à disposition sur son site internet un outil et une procédure permettant la déclaration d’incidents directement à la CSSF. (https://whistleblowing.apps.cssf.lu/index.html?language=fr).
Au Luxembourg, le dispositif d'alerte interne du point 94 doit desormais s'articuler avec la loi du 16 mai 2023 transposant la directive (UE) 2019/1937 sur la protection des lanceurs d'alerte. Cette loi impose des canaux de signalement internes formalises, un accuse de reception sous 7 jours, un retour d'information dans un délai de 3 mois et une interdiction explicite des represailles, avec une charge de la preuve renversée au bénéfice du lanceur d'alerte. L'Office des signalements est l'autorité nationale de référence, en complement de l'outil de déclaration directe à la CSSF (point 95).
Pratique Luxgap : nous parametrons le Whistleblowing Vault sur les délais légaux luxembourgeois (accuse 7 jours, retour 3 mois) et generons le registre exige par la loi du 16 mai 2023, opposable à la fois à la CSSF et à l'Office des signalements.
