Section 4.1.1 - Responsabilités du conseil d’administration
Circulaire CSSF 20/758 — Administration centrale, gouvernance interne et gestion des risques (entreprises d'investissement) · CSSF 20/758
Section 4.1.1. Responsabilités du conseil d’administration
11. Le conseil d’administration a la responsabilité globale de l’établissement. Il définit, surveille et porte la responsabilité de la mise en place d’un solide dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance et de contrôle interne, qui comprend une organisation interne clairement structurée et des fonctions de contrôle interne indépendantes ayant une autorité, une importance et des ressources appropriées à leurs responsabilités. Le cadre mis en place doit permettre d’assurer la gestion saine et prudente de l’établissement, d’en préserver la continuité et d’en protéger la réputation. A cette fin, le conseil d’administration approuve et arrête par écrit, après avoir entendu la direction autorisée et les responsables des fonctions de contrôle interne, les éléments clés suivants du dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance interne et de gestion des risques : • la stratégie commerciale (modèle d’affaires) de l’établissement dans le respect des intérêts financiers de l’établissement à long terme, de sa solvabilité, de sa situation des liquidités et de son appétit au risque. Le développement et le maintien d’un modèle d’affaires durable exige la prise en compte de tous les risques matériels, y compris les risques environnementaux, sociaux et de gouvernance ; • la stratégie de l’établissement en matière de risques, y compris l’appétit au risque et le cadre global de prise et de gestion des risques de l’établissement ;
• la stratégie de l’établissement en matière de fonds propres et de réserves de liquidités réglementaires et internes ; • une structure organisationnelle et opérationnelle claire et cohérente qui règle en particulier la création et le maintien par l’établissement d’entités (structures) juridiques ; • les principes directeurs en matière de systèmes, de technologie et de sécurité de l’information conformément à la circulaire CSSF 20/750, y compris les dispositifs internes de communication et d’alerte ; • les principes directeurs relatifs aux mécanismes de contrôle interne, qui incluent les fonctions de contrôle interne ; • les principes directeurs en matière de politique de rémunération ; • les principes directeurs en matière de déontologie, de valeurs d’entreprise et de gestion des conflits d’intérêts ; • les principes directeurs en matière d’escalade et de sanctions visant à assurer que tout comportement non respectueux des règles applicables soit adéquatement poursuivi et sanctionné ; • les principes directeurs en matière d’administration centrale au Luxembourg, comprenant : o les moyens humains et matériels que nécessite la mise en œuvre de la structure organisationnelle et opérationnelle ainsi que des stratégies de l’établissement, o une organisation administrative, comptable et informatique intègre et respectant les lois et standards applicables, o les principes directeurs en matière d’externalisation (« outsourcing ») y compris de nature informatique reposant ou non sur une infrastructure de « cloud computing », ainsi que o les principes directeurs régissant la modification de l’activité (en termes de couverture de marchés et de clientèle, de nouveaux produits et de services) et l’approbation et le maintien d’activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ; • les principes directeurs en matière de continuité des activités et de gestion de crises ; et
• les principes directeurs régissant la nomination et la succession au conseil d’administration, à la direction autorisée et aux titulaires de fonctions clés de l’établissement, ainsi que les procédures régissant le conseil d’administration en termes de composition, comprenant les aspects de diversité, de responsabilités, d’organisation, de fonctionnement et d’évaluation individuelle et collective de ses membres. 3 Les aspects de diversité font référence aux caractéristiques des membres de l’organe de direction, y compris leur âge, sexe, origine géographique et parcours éducatif et professionnel. La promotion de la diversité repose sur le principe de non-discrimination et sur des mesures garantissant l’égalité des chances. 12. Le conseil d’administration charge la direction autorisée de mettre en œuvre les stratégies et principes directeurs par le biais de politiques et de procédures internes écrites (à l’exception des principes directeurs qui régissent la nomination et la succession au sein du conseil d’administration et les procédures déterminant son fonctionnement).
13. Le conseil d’administration surveille la mise en œuvre par la direction autorisée des stratégies et principes directeurs et approuve les politiques que la direction autorisée arrête en vertu de ces stratégies et principes.
14. Le conseil d’administration évalue d’une manière critique, adapte en cas de besoin et ré-approuve à des intervalles réguliers et au moins une fois par an, le dispositif de gouvernance interne, comprenant les stratégies clés et principes directeurs et leur implémentation au sein de l’établissement, les mécanismes de contrôle interne et le cadre de prise et de gestion des risques. Ces évaluations et ré-approbations visent à assurer que le dispositif de gouvernance interne continue à répondre aux exigences de la présente circulaire et aux objectifs d’une gestion efficace, saine et prudente des activités.
L’évaluation et la ré-approbation par le conseil d’administration portent en particulier sur :
• l’adéquation entre les risques encourus, la capacité de l’établissement à gérer ces risques et les fonds propres et réserves de liquidités internes et réglementaires, compte tenu des stratégies et principes directeurs fixés par le conseil d’administration et la réglementation applicable, y compris la circulaire CSSF 11/506 ;
3 Dans le respect de la gouvernance d’entreprise, les principes directeurs et procédures applicables aux membres du conseil d’administration sont à soumettre le cas échéant aux actionnaires pour accord.
• les stratégies et principes directeurs en vue de les améliorer et de les adapter aux changements internes et externes, actuels et anticipés, ainsi qu’aux enseignements tirés du passé ; • la manière dont la direction autorisée s’acquitte de ses responsabilités et les performances de ses membres. Dans ce contexte, le conseil d’administration revoit et évalue d’une manière critique et constructive les actions, propositions, décisions de, et informations fournies par, la direction autorisée et veille en particulier à ce que la direction autorisée mette en œuvre de manière prompte et efficace les mesures correctrices requises pour remédier aux problèmes, déficiences et irrégularités relevés par les fonctions de contrôle interne, le réviseur d’entreprises agréé, la CSSF et, le cas échéant, une autre autorité compétente ; • l’adéquation de la structure organisationnelle et opérationnelle. Le conseil d’administration doit avoir une compréhension parfaite de la structure organisationnelle de l’établissement, en particulier en termes des entités (structures) juridiques sous-jacentes, de leur raison d’être, des liens et interactions intra-groupe qui les relient ainsi que des risques y liés. Il vérifie que la structure organisationnelle et opérationnelle correspond aux stratégies et principes directeurs, qu’elle permet une gestion saine et prudente des activités qui est exempte d’opacité et de complexité indue, et qu’elle reste justifiée par rapport aux objectifs assignés. Cette exigence s’applique tout particulièrement aux activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ; • l’efficacité et l’efficience des mécanismes de contrôle interne mis en place par la direction autorisée.
Les évaluations en question peuvent être préparées par les comités spécialisés. Elles se font en particulier sur base des informations reçues de la part de la direction autorisée, des rapports de révision émis par le réviseur d’entreprises agréé (rapports sur les comptes annuels, comptes rendus analytiques et, le cas échéant, « management letters »), des rapports ICAAP/ILAAP et des rapports des fonctions de contrôle interne que le conseil d’administration est appelé à approuver à cette occasion.
15. Il appartient au conseil d’administration de promouvoir une culture interne en matière de risque et de compliance qui sensibilise le personnel de l’établissement aux impératifs d’une gestion saine et prudente des risques et qui favorise une attitude positive à l’égard du contrôle interne et de la compliance, et de stimuler le développement d’un dispositif de gouvernance interne qui permet d’atteindre ces objectifs.
S’agissant des fonctions de contrôle interne, le conseil d’administration veille à ce que les travaux de ces fonctions soient exécutés suivant des normes reconnues et dans le cadre de politiques approuvées.
16. Le conseil d’administration veillera à consacrer un temps suffisant aux thématiques du risque.
17. Lorsque le conseil d’administration prend connaissance que le dispositif en matière d’administration centrale ou de gouvernance interne ne permet plus une gestion saine et prudente des activités ou que les risques encourus ne sont ou ne seront plus adéquatement supportés par la capacité de l’établissement à gérer ces risques, par des fonds propres ou des réserves de liquidités réglementaires ou internes, il exige de la direction autorisée de lui présenter sans délais des mesures correctrices et en notifie immédiatement la CSSF. L’obligation de notification à la CSSF porte aussi sur toutes les informations qui remettent en cause la qualification ou l’honorabilité de membres du conseil d’administration ou de la direction autorisée ou d’un responsable d’une fonction clé.
