Sous-chapitre 5.1 - : Dispositif en matière d’administration centrale du GFI
Circulaire CSSF 18/698 — Autorisation et organisation des gestionnaires de fonds d'investissement (et dispositions LBC/FT) · CSSF 18/698
Sous-chapitre 5.1. : Dispositif en matière d’administration centrale du GFI 115. Chaque GFI doit disposer au Luxembourg d’une administration centrale, comportant un « centre de prise de décision » et un « centre administratif ». Cette exigence signifie qu’un GFI ne peut pas se limiter à avoir au Luxembourg un siège social ou statutaire. 116. La notion d’administration centrale du GFI, visée aux articles 102 (1) e) de la Loi 2010 et 7 (1) e) de la Loi 2013, ne doit pas être confondue avec la fonction « administration » visée à l’annexe II de la Loi 2010, respectivement à l’annexe I de la Loi 2013.
Circulaire 18/698 Page 24/102 117. L’administration centrale du GFI, qui englobe au sens large les fonctions de direction et de gestion, d'exécution et de contrôle, doit permettre au GFI d’avoir la maîtrise de l’ensemble de ses activités. 118. La notion de centre de prise de décision ne comprend pas seulement l'activité des instances dirigeantes suivant l’article 102 (1) c) de la Loi 2010 et l’article 7 (1) c) de la Loi 2013, mais également celle des responsables des différentes fonctions-clé, respectivement de toute autre unité opérationnelle existant à l'intérieur du GFI. 119. Le centre administratif comprend en particulier une bonne organisation administrative et comptable qui assure, entre autres, l'exécution adéquate des opérations, l'enregistrement correct et exhaustif des opérations, la production d'une information de gestion fiable et rapidement disponible, le suivi des activités déléguées, la gestion des conflits d’intérêts et le respect des règles de conduite et des autres conditions d’exercice applicables. A cet effet, le GFI doit se doter au Luxembourg des moyens humains et techniques nécessaires et suffisants pour pouvoir exercer les activités qu’il veut réaliser et pour contrôler les fonctions déléguées. Ceci implique qu’il dispose au Luxembourg des éléments suivants dont la liste n’est pas exhaustive : • son propre personnel exécutant compétent, suffisant en nombre afin d’exécuter les décisions prises (section 5.1.1. : « Précisions sur les ressources humaines ») ; • ses propres systèmes d’exécution, c’est-à-dire des procédures et de l’infrastructure technique et informatique (section 5.1.2. : « Précisions sur l’infrastructure technique, IT et continuité opérationnelle ») ; • une fonction comptable (section 5.1.3. : « Précisions sur la fonction comptable ») ; • ses propres locaux (section 5.1.4 : « Précisions sur les locaux au Luxembourg »). 120. La notion d’administration centrale implique aussi qu’un GFI doit disposer au Luxembourg de : • ses propres fonctions de contrôle interne (sous-chapitre 5.3. : « Les fonctions de contrôle interne ») ; • ses propres procédures (sous-chapitre 5.5. : « Exigences en matière d’organisation et de procédures ») ; • son propre dispositif de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (sous-chapitre 5.4. : « Organisation de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ») ; • la documentation relative à ses opérations et à celles effectuées par les délégataires pour le compte du GFI (chapitre 6. : « Dispositions organisationnelles spécifiques »).
