Section 4.2.3 - Organisation et fonctionnement de l’organe de

Section 4.2.3. Organisation et fonctionnement de l’organe de gestion 64. L’organe de gestion évalue de façon constructive et critique toutes les propositions, explications et informations qui lui sont soumises pour décision. L’organe de gestion documente ses décisions à l’aide de procès-verbaux de réunions, qui doivent l’aider à faire le suivi des décisions prises d’une part, et lui permettre de rendre compte de sa gestion à l'organe de surveillance et aux autorités compétentes, d’autre part. Ainsi, des points de routine peuvent figurer de façon succincte sous forme de simple décision au procès-verbal d’une réunion, alors que des points importants de l’ordre du jour impliquant des risques pour l’établissement ou débattus contradictoirement doivent être rapportés en détail, permettant au lecteur de suivre les débats et d’identifier les positions défendues.

65. Les membres de l’organe de gestion sont employés par l’établissement ou - à défaut - des dispositions contractuelles appropriées sont établies entre l’établissement et le membre concerné définissant notamment l’engagement et les conditions d’exercice du dirigeant en tant que membre de l’organe de gestion.

66. L’organe de gestion exerce une fonction permanente au sein de l’établissement. Sans préjudice des dispositions définies dans la circulaire CSSF 21/769 « Exigences en matière de gouvernance et de sécurité pour les entités surveillées en vue de l’exécution de tâches ou d’activités via le télétravail » telle que modifiée, ses membres doivent se trouver de façon permanente sur place.

67. La CSSF doit pouvoir contacter de façon directe au Luxembourg les membres de l’organe de gestion. Ces personnes doivent être en mesure de fournir, sans délai, sur toutes transactions ou opérations entreprises par l'établissement dans le cadre de ses activités, toutes les informations que la CSSF juge indispensables à sa surveillance, notamment celles sur la raison d’être et le but de ces transactions et/ou opérations.

68. Dans sa gestion journalière, l’organe de gestion tient compte des conseils et avis formulés par les fonctions de contrôle interne. Lorsque les décisions prises par l’organe de gestion ont ou pourraient avoir une incidence matérielle sur le profil de risque de l’établissement, l’organe de gestion recueille au préalable l’avis de la fonction compliance et, le cas échéant, de la fonction de contrôle des risques.

69. Les membres de l’organe de gestion se répartissent les tâches journalières du suivi rapproché des différentes activités. L’établissement doit organiser cette répartition de manière à éviter les conflits d’intérêts. Ainsi, un même membre de l’organe de gestion ne peut se voir attribuer la charge ou la responsabilité à la fois de fonctions de prise de risque et de contrôle indépendant de ces mêmes risques. Lorsque, en raison de la taille réduite de l’établissement, il est indispensable de regrouper plusieurs tâches et responsabilités sous une même personne, ce regroupement doit être organisé de sorte à ne pas porter préjudice à l’objectif poursuivi par la séparation des tâches.

70. L’organe de gestion informe, de manière adéquate, par écrit, régulièrement et au moins une fois par an, l’organe de surveillance sur la mise en œuvre, l’adéquation, l’efficacité et le respect du dispositif de gouvernance interne, comprenant l’état du contrôle interne. À cette occasion, il se prononce sur la réalisation des objectifs du contrôle interne, décrit les moyens mis en œuvre et présente un résumé des principales constatations faites, des insuffisances relevées, notamment par les fonctions de contrôle interne, des mesures correctrices décidées et du suivi effectif de ces mesures.

71. Une fois par an, l’organe de gestion confirme à la CSSF le respect de la présente circulaire par le biais d’une phrase écrite unique suivie des signatures de tous les membres de l’organe de gestion. Lorsqu’en raison d’un manque de conformité, l’organe de gestion n’est pas en mesure de confirmer le respect intégral de la présente circulaire, la déclaration précitée prend la forme d’une réserve qui énonce clairement et sommairement les points de non-conformité en donnant des explications sur leurs raisons d’être et les mesures décidées et/ou déjà prises pour remédier aux points de non-conformité.

Cette attestation est à soumettre à la CSSF dans les meilleurs délais et au plus tard le dernier jour du troisième mois qui suit la date de clôture de l’exercice financier de l’établissement.