Chapitre 1 - L’administration centrale

Chapitre 1. L’administration centrale 5. Les articles 11, paragraphe 1), et 24-7, paragraphe 1), de la LSP requièrent que les établissements disposent au Luxembourg d’une administration centrale et du siège statutaire de l’établissement. Cette exigence signifie qu’un établissement ne peut pas se limiter à avoir au Luxembourg un siège juridique (« registered office », « Zulassungssitz »). Il doit y avoir également au Luxembourg son centre de prise de décision et son centre administratif (« head office », « effektiver Sitz »).

6. La notion d’administration centrale comporte deux éléments :

• l’« administration » qui englobe au sens large les organes d’administration et de gestion, les fonctions d’exécution et de contrôle interne ;

• le « centre » qui signifie l’endroit vers lequel tendent et à partir duquel rayonnent les différents éléments de l’ensemble d’une entreprise.

7. Le centre de prise de décision comprend l’organe de surveillance et les personnes (au minimum deux) membres de l’organe de gestion, chargées de la gestion de l’établissement et qui doivent être habilitées à déterminer effectivement l’orientation de son activité. Il inclut également les responsables des fonctions de contrôle interne, des fonctions commerciales ainsi que des différentes fonctions administratives, informatiques et opérationnelles existant à l’intérieur de l’établissement.

Le centre administratif comprend l’organisation administrative, comptable et informatique qui assure en permanence la bonne administration des valeurs et des biens, l’exécution adéquate des opérations, l'enregistrement correct et exhaustif des opérations et la production d'une information de gestion correcte, complète, pertinente, compréhensible et disponible sans délai. L’administration centrale permet à l’établissement d’atteindre toutes formes d’implantation de l’établissement et en particulier les succursales de l’établissement afin de leur fournir toute information nécessaire ou pertinente à la gestion saine et prudente de l’établissement. La notion d’information de gestion s’entend au sens le plus large, incluant l’information financière et le reporting légal, le cas échéant.

Sans préjudice des dispositions de la circulaire CSSF 22/806 en matière d’externalisation et en application du principe de proportionnalité (cf. paragraphe 3 de la présente circulaire), les établissements conservent en permanence une structure suffisante et adéquate permettant de garantir à tout moment la maîtrise de l’ensemble des activités de l’établissement.