Section 5.1.3 - : Précisions sur la fonction comptable

Section 5.1.3. : Précisions sur la fonction comptable 145. Selon l’article 5 (4) du Règlement 10-4 et l’article 57 (4) du Règlement Délégué 231/2013, chaque GFI doit établir, mettre en œuvre et garder opérationnelles des politiques et procédures comptables ainsi que des règles en matière d’évaluation permettant de fournir des informations financières offrant une image fidèle et sincère de la situation financière du GFI. 146. Par conséquent, chaque GFI doit communiquer à la CSSF le nom de la personne responsable au sein du GFI qui peut fournir des informations sur la situation comptable du GFI. 147. L’identité du responsable de la fonction comptable ainsi que de toute personne lui succédant dans sa fonction doit être immédiatement notifiée à la CSSF. 148. En ce qui concerne l’organisation de la fonction comptable, le GFI peut soit se doter de sa propre fonction comptable, soit recourir, sous sa responsabilité, à l’expertise d’un tiers en matière de tenue de la comptabilité. Tout recours à un tiers doit être notifié préalablement à la CSSF et être formalisé par un contrat de services. Le tiers doit en outre faire l’objet d’une due diligence initiale et d’un suivi continu, en accord avec les dispositions prévues au sous-chapitre 6.2. (« Encadrement de la délégation ») de la présente circulaire. 149. Indépendamment du modèle d’organisation de la fonction comptable, notamment le recours à un tiers, les pièces comptables relatives à l’activité du GFI doivent toujours être disponibles et/ou accessibles électroniquement à partir du siège du GFI au Luxembourg de sorte que le GFI reste en mesure d’établir un bilan et un compte de pertes et de profits de manière autonome. 150. La fonction comptable opère sur base de procédures écrites qui prévoient : • d'identifier et d'enregistrer toutes les transactions entreprises par le GFI ; • d'expliquer l'évolution des soldes comptables d'un arrêté à l'autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables ; • de conserver toutes les pièces comptables suivant les dispositions légales en vigueur ; • de réaliser les réconciliations des comptes et des écritures comptables ; • de s’assurer de la fiabilité du reporting financier. 151. L'ensemble de l'organisation et des procédures comptables sont décrites dans un manuel des procédures comptables. Dans la définition et la mise en œuvre de ces procédures, le GFI veille au respect du principe d’intégrité afin d’éviter en particulier que le système comptable ne puisse être utilisé à des fins frauduleuses.