Section 5.4.2 - : Obligations applicables au GFI selon la manière dont sont organisées la relation

Section 5.4.2. : Obligations applicables au GFI selon la manière dont sont organisées la relation avec les intermédiaires de la commercialisation et la fonction d’agent teneur de registre 321. Les cas de figure suivants peuvent être distingués, étant entendu qu’un même GFI peut se retrouver, selon la nature de ses relations, dans plusieurs des cas relevés. Cas a) : le GFI est en relation directe i) avec des intermédiaires qui assurent la commercialisation et qui agissent pour compte de clients et/ou ii) avec les investisseurs directs et assure lui-même la fonction d’agent teneur de registre. Cas b) : le GFI est en relation directe i) avec des intermédiaires qui assurent la commercialisation et qui agissent pour compte de clients et/ou ii) avec les investisseurs directs et la fonction d’agent teneur de registre a été déléguée à un ou plusieurs6 agents teneur de registre. Cas c) : le GFI n’est pas en relation directe i) avec des intermédiaires qui assurent la commercialisation et qui agissent pour compte de clients et/ou ii) avec les investisseurs directs et la fonction d’agent teneur de registre a été déléguée à un ou plusieurs7 agents teneur de registre. Cas d) : le GFIA n’exerce ni la fonction complémentaire de commercialisation des OPC qu’il gère ni celle d’agent teneur de registre 322. Suivant le cas de figure dans lequel se trouve le GFI, celui-ci est soumis aux dispositions suivantes :

6 Cas du GFI gérant plusieurs OPC, tous compartiments réunis. 7 Cas du GFI gérant plusieurs OPC, tous compartiments réunis.

Circulaire 18/698 Page 52/102 Dispositions applicables au GFI se trouvant dans le cas a) : 323. Le GFI doit mettre en place ses propres mesures de vigilance à l’égard des intermédiaires qui assurent la commercialisation et/ou des investisseurs directs conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur. 324. Les relations avec des intermédiaires qui commercialisent les OPC gérés par le GFI doivent être matérialisées par un contrat écrit afin notamment d’établir les responsabilités respectives en matière de respect des obligations de LBC/FT de l’intermédiaire et du GFI. 325. Le GFI est tenu de soumettre annuellement à la CSSF un relevé de l’ensemble des intermédiaires de la commercialisation avec lesquels il a une relation directe. Ce relevé est à fournir dans les cinq mois suivant la clôture de l’exercice social du GFI. 326. En outre, le GFI doit mettre en œuvre les mesures nécessaires pour s’assurer que ces intermédiaires respectent, à leur tour, les dispositions visées à la présente section. Les mesures de vigilance doivent être adaptées aux risques de BC/FT que peuvent présenter ces intermédiaires. 327. Le GFI est également tenu de respecter les dispositions de la section 6.2.3. (« Due diligences initiales et suivi continu des délégataires ») en ce qui concerne les intermédiaires de la commercialisation, dans la mesure où certains points ne sont pas couverts par le point 328 ci-après. 328. En outre, en application de l’article 4 de la Loi LBC/FT, le GFI est tenu d’établir des politiques, des contrôles et des procédures internes comprenant entre autres des dispositions de vigilance à l’égard des intermédiaires qui assurent la commercialisation telles que prévues par l’article 3 de la Loi LBC/FT. Ces dispositions doivent se matérialiser entre autres par des due diligences initiales et continues portant au moins sur les éléments visés à l’article 3 (2) de la Loi LBC/FT et sur les aspects suivants (liste non exhaustive) : a) les types d’intermédiaires retenus par le GFI ainsi que la collecte d’informations sur le pays d’établissement de l’intermédiaire et le dispositif légal et réglementaire de LBC/FT y applicable, l’autorité et le régime de surveillance qui lui est applicable, la propriété et la structure de contrôle de l’intermédiaire ; b) l’obtention d’informations suffisantes pour comprendre pleinement la nature des activités de l’intermédiaire et pour apprécier, sur la base d'informations accessibles au public, sa réputation et la qualité de la surveillance dont il fait l'objet ; c) l’obtention de la documentation requise aux termes des obligations du GFI en matière de LBC/FT lors de l’entrée en relation avec un intermédiaire (« Know Your Intermediary ») ; d) les canaux de distribution dont les risques sont à apprécier conformément aux facteurs visés notamment aux points 215 et 216 des Orientations Conjointes (ABE/AEMF/AEAPP) sur les facteurs de risques de BC/FT adoptées par la Circulaire CSSF 17/661 ; ainsi, par exemple, le recours à des canaux de distribution peu clairs ou complexes ainsi que les cas où l’intermédiaire est implanté dans un pays ou territoire associé à un risque plus élevé de BC/FT, sont des facteurs de risque élevé requérant la mise en œuvre d’un suivi renforcé de ces intermédiaires ; e) le risque-pays, à apprécier conformément aux facteurs visés notamment au point 217 des Orientations Conjointes (ABE/AEMF/AEAPP) sur les facteurs de risques de BC/FT adoptées par la Circulaire CSSF 17/661. 329. Le GFI ayant recours à des intermédiaires qui assurent la commercialisation et qui agissent pour compte de clients tel que prévu à l’article 3 du Règlement CSSF 12-02 devra procéder suivant les termes de l’article 28 du Règlement CSSF 12-02 auquel l’article 3 du même règlement se réfère, entre autres : a) à un examen périodique, en fonction du risque, et, le cas échéant, à la mise à jour, des informations sur lesquelles reposait la décision de nouer la relation ;

Circulaire 18/698 Page 53/102 b) au réexamen de ladite relation lorsque des informations sont obtenues qui sont de nature à ébranler la confiance dans le dispositif de LBC/FT du pays d’établissement de l’intermédiaire, ou dans l’efficacité des contrôles mis en place par ce dernier sur le plan de la LBC/FT ; c) à des vérifications et des tests périodiques, en fonction du risque, pour s’assurer du respect en tout temps par l’intermédiaire des engagements auxquels il a souscrit, notamment, en ce qui concerne la communication sans retard sur demande des données pertinentes d’identification de ses clients. 330. Les opérations de contrôle continu des intermédiaires qui assurent la commercialisation et qui agissent pour compte de clients doivent par exemple porter sur (liste non exhaustive) : a) le suivi de la politique de commercialisation avec la mise en place d’une procédure permettant au GFI d’être impliqué dans la prise de décision concernant les nouveaux pays d’enregistrement ; b) le suivi de l’existence de contrats ou de tout autre document à jour établissant les responsabilités respectives de l’intermédiaire et du GFI ; c) un filtrage régulier des listes de sanctions financières relatives au financement du terrorisme ainsi qu’un filtrage des personnes, entités ou groupes mentionnés dans les résolutions du Conseil de Sécurité des Nations Unies et dans les actes adoptés par l’Union européenne tel que visé au point 305 ; d) le suivi de la conformité des intermédiaires à leurs obligations en matière de LBC/FT. 331. En ce qui concerne les investisseurs directs le GFI doit assurer au moins les aspects suivants (liste non exhaustive) : a) l’obtention de la documentation requise aux termes des obligations du GFI en matière de LBC/FT lors de l’entrée en relation (« Know Your Customer ») ; b) le risque-pays, à apprécier conformément aux facteurs visés notamment au point 217 des Orientations Conjointes (ABE/AEMF/AEAPP) sur les facteurs de risques de BC/FT adoptées par la Circulaire CSSF 17/661 ; c) un filtrage régulier des listes de sanctions financières relatives au financement du terrorisme ainsi qu’un filtrage des personnes, entités ou groupes mentionnés dans les résolutions du Conseil de Sécurité des Nations Unies et dans les actes adoptés par l’Union européenne tel que visé au point 305. 332. En ce qui concerne les obligations en matière de LBC/FT du GFI qui assure également la fonction d’agent teneur de registre, ces obligations sont les mêmes que celles reprises aux points 323 à 331 ci-avant, à l’exception des points 324, 325, 330 a) et b). Dispositions applicables au GFI se trouvant dans le cas b) : 333. Le GFI visé au présent cas doit respecter les dispositions visées aux points 323 à 331 en ce qui concerne sa relation directe i) avec des intermédiaires qui assurent la commercialisation et qui agissent pour compte de clients et/ou ii) avec les investisseurs directs. 334. En relation avec la délégation de la fonction d’agent teneur de registre, le GFI doit, compte tenu des obligations qui lui incombent, telles que précisées à la section 5.4.1., respecter les dispositions du chapitre 6 (« Dispositions organisationnelles spécifiques »), dont plus particulièrement la section 6.2.2. (« Obligation d’établir un contrat »), la section 6.2.3. (« Due diligences initiales et suivi continu des délégataires ») et les dispositions pertinentes visées à la sous-section 6.4.3.2. (« Due diligences et contrôle continu »). En particulier, le contrat entre le GFI et l’agent teneur de registre prévoit l’obligation, pour ce dernier, de mettre à disposition du GFI toute information nécessaire à la réalisation par le GFI de sa due diligence initiale et du suivi continu de l’agent teneur de registre en question.

Circulaire 18/698 Page 54/102 335. Ce contrat entre les deux parties prévoit également l’obligation de la mise à disposition réciproque de toute information de façon à ce que chacune des deux parties puisse respecter les obligations qui lui incombent en matière de LBC/FT. Enfin, le contrat doit permettre au GFI et à l’agent teneur de registre de déterminer leurs responsabilités respectives en matière de respect des obligations de LBC/FT, y compris les dispositions visées aux points 323 à 331 de la présente circulaire. Dispositions applicables au GFI se trouvant dans le cas c) : 336. En relation avec la délégation de la fonction d’agent teneur de registre, le GFI doit, compte tenu des obligations qui lui incombent, telles que précisées à la section 5.4.1., respecter les dispositions du chapitre 6 (« Dispositions organisationnelles spécifiques »), dont plus particulièrement la section 6.2.2. (« Obligation d’établir un contrat »), la section 6.2.3. (« Due diligences initiales et suivi continu des délégataires ») et les dispositions pertinentes visées à la sous-section 6.4.3.2. (« Due diligences et contrôle continu »). En particulier, le contrat entre le GFI et l’agent teneur de registre prévoit l’obligation, pour ce dernier, de mettre à disposition du GFI toute information nécessaire à la réalisation par le GFI de sa due diligence initiale et du suivi continu de l’agent teneur de registre en question. 337. Ce contrat entre les deux parties prévoit également la mise à disposition par l’agent teneur de registre de toute information nécessaire au GFI pour que ce dernier puisse respecter les obligations qui lui incombent dans le cadre de la LBC/FT. Enfin, le contrat doit permettre au GFI et à l’agent teneur de registre de déterminer leurs responsabilités respectives en matière de respect des obligations de LBC/FT y compris les dispositions visées aux points 323 à 331 de la présente circulaire, à l’exception des points 324, 325, 330 a) et b). Dispositions applicables au GFIA se trouvant dans le cas d) : 338. Compte tenu des obligations qui lui incombent, telles que précisées à la section 5.4.1. ci-avant, le GFIA qui n’exerce ni la fonction complémentaire de commercialisation des OPC qu’il gère ni celle d’agent teneur de registre doit mettre en place des procédures et dispositifs lui permettant de satisfaire à sa responsabilité qui lui incombe dans le cadre de la LBC/FT. 339. En particulier, le GFIA doit être en mesure de s’assurer que les dispositions prévues aux points 323 à 331 sont respectées. A cet effet, les membres du conseil d’administration respectivement les membres de tout autre organe de gestion qui représente, en vertu de la loi ou des documents constitutifs, l’OPC doivent mettre à disposition du GFIA toute information nécessaire pour que ce dernier puisse respecter les obligations qui lui incombent dans le cadre de la LBC/FT. En particulier, un document entre le GFIA et l’OPC doit prévoir cette obligation de mise à disposition.