Section 5.3.3 - Le dispositif de communication et d’alerte interne et
CSSF Circular 26/906 — Central administration, internal governance and risk management · CSSF 26/906
Section 5.3.3. Le dispositif de communication et d’alerte interne et externe 100. Le dispositif de communication interne assure que les stratégies, politiques et procédures de l’établissement ainsi que les décisions et mesures prises par l’organe de gestion, directement ou par voie de délégation, sont communiquées de manière claire et exhaustive à tous les membres du personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d'information et de leurs responsabilités au sein de l'établissement. Le dispositif de communication interne permet au personnel un accès aisé et permanent à ces informations.
101. Le système d’information de gestion assure que toute l’information de gestion, en temps normal et en situation de crise, est communiquée de manière claire, exhaustive et sans délai à tous les membres de l’organe de gestion, à l’organe de surveillance et au personnel de l’établissement en tenant compte de leurs besoins d'information, de leurs responsabilités au sein de l'établissement et de l’objectif d’assurer une gestion saine et prudente des activités.
102. La loi du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2019 sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union a pour objet de protéger l’auteur d’un signalement de violations contre les représailles de la part d’un employeur ou d’une autre personne physique ou morale exerçant un certain pouvoir de contrainte en rapport avec l’activité du « lanceur d’alerte ». Cette obligation s’applique à toutes les entités juridiques de droit privé. La CSSF met également à disposition sur son site Internet un outil et une procédure permettant la déclaration de tels signalements directement à la CSSF (procédure de signalement externe) (https://whistleblowing.apps.cssf.lu/ index.html?language=fr). Le dispositif légal applicable est complété par l’article 8-3 de la loi du 12 novembre 2004 relative à la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, tel qu’introduit par la loi du 25 mars 2020, prévoyant un cadre spécifique de signalement en matière de LBC/FT et par l’article 58-10 de la loi du 10 novembre 2009 relative aux services de paiement, tel que modifié, qui permet à la CSSF de mettre en place des mécanismes efficaces favorisant la déclaration des violations du Règlement (UE) 2015/847.
Luxembourg specificity
loi luxembourgeoise du 16 mai 2023 portant transposition de la directive (UE) 2019/1937
In Luxembourg, the internal alert framework rests on the law of 16 May 2023 transposing directive (EU) 2019/1937, applicable to all private-law legal entities. The CSSF provides a dedicated external reporting channel (whistleblowing.apps.cssf.lu). The framework is completed by article 8-3 of the law of 12 November 2004 (AML/CFT, introduced by the law of 25 March 2020) and article 58-10 of the law of 10 November 2009 on payment services for breaches of regulation (EU) 2015/847.
Luxgap practice: map your three reporting circuits (internal law 2023, external CSSF, AML/CFT article 8-3) and document their articulation, since the CSSF checks that staff know which channel to use for each type of breach.
