Sous-chapitre 5.2 - Les procédures et la documentation interne
Circulaire CSSF 12/552 sur l'administration centrale, la gouvernance interne et la gestion des risques · CSSF 12/552
Sous-chapitre 5.2. Les procédures et la documentation interne
75. Les établissements documentent par écrit l’ensemble du dispositif en matière d’administration centrale et de gouvernance interne.
Cette documentation porte sur les stratégies, les principes directeurs, les politiques et les procédures relatifs à l’administration centrale et à la gouvernance interne. Elle comprend un manuel des procédures clair, complet, détaillé et accessible dont les procédures sont connues de l’ensemble du personnel concerné et qui est tenu à jour en continu.
76. La description des procédures pour assurer l'exécution correcte des activités porte sur les points suivants :
• les étapes successives et logiques du traitement des opérations, de leur initiation à l’archivage de leur documentation (« workflow »), et • les contrôles à réaliser, ainsi que les moyens pour s'assurer que ceux-ci ont été réalisés. 77. Les établissements documentent par écrit l’ensemble de leurs opérations, c’est-à-dire tout processus qui crée un engagement dans le chef de l'établissement ainsi que les décisions y relatives. La documentation doit être tenue à jour et conservée par l'établissement conformément à la loi. Elle doit être organisée de telle manière qu'elle puisse être aisément consultée par un tiers autorisé.
A titre d'illustration en ce qui concerne les opérations de crédit, une documentation complète des décisions d'accorder, de modifier ou de résilier les crédits se trouve dans les dossiers de l'établissement au Luxembourg, de même que les contrats et toutes pièces relatives au suivi du service de la dette et de l'évolution financière du débiteur.
16/647, 17/655, 20/750, 20/759, 21/785, 22/807 ET 24/860
78. Les dossiers, documents de travail et rapports de contrôle des fonctions de contrôle interne, des experts et des prestataires de services visés au sous- chapitre 6.2 ainsi que les rapports de révision établis par le réviseur d’entreprises agréé sont conservés pendant au moins cinq ans, sans préjudice d’autres législations applicables, dans l’établissement luxembourgeois afin de permettre à l’établissement de retracer les contrôles effectués, les problèmes, déficiences ou irrégularités relevés ainsi que les recommandations et conclusions. L’autorité compétente ainsi que le réviseur d’entreprises agréé doivent toujours pouvoir accéder à ces pièces.
79. Tous les ordres d'opérations initiées par l’établissement et toute la correspondance avec les clients ou leurs mandataires émanent de l'établissement ; toute la correspondance y est adressée. Au cas où l'établissement dispose d'une succursale à l'étranger, cette dernière constitue le point de contact pour sa propre clientèle.
Au Luxembourg, la circulaire CSSF 12/552 impose que les dossiers des fonctions de contrôle interne, des experts, des prestataires du sous-chapitre 6.2 et les rapports du réviseur d'entreprises agréé soient conservés au moins cinq ans dans l'établissement luxembourgeois, sans préjudice d'autres législations applicables. L'autorité compétente (CSSF) et le réviseur d'entreprises agréé doivent pouvoir y accéder à tout moment, et la succursale étrangère éventuelle constitue le point de contact pour sa propre clientèle.
Pratique Luxgap : verrouillez la rétention à cinq ans sur un stockage localisé au Luxembourg (eBRC, LuxConnect) et documentez la chaîne d'accès CSSF, car un dossier conservé hors du pays ou supprimé prématurément constitue une remarque directe d'inspection.
