Section 4.1.3 - Organisation et fonctionnement de l’organe de
Circulaire CSSF 12/552 sur l'administration centrale, la gouvernance interne et la gestion des risques · CSSF 12/552
Section 4.1.3. Organisation et fonctionnement de l’organe de surveillance
24. L’organe de surveillance se réunit régulièrement en vue de s’acquitter de manière efficace de ses responsabilités. A cette fin, une majorité des réunions de l’organe de surveillance devraient se tenir au siège de l’établissement luxembourgeois en présence (sur place) d’une majorité de ses membres. L’organisation et le fonctionnement de l’organe de surveillance sont consignés par écrit. Les objectifs et les responsabilités de ses membres sont également documentés par des mandats écrits.
16/647, 17/655, 20/750, 20/759, 21/785, 22/807 ET 24/860
25. Les travaux de l’organe de surveillance doivent être documentés par écrit. Cette documentation inclut l’agenda et les procès-verbaux des réunions avec les décisions et mesures prises par l’organe de surveillance. Les procès- verbaux sont un outil important qui doit aider l’organe de surveillance et ses membres à faire le suivi des décisions d’une part, et permettre à l’organe et à ses membres de rendre des comptes aux actionnaires et aux autorités compétentes, d’autre part. Ainsi, des points de routine peuvent figurer de façon succincte sous forme de simple décision au procès-verbal d’une réunion, alors que des points importants de l’ordre du jour impliquant des risques pour l’établissement ou débattus contradictoirement doivent être rapportés plus en détail, permettant au lecteur de suivre les débats et d’identifier les positions défendues.
26. L’organe de surveillance évalue régulièrement les procédures régissant son mode de fonctionnement et ses travaux en vue de les améliorer, d’en assurer l’efficacité et de vérifier si les procédures qui lui sont applicables sont respectées dans la pratique. Il veille à ce que tous ses membres aient une vision claire de leurs obligations, leurs responsabilités et de la répartition des tâches au sein de l’organe de surveillance et des comités spécialisés qui en dépendent.
27. Il appartient au président de l’organe de surveillance d’en assurer une composition équilibrée, notamment en termes de diversité, de veiller à son bon fonctionnement, de promouvoir au sein de l’organe de surveillance une culture de discussion informée et contradictoire et de proposer la nomination de membres indépendants. Le président de l’organe de surveillance n’exerce pas de fonctions exécutives au sein de l’établissement, hormis situations exceptionnelles à autoriser par l’autorité compétente.
