Chapitre 3 - : Fonds propres

Chapitre 3. : Fonds propres ........................................................................................................... 14 Sous-chapitre 3.1. : Fonds propres exigibles ............................................................................ 14 Sous-chapitre 3.2. : Fonds propres éligibles ............................................................................. 15 Sous-chapitre 3.3. : Emploi des fonds propres ......................................................................... 16 Chapitre 4. : Les organes du GFI .................................................................................................. 17 Sous-chapitre 4.1. : Les membres de l’organe directeur ou de l’organe de direction .......... 17 Section 4.1.1. : Exigences numériques .............................................................................................17 Section 4.1.2. : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité et de composition de l’organe de direction/organe directeur .....................................................................17 Section 4.1.3. : Conditions d’exercice de multiples mandats ...........................................................18 Section 4.1.4. : Obligations en matière de réunion et de délibération...............................................19 Sous-chapitre 4.2. : Les instances dirigeantes .......................................................................... 19 Section 4.2.1. : Exigences numériques, présence au Luxembourg et relation contractuelle avec le GFI ..........................................................................................................................................................19 Section 4.2.2. : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité des instances dirigeantes .........................................................................................................................................21 Section 4.2.3. : Organisation des instances dirigeantes ....................................................................21 Section 4.2.4. : Obligations en matière de réunion et de délibération...............................................23 Sous-chapitre 4.3. : Procédure d’agrément des membres de l’organe de direction/organe directeur et des dirigeants .......................................................................................................... 23 Sous-chapitre 4.4. : Indépendance des organes du GFI par rapport au dépositaire ............ 24 Chapitre 5. : Dispositif en matière d’administration centrale et de gouvernance interne ....... 24 Sous-chapitre 5.1. : Dispositif en matière d’administration centrale du GFI ....................... 24 Section 5.1.1. : Précisions sur les ressources humaines ....................................................................25 Section 5.1.2. : Précisions sur l’infrastructure technique, IT et la continuité opérationnelle............26 Section 5.1.3. : Précisions sur la fonction comptable .......................................................................28 Section 5.1.4. : Précisions sur les locaux au Luxembourg ................................................................28 Sous-chapitre 5.2. : Dispositif général en matière de gouvernance interne ........................... 29

Circulaire 18/698 Page 3/102 Sous-chapitre 5.3. : Les fonctions de contrôle interne ............................................................. 30 Section 5.3.1. : Fonction permanente de gestion des risques ............................................................32 Sous-section 5.3.1.1. : Obligations des GFI en matière de gestion des risques ............................32 Sous-section 5.3.1.2. : Fonction permanente de gestion des risques ............................................32 Sous-section 5.3.1.3. : Responsable de la fonction permanente de gestion des risques................33 Sous-section 5.3.1.4. : Politique de gestion des risques ................................................................34 Sous-section 5.3.1.5. : Procédure de gestion des risques (« PGR ») à communiquer à la CSSF ..35 Sous-section 5.3.1.6 : Recours à l’expertise de tiers .....................................................................38 Section 5.3.2. : Fonction permanente de compliance........................................................................38 Sous-section 5.3.2.1. : Principes généraux....................................................................................38 Sous-section 5.3.2.2. : Modalités de fonctionnement et charte de compliance.............................38 Sous-section 5.3.2.3. : Responsabilités spécifiques et champ d’application de la fonction de compliance ....................................................................................................................................39 Sous-section 5.3.2.4. : Responsable de la fonction permanente de compliance ...........................40 Sous-section 5.3.2.5. : Recours à l’expertise ou aux moyens techniques de tiers.........................41 Sous-section 5.3.2.6. : Obligations en matière d’établissement de rapports .................................42 Section 5.3.3. : Fonction permanente d’audit interne .......................................................................44 Sous-section 5.3.3.1. : Principes généraux....................................................................................44 Sous-section 5.3.3.2. : Modalités de fonctionnement et charte d’audit interne ............................44 Sous-section 5.3.3.3. : Responsabilités spécifiques et champ d’application de la fonction d’audit interne ...........................................................................................................................................45 Sous-section 5.3.3.4. : Responsable de la fonction permanente d’audit interne ...........................46 Sous-section 5.3.3.5. : Recours à l’expertise ou aux moyens techniques de tiers.........................46 Sous-section 5.3.3.6. : Exécution de la fonction d’audit interne suivant un plan d’audit interne .47 Sous-section 5.3.3.7. : Obligations en matière d’établissement de rapports .................................48 Sous-chapitre 5.4. : Organisation de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ......................................................................................................... 49 Section 5.4.1. : Obligations applicables à chaque GFI visé par le présent sous-chapitre .................49 Sous-section 5.4.1.1 : Principes généraux.....................................................................................49 Sous-section 5.4.1.2. : Obligation de nommer un responsable du respect des obligations professionnelles en matière de LBC/FT au niveau des instances dirigeantes et établissement d’un rapport de synthèse en matière de LBC/FT...................................................................................50 Sous-section 5.4.1.3 : Contrôle exercé par l’audit interne ............................................................52 Section 5.4.2. : Obligations applicables au GFI selon la manière dont sont organisées la relation avec les intermédiaires de la commercialisation et la fonction d’agent teneur de registre........................52 Sous-chapitre 5.5. : Exigences en matière d’organisation et de procédures.......................... 55 Section 5.5.1. : « Management information » et système de reporting interne .................................55 Section 5.5.2. : Continuité opérationnelle .........................................................................................57

Circulaire 18/698 Page 4/102 Section 5.5.3. : Procédure d’approbation de nouvelles relations d’affaires et de nouveaux produits ..........................................................................................................................................................57 Section 5.5.4. : Manuel de procédures ..............................................................................................58 Section 5.5.5. : Traitement des plaintes et réclamations ...................................................................58 Section 5.5.6. : Transactions personnelles ........................................................................................59 Section 5.5.7. : Gestion des conflits d’intérêts ..................................................................................59 Sous-section 5.5.7.1. : Politique en matière de conflits d’intérêts ................................................59 Sous-section 5.5.7.2. : Tenue d’un registre des conflits d’intérêts................................................60 Sous-section 5.5.7.3. : Obligation d’information des investisseurs ..............................................60 Section 5.5.8. : Règles de conduite ...................................................................................................61 Section 5.5.9. : Politique de rémunération ........................................................................................61 Section 5.5.10. : Exercice des droits de vote.....................................................................................61 Section 5.5.11. : Obligations du GFI en matière de surveillance du respect des obligations introduites par le Règlement EMIR ....................................................................................................................62 Section 5.5.12. : Obligations du GFI en matière de surveillance du respect des obligations introduites par le Règlement MMF .....................................................................................................................63 Chapitre 6. : Dispositions organisationnelles spécifiques ............................................................ 64 Sous-chapitre 6.1. : Limites de l’étendue de la délégation ...................................................... 64 Sous-chapitre 6.2. : Encadrement de la délégation .................................................................. 66 Section 6.2.1. : Obligation de notifications à la CSSF ......................................................................66 Section 6.2.2. : Obligation d’établir un contrat .................................................................................67 Section 6.2.3. : Due diligences initiales et suivi continu des délégataires ........................................67 Sous-section 6.2.3.1. : Principes généraux....................................................................................67 Sous-section 6.2.3.2. : Etablissement d’une procédure d’encadrement de la délégation ..............68 Sous-section 6.2.3.3. : Précisions sur la due diligence initiale .....................................................68 Sous-section 6.2.3.4. : Précisions sur le suivi continu ..................................................................70 Sous-chapitre 6.3. : Organisation de la fonction de gestion de portefeuille........................... 71 Section 6.3.1. : Spécificités liées à l’exercice de la fonction de gestion de portefeuille en interne ..71 Sous-section 6.3.1.1. : Mise en œuvre d’une procédure de gestion de portefeuille ......................71 Sous-section 6.3.1.2. : Précisions sur le personnel et les systèmes informatiques........................72 Sous-section 6.3.1.3. : Fonctionnement du comité de gestion de portefeuille ..............................72 Sous-section 6.3.1.4. : Recours à des conseillers en investissement .............................................73 Section 6.3.2. : Spécificités liées à la délégation de la gestion de portefeuille .................................73 Sous-section 6.3.2.1. : Conditions spécifiques..............................................................................73 Sous-section 6.3.2.2. : Due diligences et contrôle continu ...........................................................74 Sous-chapitre 6.4. : Organisation de la fonction d’administration d’OPC ........................... 75 Section 6.4.1. : Obligations générales ...............................................................................................75

Circulaire 18/698 Page 5/102 Section 6.4.2. : Spécificités liées à l’exercice de la fonction d’administration d’OPC en interne ou partiellement en interne.....................................................................................................................76 Section 6.4.3. : Spécificités liées à la délégation de l’administration d’OPC ...................................76 Sous-section 6.4.3.1. : Conditions spécifiques..............................................................................76 Sous-section 6.4.3.2. : Due diligences et contrôle continu ...........................................................77 Sous-chapitre 6.5. : Organisation de la fonction de commercialisation ................................. 78 Sous-chapitre 6.6. : Organisation de la fonction d’évaluation (dispositions spécifiques applicables aux GFI autorisés en tant que GFIA) ................................................................... 79 Section 6.6.1. : Obligations générales ...............................................................................................79 Section 6.6.2. : Spécificités liées à l’exercice de la fonction d’évaluation en interne ......................80 Section 6.6.3. : Spécificités liées à la délégation de la fonction d’évaluation...................................81 Chapitre 7. : Révision externe........................................................................................................ 81 Chapitre 8. : Echanges d’informations entre le GFI et le dépositaire........................................ 81 Chapitre 9. : Programme d’activités ............................................................................................. 82