Section 4.1.3 - : Conditions d’exercice de multiples mandats

Section 4.1.3. : Conditions d’exercice de multiples mandats 67. Les membres de l’organe de direction/organe directeur veillent à ce que leur mandat soit et reste compatible avec leurs autres occupations professionnelles. Ils informent l’organe de direction/organe directeur des mandats qu’ils ont en dehors du GFI. Le GFI doit alors identifier les conflits d’intérêts pouvant résulter de cette organisation et s’efforcer de les écarter suivant les procédures prévues dans la politique de gestion des conflits d’intérêts du GFI. 68. Par ailleurs, chaque membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI doit consacrer à ses fonctions le temps et l’attention requis. Par conséquent, chacun d’entre eux doit veiller à limiter le nombre de ses autres engagements professionnels dans la mesure nécessaire pour pouvoir s’acquitter correctement de ses tâches. Par mandat, il convient d’entendre tout rôle en tant que membre d’un organe directeur/organe de direction ou d’une fonction de surveillance ou des instances dirigeantes, dans des entités réglementées ou non. Les mandats pour lesquels une demande d’autorisation introduite auprès d’une autorité de surveillance est en cours d’analyse sont également à inclure. 69. Il en résulte que chaque candidat à un poste de membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI doit veiller au respect des limites suivantes : a) le nombre d’heures consacrées à ses engagements professionnels ne doit pas excéder 1920 heures par an, et

Circulaire 18/698 Page 18/102 b) le nombre de mandats dans des entités réglementées et dans des sociétés opérationnelles ne doit pas excéder 20 mandats. 70. Aux fins de la détermination du nombre de mandats exercé visé au point 69 b) ci-avant, la CSSF peut considérer l’ensemble des mandats détenus au sein d’entités entrant dans la structuration de certains OPC gérés (comme par exemple les mandats exercés dans des special purpose vehicles détenus par l’OPC et dans l’OPC lui-même) ou encore des mandats dans des OPC ayant le même initiateur ou des mandats dans des entités appartenant au même groupe et qui sont soumises à une surveillance par une autorité (comme par exemple des GFI appartenant au même groupe) comme comptant pour un seul mandat aux fins d’apprécier le nombre total de mandats exercés en application des dispositions du point 69 b) ci-avant. Dans ce cas, le candidat doit fournir les justifications d’un tel regroupement en démontrant les synergies résultant de l’exercice des mandats regroupés en question. 71. Dans le cas où au moins un des seuils visés au point 69 ci-avant est dépassé, compte tenu éventuellement de l’application du point 70, le candidat doit joindre à sa demande d’autorisation une description des mesures mises en œuvre en vue d’assurer son mandat additionnel avec le temps et l’attention requis. La description doit notamment inclure des justifications quant à la façon dont le candidat entend s’organiser pour assumer les responsabilités qui lui incombent, en prenant en compte sa charge de travail existante et à venir. Sont également à prendre en compte le nombre d’OPC/compartiments gérés, la taille, le volume, la nature, l’échelle et la complexité des OPC/compartiments et des entités opérationnelles, le cas échéant. Le dossier doit plus particulièrement détailler le soutien technique et administratif dont le candidat doit ou devra bénéficier. 72. Les seuils visés au point 69 doivent être revus à la baisse lorsque la nature, l’échelle ou la complexité des activités des entités précitées le justifient, ainsi qu’en cas de diminution du temps de travail du candidat. 73. Il est de la responsabilité de chaque membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI de veiller continuellement au respect des principes exposés à la présente section.