Section 4.2.1 - : Exigences numériques, présence au Luxembourg et relation contractuelle avec

Section 4.2.1. : Exigences numériques, présence au Luxembourg et relation contractuelle avec le GFI 76. Par instances dirigeantes, on entend les personnes qui dirigent de fait l’activité du GFI au sens de l’article 102 (1) c) de la Loi 2010 et de l’article 7 (1) c) de la Loi 2013 (ci-après « les dirigeants »), indépendamment de la forme et de la structure juridiques du GFI. Dans une structure dualiste, lorsqu’un ou plusieurs membres du directoire est (sont) également membres des instances dirigeantes, alors ce(s) membre(s) est (sont) tenu(s) de respecter les dispositions du présent sous- chapitre. 77. Les points 78 à 80 ainsi que les points 84 et 85 énoncent les principes généraux en matière d’exigences numériques, de présence au Luxembourg et de relation contractuelle avec le GFI. Les

Circulaire 18/698 Page 19/102 points 81 à 83 traitent des exigences spécifiques dans l’application de ces principes suivant la valeur des portefeuilles gérés par le GFI. 78. Les dirigeants doivent être au moins au nombre de deux. 79. Pour l’accomplissement de leurs tâches, les dirigeants doivent, en principe, se trouver de façon permanente au Luxembourg. Cela n’empêche toutefois pas que les dirigeants aient leur domicile dans un lieu qui leur permet de se rendre, en principe, chaque jour au Luxembourg. 80. Le GFI emploie au Luxembourg un minimum de deux dirigeants (i.e. : liés par un contrat de travail au GFI et salariés du GFI) consacrant chacun un ETP à leur tâche dans le GFI. La CSSF peut accepter la mise à disposition ou le détachement d’un ou plusieurs dirigeants (y compris les dirigeants requis légalement) à condition qu’il existe une convention définissant précisément ses/leurs droits et obligations et, le cas échéant, les liens de rattachement hiérarchique, dans le respect des exigences spécifiques visées aux points 81 et 82 ci-après. 81. Lorsque la valeur des portefeuilles gérés par le GFI, telle que définie aux articles 102 (1) a) de la Loi 2010, 8 (7) de la Loi 2013 et à l’article 14 (2) second alinéa du Règlement Délégué 231/2013, est inférieure à un milliard cinq cent millions d’euros (1.500.000.000 euros), les conditions suivantes s’appliquent : a) les dirigeants ne doivent pas exercer plus de deux mandats de dirigeant dans des GFI ; b) la CSSF peut accepter, moyennant une demande de dérogation motivée et préalable, que seul un des dirigeants requis légalement se trouve de façon permanente au Luxembourg, à condition que le GFI emploie au Luxembourg du personnel suffisant en nombre et compétent pour soutenir le dirigeant qui ne se trouve pas de façon permanente au Luxembourg dans son ou ses domaines de responsabilité et que ce dirigeant puisse se rendre régulièrement au Luxembourg de façon à ce qu’il puisse être démontré que les dispositions de la section 4.2.3. (« Organisation des instances dirigeantes ») ainsi que du point 118 soient assurées ; c) si le GFI a recours à plus de deux dirigeants, les dispositions du point 81 s’appliquent également à ce(s) dirigeant(s) additionnel(s). 82. Lorsque la valeur des portefeuilles gérés par le GFI, telle que définie aux articles 102 (1) a) de la Loi 2010, 8 (7) de la Loi 2013 et à l’article 14(2) second alinéa du Règlement Délégué 231/2013, excède un milliard cinq cent millions d’euros (1.500.000.000 euros), les conditions suivantes s’appliquent : a) les deux dirigeants requis légalement ne doivent pas exercer d’autre mandat de dirigeant dans des GFI ; b) si le GFI a recours à deux dirigeants uniquement, alors ces deux dirigeants doivent se trouver de façon permanente au Luxembourg conformément au point 79 ; c) si le GFI a recours à plus de deux dirigeants, alors la CSSF peut accepter, moyennant une demande de dérogation motivée et préalable, qu’un ou plusieurs de ces dirigeants additionnels ne se trouve(nt) pas de façon permanente au Luxembourg et/ou consacre(nt) moins d’un ETP à sa (leur) tâche, à condition que le GFI emploie au Luxembourg du personnel suffisant en nombre et compétent pour soutenir le(s) dirigeant(s) en question dans son (ses) domaine(s) de responsabilité et qu’il(s) puisse(nt) se rendre régulièrement au Luxembourg de façon à ce qu’il puisse être démontré que les dispositions de la section 4.2.3. (« Organisation des instances dirigeantes ») ainsi que du point 118 soient assurées. 83. Dans l’application des dispositions visées aux points 81 et 82 c) ci-avant, une personne exerçant plus d’un mandat de dirigeant doit être en mesure de démontrer de façon satisfaisante à la CSSF que l’exercice d’un second mandat de dirigeant ne l’empêche pas, ni n’est susceptible de l’empêcher, de s’acquitter de manière convenable, honnête et professionnelle de l’une quelconque de ses fonctions, avec le temps et l’attention requis. Le GFI doit en outre identifier les conflits d’intérêts pouvant

Circulaire 18/698 Page 20/102 résulter de cette organisation et s’efforcer de les écarter suivant les procédures prévues dans la politique de gestion des conflits d’intérêts du GFI. 84. La CSSF doit pouvoir contacter directement chacun des dirigeants. Ces personnes doivent être en mesure de fournir toutes les informations que la CSSF juge indispensables à sa surveillance. 85. Les dirigeants doivent en outre bénéficier dans leur travail quotidien d’un support approprié fourni par du personnel qualifié, suffisant en nombre, et travaillant au Luxembourg (section 5.1.1. « Précisions sur les ressources humaines »). Le personnel employé, le cas échéant, au sein d’une ou plusieurs succursale(s) du GFI, peut être pris en compte. Dans tous les cas, chaque GFI doit employer au siège luxembourgeois au moins trois personnes (i.e. : personnel dirigeant et/ou non-dirigeant) à temps-plein dédiant leur temps de travail à l’exercice de fonctions-clé, conformément au point 123.