Section 6.2.4 - Organisation des fonctions de contrôle interne

Section 6.2.4. Organisation des fonctions de contrôle interne 137. Chaque fonction de contrôle interne est placée sous la responsabilité d’un chef de fonction distinct qui est sélectionné, nommé et révoqué par l’organe de gestion suivant une procédure interne écrite. Il est recommandé de faire approuver les nominations et révocations des responsables des fonctions de contrôle interne au préalable par l’organe de surveillance.

138. Les établissements informent au préalable par écrit et sans délai la CSSF de toute modification du « Chief Internal Auditor » et du « Chief Compliance Officer » et fournissent pour chaque nomination, les informations et documents requis tels que publiés sur le site Internet de la CSSF et pour les départs, les motifs explicatifs. Lorsque l’établissement se dote d’une fonction indépendante et permanente de contrôle des risques, l’établissement communique par écrit à la CSSF le nom du responsable de cette fonction et informe sans délai la CSSF de tout changement concernant le responsable de cette fonction.

139. Les responsables des fonctions de contrôle interne sont responsables vis-à-vis de l’organe de gestion et, en dernier ressort, vis-à-vis de l’organe de surveillance pour l’exécution de leur fonction. À ce titre, ces responsables doivent pouvoir contacter directement et de leur propre initiative l’organe de surveillance ou son président, et le cas échéant, le comité spécialisé compétent.

140. Les responsables des fonctions de contrôle interne sont désignés par « Chief Compliance Officer » pour la fonction compliance et « Chief Internal Auditor » pour la fonction d’audit interne. Au cas où une fonction de contrôle des risques indépendante est établie, le responsable de cette fonction est désigné par « Chief Risk Officer ».

141. Une éventuelle externalisation de tâches opérationnelles d’une fonction de contrôle interne n’est admise qu’en conformité avec la circulaire CSSF 22/806 applicable en matière d’externalisation.

142. Tout recours à des prestataires de services, doit se faire en conformité avec les exigences de la circulaire CSSF 22/806 concernant l’externalisation. Ces prestataires réalisent leurs travaux dans le respect des dispositions réglementaires et internes qui sont applicables à la fonction de contrôle interne et au domaine de contrôle en question. Elles doivent être placées sous la dépendance du responsable de la fonction de contrôle interne. Ce responsable supervise les travaux de ces prestataires externes.

143. Les fonctions de contrôle interne du siège de l’établissement procèdent régulièrement à des contrôles sur place auprès des succursales. Lorsque l’établissement a une succursale d’une certaine taille conformément au principe de proportionnalité, les fonctions de contrôle interne d'un établissement doivent également être mises en place au niveau de cette succursale.

144. Les fonctions de contrôle interne des succursales dépendent, d'un point de vue hiérarchique et fonctionnel, des fonctions de contrôle des entités juridiques dont elles font partie et auxquelles elles rapportent. Les responsables des fonctions de contrôle de l’établissement donnent leur accord pour tout recrutement, licenciement des chefs des fonctions de contrôle des succursales. Les rapports établis conformément aux dispositions de la présente circulaire sont soumis non seulement au responsable local de la succursale, mais également aux fonctions de contrôle interne de l’établissement.