Section 4.1.1 - Responsabilités de l’organe de surveillance
Circulaire CSSF 12/552 sur l'administration centrale, la gouvernance interne et la gestion des risques · CSSF 12/552
Section 4.1.1. Responsabilités de l’organe de surveillance 11. L’organe de surveillance a la responsabilité globale de l’établissement. Il définit, surveille et porte la responsabilité de la mise en place d’un solide dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance et de contrôle interne, qui comprend une organisation interne clairement structurée et des fonctions de contrôle interne indépendantes ayant une autorité, une importance et des ressources appropriées à leurs responsabilités. Le cadre mis en place doit permettre d’assurer la gestion saine et prudente de l’établissement, d’en préserver la continuité et, d’en protéger la réputation. A cette fin, l’organe de surveillance approuve et arrête par écrit, après avoir entendu la direction autorisée et les responsables des fonctions de contrôle interne, les éléments clés suivants du dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance interne et de gestion des risques :
• la stratégie commerciale (modèle d’affaires) de l’établissement dans le respect des intérêts financiers de l’établissement à long terme, de sa solvabilité, de sa situation des liquidités et de son appétit au risque. Le développement et le maintien d’un modèle d’affaires durable exige la prise en compte de tous les risques matériels, y compris les risques environnementaux, sociaux et de gouvernance ; • la stratégie de l’établissement en matière de risques, y compris l’appétit au risque et le cadre global de prise, de gestion, de suivi et d’atténuation de l’ensemble des risques auxquels l’établissement est ou pourrait être exposé, y compris les risques générés par l’environnement macroéconomique ; • la stratégie de l’établissement en matière de fonds propres et de réserves de liquidités réglementaires et internes ; • une structure organisationnelle et opérationnelle claire et cohérente qui règle en particulier la création et le maintien par l’établissement d’entités (structures) juridiques ; • les principes directeurs en matière de systèmes, de technologie et de sécurité de l’information conformément à la circulaire CSSF 20/750, y compris les dispositifs internes de communication et d’alerte ; • les principes directeurs relatifs aux mécanismes de contrôle interne, qui incluent les fonctions de contrôle interne ; • les principes directeurs en matière de politique de rémunération ; • les principes directeurs en matière de déontologie, de valeurs d’entreprise et de gestion des conflits d’intérêts ;
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• les principes directeurs en matière d’égalité et de non-discrimination sur base du sexe, de l’orientation sexuelle, du changement de sexe, de l’identité de genre, de la couleur de peau, des origines sociales, des caractéristiques génétiques, de la langue, des mœurs, des convictions et opinions, politiques ou autres, de la fortune, de la naissance, de la situation de famille, de l’état de santé, du handicap, de l’âge ou de l’appartenance, respectivement de la non-appartenance, vraie ou supposée, à une ethnie, une nation, une race, une minorité ou une religion déterminée.
L’organe de surveillance, respectivement son comité de nomination vise à améliorer la représentation du sexe sous-représenté parmi les membres du personnel identifiés exerçant des fonctions de direction conformément au règlement délégué 2021/923 3.
• les principes directeurs en matière d’escalade et de sanctions visant à assurer que tout comportement non respectueux des règles applicables soit adéquatement poursuivi et sanctionné ; • les principes directeurs en matière d’administration centrale au Luxembourg, comprenant : ▪ les moyens humains et matériels que nécessite la mise en œuvre de la structure organisationnelle et opérationnelle ainsi que des stratégies de l’établissement, ▪ une organisation administrative, comptable et informatique intègre et respectant les lois et standards applicables, ▪ les principes directeurs en matière d’externalisation (« outsourcing ») , ainsi que ▪ les principes directeurs régissant la modification de l’activité (en termes de couverture de marchés et de clientèle, de nouveaux produits et de services) et l’approbation et le maintien d’activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ; • les principes directeurs en matière de continuité des activités et de gestion de crises ;
3 Règlement délégué (UE) 2021/923 de la Commission du 25 mars 2021 complétant la directive 2013/36/UE du Parlement européen et du Conseil par des normes techniques de réglementation fixant les critères permettant de définir les responsabilités dirigeantes, les fonctions de contrôle, l’unité opérationnelle importante et l’incidence significative sur le profil de risque de cette unité
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• les principes directeurs régissant la nomination et la succession à l’organe de direction et aux fonctions clés de l’établissement, ainsi que les procédures régissant l’organe de direction en termes de composition, comprenant les aspects de diversité, de responsabilités, d’organisation, de fonctionnement et d’évaluation individuelle et collective de ses membres. 4 Les aspects de diversité font référence aux caractéristiques des membres de l’organe de direction, y compris leur âge, sexe, origine géographique et parcours éducatif et professionnel. La promotion de la diversité repose sur le principe de non-discrimination et sur des mesures garantissant l’égalité des chances. 12. L’organe de surveillance charge la direction autorisée de mettre en œuvre les stratégies et principes directeurs par le biais de politiques et de procédures internes écrites (à l’exception des principes directeurs qui régissent la nomination et la succession au sein de l’organe de surveillance et les procédures déterminant son fonctionnement).
13. L’organe de surveillance surveille la mise en œuvre par la direction autorisée des stratégies et principes directeurs et approuve les politiques que la direction autorisée arrête en vertu de ces stratégies et principes. En ce faisant, l’organe de surveillance vise à garantir un modèle d’entreprise, un dispositif de gouvernance interne et un cadre de gestion des risques qui tiennent compte de tous les risques et de tous les facteurs de risque pertinents, y compris les risques de blanchiment et de financement du terrorisme, les risques en matière de fourniture de services d’investissement et les risques environnementaux, sociaux et de gouvernance 5.
Ces derniers peuvent influencer les risques prudentiels, comme le risque de crédit (par exemple en raison de facteurs de risque liés à la transition vers une économie durable ou à des événements climatiques 6 affectant les débiteurs, le marché ou la liquidité), le risque opérationnel et le risque de réputation (par exemple en cas d’externalisation). On peut y rencontrer les risques juridiques liés au droit contractuel ou au droit du travail, les risques liés aux potentielles violations des droits de l’homme et d’autres facteurs de risque ESG pouvant affecter le pays dans lequel un prestataire de services est implanté, ainsi que la capacité de ce dernier à fournir les niveaux de service convenus.
4 Dans le respect de la gouvernance d’entreprise, les principes directeurs et procédures applicables aux membres de l’organe de surveillance sont à soumettre, le cas échéant aux actionnaires pour accord, dans le respect de la procédure prudentielle, telle que publiée sur le site de la CSSF. 5 Rapport de l’EBA sur la gestion et la supervision des risques ESG (EBA/REP/2021/18) 6 Voir également circulaire CSSF 21/773 sur la gestion des risques climatiques et environnementaux.
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14. L’organe de surveillance évalue d’une manière critique, adapte en cas de besoin et réapprouve à des intervalles réguliers et au moins une fois par an, le dispositif de gouvernance interne, comprenant les stratégies clés et principes directeurs et leur implémentation au sein de l’établissement, les mécanismes de contrôle interne et le cadre de prise et de gestion des risques. Ces évaluations et ré-approbations visent à assurer que le dispositif de gouvernance interne continue à répondre aux exigences de la présente circulaire et aux objectifs d’une gestion efficace, saine et prudente des activités.
L’évaluation et la ré-approbation par l’organe de surveillance portent en particulier sur :
• l’adéquation entre les risques encourus, la capacité de l’établissement à gérer ces risques et les fonds propres et réserves de liquidités internes et réglementaires, compte tenu des stratégies et principes directeurs fixés par l’organe de surveillance et la réglementation applicable, y compris la circulaire CSSF 11/506 ; • les stratégies et principes directeurs en vue de les améliorer et de les adapter aux changements internes et externes, actuels et anticipés, ainsi qu’aux enseignements tirés du passé ; • la manière dont la direction autorisée s’acquitte de ses responsabilités et les performances de ses membres. Dans ce contexte, l’organe de surveillance revoit et évalue d’une manière critique et constructive les actions, propositions, décisions de, et informations fournies par, la direction autorisée et veille en particulier à ce que la direction autorisée mette en œuvre de manière prompte et efficace les mesures correctrices requises pour remédier aux problèmes, déficiences et irrégularités relevés par les fonctions de contrôle interne, le réviseur d’entreprises agréé et l’autorité compétente ; • l’adéquation de la structure organisationnelle et opérationnelle. L’organe de surveillance doit avoir une compréhension parfaite de la structure organisationnelle de l’établissement, en particulier en termes des entités (structures) juridiques sous-jacentes, de leur raison d’être, des liens et interactions intra-groupe qui les relient ainsi que des risques y liés. Il vérifie que la structure organisationnelle et opérationnelle correspond aux stratégies et principes directeurs, qu’elle permet une gestion saine et prudente des activités qui est exempte d’opacité et de complexité indue, et qu’elle reste justifiée par rapport aux objectifs assignés. Cette exigence s’applique tout particulièrement aux activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ; • l’efficacité et l’efficience des mécanismes de contrôle interne mis en place par la direction autorisée.
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Les évaluations en question peuvent être préparées par les comités spécialisés. Elles se font en particulier sur base des informations reçues de la part de la direction autorisée, des rapports de révision émis par le réviseur d’entreprises agréé (rapports sur les comptes annuels, comptes rendus analytiques et, le cas échéant, « management letters »), des rapports ICAAP, ILAAP et des rapports des fonctions de contrôle interne que l’organe de surveillance est appelé à approuver à cette occasion.
15. Il appartient à l’organe de surveillance de promouvoir une culture interne en matière de risque et de compliance qui sensibilise le personnel de l’établissement aux impératifs d’une gestion saine et prudente des risques et qui favorise une attitude positive à l’égard du contrôle interne et de la compliance, et de stimuler le développement d’un dispositif de gouvernance interne qui permet d’atteindre ces objectifs.
S’agissant des fonctions de contrôle interne, l’organe de surveillance veille à ce que les travaux de ces fonctions soient exécutés suivant des normes reconnues et dans le cadre de politiques approuvées.
16. L’organe de surveillance veillera à consacrer un temps suffisant aux thématiques du risque, s’engageant activement et s’assurant que l’établissement y consacre des ressources adéquates.
17. Lorsque l’organe de surveillance prend connaissance que le dispositif en matière d’administration centrale ou de gouvernance interne ne permet plus une gestion saine et prudente des activités ou que les risques encourus ne sont ou ne seront plus adéquatement supportés par la capacité de l’établissement à gérer ces risques, par des fonds propres ou des réserves de liquidités réglementaires ou internes, il exige de la direction autorisée de lui présenter sans délais des mesures correctrices et en notifie immédiatement l’autorité compétente. L’obligation de notification à l’autorité compétente porte aussi sur toutes les informations qui remettent en cause la qualification ou l’honorabilité de membres de l’organe de direction ou de la direction autorisée ou d’un responsable d’une fonction clé.
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