Section 4.2.3 - : Organisation des instances dirigeantes

Section 4.2.3. : Organisation des instances dirigeantes 90. Les dirigeants de chaque GFI font partie d’un comité de direction. Les membres de ce comité coopèrent étroitement et collégialement afin d'accomplir tous les actes relevant de leurs responsabilités. 91. Le comité de direction doit, entre autres, sous la responsabilité ultime de l’organe de direction/organe directeur : • mettre en œuvre des stratégies et des principes directeurs en matière d’administration centrale et de gouvernance interne visés au chapitre 5. ci-après, par le biais de politiques et de procédures internes écrites précises ; • mettre en œuvre de mécanismes de contrôle interne adéquats (i.e. les fonctions permanentes de gestion des risques, de compliance et d’audit interne) ; • veiller à ce que le GFI dispose des infrastructures techniques et des ressources humaines nécessaires pour exercer son activité. 92. En outre, le comité de direction du GFI doit : • s’assurer et vérifier régulièrement que la politique générale d’investissement et la stratégie mises en œuvre respectent et reflètent de façon adéquate le prospectus et, le cas échéant, le UCITS-KIID et/ou le PRIIPs-KID de chaque OPC et que la politique générale d’investissement et la stratégie sont décrites de façon transparente dans le prospectus et, le cas échéant, le UCITS-KIID et/ou le PRIIPs-KID ; • mettre en œuvre, pour chaque OPC que le GFI gère, la politique générale d’investissement telle qu’elle est définie, selon le cas, dans le prospectus, le

Circulaire 18/698 Page 21/102 règlement ou les documents constitutifs de l’OPC, en application de l’article 10 (2) a) du Règlement 10-4 et de l’article 60 (2) a) du Règlement Délégué 231/2013 ; • superviser l’adoption de stratégies d’investissement pour chaque OPC que le GFI gère, en application de l’article 10 (2) b) du Règlement 10-4 et de l’article 60 (2) b) du Règlement Délégué 231/2013 ; • s’assurer et vérifier régulièrement que la politique générale d’investissement, les stratégies d’investissement et les limites de risque de chaque OPC géré sont effectivement et correctement mises en œuvre et respectées, même si la fonction de gestion des risques est assurée par un tiers en application de l’article 10 (2) d) du Règlement 10-4 et de l’article 60 (2) e) du Règlement Délégué 231/2013 ; • adopter, puis soumettre à un réexamen régulier, des procédures internes adéquates pour l’adoption des décisions d’investissement concernant chaque OPC géré, afin de garantir la conformité de ces décisions avec les stratégies d’investissement adoptées, en application de l’article 10 (2) e) du Règlement 10- 4 et de l’article 60 (2) f) du Règlement Délégué 231/2013 ; • adopter, en application de l’article 10 (2) f) du Règlement 10-4 et de l’article 60 (2) g) du Règlement Délégué 231/2013, puis soumettre à examen régulier la politique de gestion des risques ainsi que les dispositions, procédures et techniques de mise en œuvre de cette politique, telles que visées à l’article 43 du Règlement 10-4 et à l’article 40 du Règlement Délégué 231/2013, et notamment le système de limitation des risques pour chaque OPC géré ; • mettre en œuvre et assurer le suivi de la politique de commercialisation et du réseau de distribution des OPC gérés par la SGO, et le cas échéant par le GFIA ; • définir et de mettre en œuvre une politique de rémunération conforme à l’article 111ter de la Loi 2010, respectivement à l’annexe II de la Directive GFIA en accord avec l’article 60 (2) h) du Règlement Délégué 231/2013. 93. Dispositions spécifiques applicables au GFIA : les instances dirigeantes d’un GFIA doivent également veiller à ce que des politiques et procédures d’évaluation soient établies et mises en œuvre conformément à l’article 19 de la Directive GFIA, en accord avec l’article 60 (2) c) du Règlement Délégué 231/2013. 94. Dans le cadre du fonctionnement du comité de direction, et indépendamment de la forme et de la structure juridiques du GFI, chacun des dirigeants se voit attribuer des domaines de responsabilité spécifiques en ce qui concerne notamment les fonctions/activités suivantes : • gestion des investissements ; • gestion des risques ; • administration des OPC ; • commercialisation ; • compliance ; • audit interne ; • traitement des plaintes et réclamations ; • lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ; • évaluation ; • fonction informatique ; et • fonction comptable. 95. La composition du comité de direction doit être adaptée eu égard à la taille du GFI ainsi qu’à la nature, à l’échelle et à la complexité de ses activités. Ainsi, en vue de doter le comité de direction d’une compétence et d’une expérience collectives adéquates compte tenu de la taille du GFI, de la nature, de l’échelle et de la complexité de ses activités, le GFI doit envisager la nécessité de nommer plus de deux dirigeants.

Circulaire 18/698 Page 22/102 96. La répartition des tâches entre les dirigeants doit être organisée de manière à éviter les conflits d’intérêts. Ainsi, les fonctions de prise de risque et de contrôle indépendant de ces mêmes risques ne doivent pas être attribuées à un même dirigeant. Par exemple, l’exécution et/ou le contrôle de la fonction de gestion des risques et l’exécution et/ou le contrôle de la fonction de gestion des investissements ne peuvent pas être assurés par le même dirigeant. 97. Le dirigeant ayant dans ses attributions la fonction d’audit interne ne peut pas assurer le rôle de Compliance Officer, ni le rôle de responsable du contrôle du respect des obligations professionnelles en matière de LBC/FT, ni de responsable de la fonction de gestion des risques, ni se voir attribuer la responsabilité de l’une des fonctions ou activités précitées. 98. Chaque nouvelle demande d’agrément d’un GFI doit inclure une description des responsabilités au sein du comité de direction et du mode de fonctionnement du comité de direction. 99. La CSSF doit en outre être informée au préalable en cas de modification de la répartition des domaines de responsabilité entre dirigeants en vue d’un agrément.