Sous-chapitre 5.1 - L’organigramme et les ressources humaines
CSSF Circular 26/906 — Central administration, internal governance and risk management · CSSF 26/906
Sous-chapitre 5.1. L’organigramme et les ressources humaines 72. Conformément aux articles 11, paragraphe 2 et 24-7, paragraphe 2, de la LSP, les établissements doivent justifier d’une bonne organisation administrative et comptable ainsi que de procédures de contrôle interne adéquates.
73. L’établissement doit disposer sur place de ressources humaines suffisantes et disposant de compétences professionnelles individuelles et collectives appropriées afin d’agir et prendre des décisions dans le cadre des stratégies arrêtées par l’organe de surveillance et des politiques fixées par l’organe de gestion et conformément aux pouvoirs délégués, et afin d’exécuter les décisions prises dans le respect des procédures et de la réglementation existantes.
74. L’organigramme et la description des tâches sont à fixer par écrit et à mettre à la disposition de l’ensemble du personnel concerné sous une forme facilement accessible.
75. L’organigramme retient pour les différents services ou départements leur structure et les liens hiérarchiques et fonctionnels entre eux et avec l’organe de surveillance et l’organe de gestion.
76. La description des tâches à remplir par le personnel exécutant explique la fonction, les pouvoirs et la responsabilité de chaque exécutant.
77. L’organigramme et la description des tâches sont établis sur la base du principe de la séparation des tâches. En vertu de ce principe, les tâches et responsabilités doivent être attribuées de façon à éviter qu’elles soient incompatibles dans le chef d’une même personne. Le but poursuivi est de prévenir au moyen d’un environnement de contrôles réciproques qu’une personne puisse commettre des erreurs et irrégularités qui ne seraient pas découvertes.
78. Lorsque, en raison de la taille réduite de l’établissement, il est indispensable de regrouper plusieurs tâches et responsabilités sous une même personne, ce regroupement doit être organisé de sorte à ne pas porter préjudice à l’objectif poursuivi par la séparation des tâches.
79. L’établissement dispose d’un programme de formation professionnelle continue qui assure que les membres du personnel, de l’organe de gestion et de l’organe de surveillance restent compétents et comprennent le dispositif de gouvernance interne ainsi que leurs propres rôles et responsabilités à cet égard.
80. Il est recommandé aux établissements d’établir une règle selon laquelle chaque membre du personnel prenne annuellement au moins deux semaines calendaires consécutives de congés personnels. Il doit être assuré que chaque membre du personnel soit effectivement absent pendant ce congé et que son remplaçant prenne effectivement en charge le travail de la personne absente.
