Section 5.3.2 - La fonction financière et comptable
CSSF Circular 20/758 — Central administration, internal governance and risk management (investment firms) · CSSF 20/758
Section 5.3.2. La fonction financière et comptable 81. L’établissement dispose d’un service comptable et financier dont la mission est d’assumer la gestion comptable et financière de l’établissement. Il est permis qu’à l’intérieur de l’établissement certaines parties de la fonction financière et comptable soient décentralisées sous condition toutefois que le service comptable et financier central centralise et contrôle l’ensemble des écritures passées dans les différents services et établisse les comptes globaux. Le service comptable et financier doit veiller à ce que l’intervention d’autres services se fasse dans le strict respect du plan comptable et des instructions y relatives. Le service central reste responsable de la préparation des comptes annuels et de la préparation des informations à fournir à la CSSF.
Dans les établissements d’importance significative, le CFO est sélectionné, nommé et révoqué suivant une procédure interne écrite, avec approbation au préalable par le conseil d’administration.
Il est admissible d’externaliser les tâches opérationnelles liées à la fonction financière et comptable. Cette externalisation des tâches opérationnelles ne doit pas aboutir au transfert de la fonction financière et comptable dans son ensemble au prestataire de services.
82. L’établissement qui, en application du principe de proportionnalité, désire externaliser des tâches opérationnelles de la fonction financière et comptable doit adresser une notification préalable à la CSSF, conformément aux dispositions des points 59 et 60 de la circulaire CSSF 22/806 relative à l’externalisation. La notification comprendra : • l’analyse et ses conclusions justifiant l’externalisation des tâches opérationnelles de la fonction financière et comptable; • la décision du conseil d’administration approuvant l’analyse et ses conclusions; • une description de l’externalisation, le prestataire retenu, les ressources externes contractées; et • la personne responsable de cette externalisation au sein de l’établissement.
L’externalisation des tâches opérationnelles liées à la fonction financière et comptable doit se faire dans le respect des dispositions de la circulaire CSSF 22/806 relative à l’externalisation.
83. La fonction financière et comptable opère sur base de procédures écrites qui prévoient : • d’identifier et d’enregistrer toutes les transactions entreprises par l’établissement ; • d’expliquer l’évolution des soldes comptables d’un arrêté à l’autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables ; • d’établir les comptes par application des règles de comptabilisation et d’évaluation définies par la législation comptable et la réglementation y afférente ; • de s’assurer de la fiabilité et de la pertinence des prix de marché et justes valeurs (« fair values ») utilisés dans l’établissement des comptes et du reporting à la CSSF ; • de produire et de communiquer des informations périodiques à la CSSF, comprenant en premier lieu le reporting légal et réglementaire, et d’en assurer la fiabilité, notamment en matière de solvabilité, de liquidité, d’expositions de crédits non performants, de crédits restructurés et de grands risques ; • de conserver toutes les pièces comptables suivant les dispositions légales en vigueur ; • d’établir, le cas échéant, des comptes suivant le schéma comptable en vigueur dans le pays d’origine de l’actionnaire en vue de l’établissement des comptes consolidés ; • de réaliser les réconciliations des comptes et des écritures comptables ; • de produire une information de gestion correcte, complète, pertinente, compréhensible et disponible sans délais qui permet à la direction autorisée la prise de décisions informées et de suivre de près l’évolution de la situation financière de l’établissement et sa conformité aux données budgétaires. Cette information servira comme instrument de contrôle de gestion et sera d’autant plus efficace si elle est basée sur une comptabilité analytique ; • de s’assurer de la fiabilité du reporting financier.
84. Les établissements se dotent d’un contrôle de gestion qui est soit rattaché au service comptable et financier, soit rattaché dans l’organigramme directement à la direction autorisée de l’établissement.
85. Les tâches exercées au sein du service comptable et financier ne peuvent pas être cumulées avec d’autres tâches incompatibles, tant commerciales qu’administratives.
86. Dans le cadre de l’ouverture de comptes de tiers (bilan et hors-bilan), chaque établissement définit des règles précises d’enregistrement des comptes dans sa comptabilité. Il précise par ailleurs les conditions d’ouverture, de clôture et de fonctionnement de ces comptes.
L’établissement doit éviter d’avoir dans la comptabilité une multitude de comptes avec des contenus incontrôlables, qui se prêteraient à exécuter des opérations non-autorisées voire frauduleuses ; une attention particulière devra être accordée aux comptes dormants. A cet effet, l’établissement mettra en place des procédures de vérification et de suivi appropriées.
87. L’ouverture et la clôture des comptes internes dans la comptabilité doit être validée par le service comptable et financier. En cas d’ouverture de comptes, cette validation doit intervenir avant que ces comptes ne commencent à devenir opérationnels. L’établissement fixe des règles concernant l’utilisation de pareils comptes et les pouvoirs pour leur ouverture et leur clôture. Le service comptable et financier veille à ce que les comptes internes soient soumis périodiquement à une procédure de justification de leur nécessité.
Il y a lieu de veiller à ne pas tenir ouverts des comptes internes et des comptes de passage qui ne répondraient plus à une utilisation définie par les règles fixées.
88. Les écritures ayant un effet rétroactif ne peuvent servir qu’à des fins de régularisation.
Les écritures ayant un effet rétroactif ainsi que les écritures en matière d’extournes sont à autoriser et surveiller à la fois au sein des services qui sont à l’origine de ces écritures et par le service comptable et financier.
89. L’ensemble de l’organisation et des procédures comptables sont décrites dans un manuel des procédures comptables.
Dans la définition et la mise en œuvre de ces procédures, les établissements veillent au respect du principe d’intégrité afin d’éviter en particulier que le système comptable ne puisse être utilisé à des fins frauduleuses.
