Sous-chapitre 5.1 - L’organigramme et les ressources humaines

Sous-chapitre 5.1. L’organigramme et les ressources humaines

67. L’établissement doit disposer sur place de ressources humaines suffisantes en nombre et disposant de compétences professionnelles individuelles et collectives appropriées afin de prendre des décisions dans le cadre des politiques fixées par la direction autorisée et sur base de pouvoirs délégués, et afin d’exécuter les décisions prises dans le respect des procédures et de la réglementation existantes. L’organigramme et la description des tâches sont arrêtés par écrit et mis à la disposition de l’ensemble du personnel concerné sous une forme facilement accessible.

68. L’organigramme retient pour les différentes fonctions (commerciales, de support, de contrôle) ainsi que pour les différentes unités opérationnelles leur structure et les liens hiérarchiques et fonctionnels entre elles et avec la direction autorisée et le conseil d’administration.

69. La description des tâches à remplir par le personnel exécutant explique la fonction, les pouvoirs et la responsabilité de chaque exécutant.

70. L’organigramme et la description des tâches sont établis sur base du principe de la séparation des tâches. En vertu de ce principe, les tâches et responsabilités doivent être attribuées de façon à éviter qu’elles ne soient incompatibles dans le chef d’une même personne. Le but poursuivi est d’écarter les conflits d’intérêts et de prévenir au moyen d’un environnement de contrôles réciproques qu’une personne puisse commettre des erreurs et irrégularités qui ne seraient pas découvertes.

71. Conformément à l’article 19, paragraphe 2 de la LSF, la direction autorisée a une responsabilité collective en ce qui concerne la gestion de l’établissement. Le principe de la séparation des tâches ne déroge pas à cette responsabilité conjointe. Cette dernière reste compatible avec la pratique suivant laquelle les membres de la direction autorisée se répartissent les tâches journalières du suivi rapproché des différentes activités. L’établissement doit organiser cette répartition de manière à éviter les conflits d’intérêts. Ainsi, un même membre de la direction autorisée ne peut se voir attribuer la charge ou la responsabilité à la fois de fonctions de prise de risque et de contrôle indépendant de ces mêmes risques. De même, le directeur autorisé, qui assume lui-même le poste de « Chief Risk Officer » et/ou le poste de « Chief Compliance Officer » suivant le point 134 et/ou le point 148 de cette partie, ne peut pas en même temps être en charge de la fonction d’audit interne (voir les incompatibilités des fonctions dans l’encadré ci-dessous). Lorsque, en raison de la taille réduite de l’établissement, il est indispensable de regrouper plusieurs tâches et responsabilités sous une même personne, ce regroupement doit être organisé de sorte à ne pas porter préjudice à l’objectif poursuivi par la séparation des tâches.

Incompatibilités des fonctions :

Le directeur autorisé, qui assume lui-même le poste de « Chief Compliance Officer » et/ou de « Chief Risk Officer » indépendamment du fait qu’il est le membre de la direction autorisée en charge de la fonction Compliance et/ou le membre de la direction autorisée en charge de la fonction de contrôle des risques, ne peut pas être en même temps le membre de la direction autorisée en charge de la fonction d’audit interne et/ou le « Chief Internal Auditor ».

72. L’établissement dispose d’un programme de formation professionnelle continue qui assure que les membres du personnel, du conseil d’administration et de la direction autorisée restent compétents et comprennent le dispositif de gouvernance interne ainsi que leurs propres rôles et responsabilités à cet égard.

73. Chaque membre du personnel doit prendre annuellement au moins deux semaines calendaires consécutives de congés personnels. Il doit être assuré que chaque membre du personnel soit effectivement absent pendant ce congé et que son remplaçant prenne effectivement en charge le travail de la personne absente.