Chapitre 4 - L’organe de surveillance et l’organe de gestion

Chapitre 4. L’organe de surveillance et l’organe de gestion

Sous-chapitre 4.1. L’organe de surveillance

Section 4.1.1. Responsabilités de l’organe de surveillance 13. L’organe de surveillance a la responsabilité globale de l’établissement. Il définit, surveille et porte la responsabilité de la mise en place d’un solide dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance, de contrôle interne et de gestion des risques, qui comprend une organisation interne clairement structurée et des fonctions de contrôle interne indépendantes ayant une autorité, une importance et des ressources appropriées à leurs responsabilités. Le cadre mis en place doit permettre d’assurer la gestion saine et prudente de l’établissement, d’en préserver la continuité et d’en protéger la réputation. À cette fin, l’organe de surveillance approuve et arrête par écrit, après avoir entendu l’organe de gestion et les responsables des fonctions de contrôle interne, les éléments clés suivants du dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance interne et de gestion des risques :

• la stratégie commerciale (modèle et plan d’affaires) de l’établissement dans le respect des intérêts financiers de l’établissement à long terme, de sa solvabilité, de la préservation de sa liquidité et de son appétit au risque. Le développement et le maintien d’un modèle d’affaires durable exigent la prise en compte de tous les risques matériels ;

• le programme d’activités ;

• la stratégie de l’établissement en matière de risques, y compris l’appétit au risque et le cadre global de prise et de gestion des risques de l’établissement y compris le cas échéant le risque de crédit et les limites en matière d’octroi de crédit en référence aux exigences de l’article 10, paragraphe 3, de la LSP ;

• les principes directeurs en matière de protection de fonds en référence aux exigences des articles 14 et 24-10 de la LSP ;

• les principes directeurs qui règlent la création et le maintien par l’établissement d’entités/structures juridiques telles que notamment les succursales, le réseau d’agents, de distributeurs et les bureaux de représentation ;

• les principes directeurs en matière de systèmes, de technologie et de sécurité de l’information ;

• les principes directeurs relatifs aux mécanismes de contrôle interne, qui incluent les fonctions de contrôle interne pour qu’ils soient efficaces et efficients ;

• les principes directeurs en matière de politique de rémunération ;

• les principes directeurs en matière de déontologie, de valeurs d’entreprise et de gestion des conflits d’intérêts ;

• les principes directeurs en matière d’escalade et de sanction visant à assurer que tout comportement non respectueux des règles applicables soit adéquatement poursuivi et sanctionné ;

• les principes directeurs en matière d’administration centrale au Luxembourg, comprenant :

o les moyens humains et matériels que nécessite la mise en œuvre de la structure organisationnelle et opérationnelle ainsi que des stratégies de l’établissement,

o une organisation opérationnelle, administrative, comptable et informatique intègre et respectant les lois et standards applicables,

o les principes directeurs en matière d’externalisation (« outsourcing »), y compris de nature informatique reposant ou non sur une infrastructure de « cloud computing », ainsi que

o les principes directeurs régissant la modification de l’activité (en termes de couverture de marchés et de clientèle, de nouveaux produits et de services) et l’approbation et le maintien d’activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ;

• les principes directeurs en matière de continuité des activités et de gestion de crises ;

• les principes directeurs régissant la nomination et la succession aux organes de surveillance et de gestion et aux fonctions de contrôle interne de l’établissement, ainsi que les procédures régissant l’organe de surveillance en termes de composition, comprenant les aspects de diversité, de responsabilités, d’organisation, de fonctionnement et d’évaluation individuelle et collective de ses membres ;

• la stratégie et les principes directeurs en matière de communication à l’égard de la clientèle et de marketing digital (cf. Internet, média sociaux, applications mobiles, etc.).

14. L’organe de surveillance charge l’organe de gestion de mettre en œuvre les stratégies et principes directeurs par le biais de politiques et de procédures internes écrites (à l’exception des principes directeurs qui régissent la nomination et la succession au sein de l’organe de surveillance et les procédures déterminant son fonctionnement).

15. L’organe de surveillance surveille la mise en œuvre par l’organe de gestion des stratégies et principes directeurs et en est informé. L’organe de surveillance prend, le cas échéant, connaissance des procédures et politiques que l’organe de gestion arrête en vertu de ces stratégies et principes.

16. L’organe de surveillance évalue d’une manière critique, adapte en cas de besoin et réapprouve à des intervalles réguliers, le dispositif de gouvernance interne, comprenant les stratégies clés et principes directeurs et leur mise en œuvre au sein de l’établissement, les mécanismes de contrôle interne et le cadre de prise et de gestion des risques. Ces évaluations et ré-approbations visent à assurer que le dispositif de gouvernance interne continue à répondre aux exigences de la présente circulaire et aux objectifs d’une gestion efficace, saine et prudente des activités.

Ces évaluations et leurs ré-approbations par l’organe de surveillance portent en particulier sur :

• la manière dont l’organe de gestion s’acquitte de ses responsabilités et les performances de ses membres. Dans ce contexte, l’organe de surveillance revoit et évalue d’une manière critique et constructive les actions, propositions, décisions et informations fournies par l’organe de gestion et veille en particulier à ce que l’organe de gestion mette en œuvre de manière prompte et efficace les mesures correctrices requises pour remédier aux problèmes, déficiences et irrégularités relevés par les fonctions de contrôle interne, le réviseur d’entreprises agréé et/ou toutes autorités compétentes ;

• l’adéquation entre les risques encourus, la capacité de l’établissement à gérer ces risques compte tenu des stratégies et principes directeurs précédemment fixés par l’organe de surveillance et la réglementation applicable ;

• les stratégies et principes directeurs en vue de les améliorer et de les adapter aux changements internes et externes, actuels et anticipés, ainsi qu’aux enseignements tirés du passé ;

• l’adéquation de la structure organisationnelle et opérationnelle dont l’organe de surveillance doit avoir une compréhension parfaite. L’organe de surveillance veille à ce que la structure organisationnelle et opérationnelle permette à l’établissement de respecter ses stratégies et principes directeurs tout en maintenant une gestion saine et prudente des activités. L’organe de surveillance doit avoir une compréhension parfaite de la structure organisationnelle de l’établissement, en particulier en termes des entités ou structures juridiques sous-jacentes, de leur raison d’être, des liens et interactions intra-groupe qui les relient ainsi que des risques y liés. Il vérifie que la structure organisationnelle et opérationnelle correspond aux stratégies et principes directeurs, qu’elle permet une gestion saine et prudente des activités qui est exempte d’opacité et de complexité indue, et qu’elle reste justifiée par rapport aux objectifs assignés. Cette exigence s’applique tout particulièrement aux activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ;

• l’efficacité et l’efficience des mécanismes de contrôle interne mis en place par l’organe de gestion.

Les évaluations en question peuvent être préparées par des comités spécialisés. Elles se font notamment sur la base des informations reçues de la part de l’organe de gestion, des rapports de révision émis par le réviseur d’entreprises agréé (rapports sur les comptes annuels, comptes rendus analytiques et, le cas échéant, lettres de recommandations), des rapports financiers et des rapports des fonctions de contrôle interne que l’organe de surveillance est appelé à approuver.

17. Il appartient à l’organe de surveillance de promouvoir une culture interne en matière de gestion des risques et de conformité qui sensibilise le personnel de l’établissement aux impératifs d’une gestion saine et prudente des risques qui favorise une attitude positive à l’égard du contrôle interne et de la conformité et de stimuler le développement d’un dispositif de gouvernance interne qui permet d’atteindre ces objectifs.

18. S’agissant des fonctions de contrôle interne, l’organe de surveillance veille à ce que les travaux de ces fonctions soient exécutés suivant des normes reconnues et dans le cadre de politiques approuvées.

19. L’organe de surveillance veille à consacrer un temps suffisant aux thématiques du risque et de la conformité.

20. Lorsque l’organe de surveillance prend connaissance du fait que le dispositif en matière d’administration centrale ou de gouvernance interne ne permet plus une gestion saine et prudente des activités ou un respect des exigences en matière de protection des fonds définies aux articles 14 et 24-10 de la LSP ou que les risques encourus ne sont ou ne seront plus adéquatement supportés par la capacité de l’établissement à couvrir ces risques, par des fonds propres ou des réserves de liquidités internes, il exige de l’organe de gestion qu’il lui présente sans délai des mesures correctrices et en notifie immédiatement la CSSF. L’obligation de notification à la CSSF s’étend également à toutes les informations qui remettent en cause la qualification ou l’honorabilité d’un membre de l’organe de surveillance et/ou de gestion ou d’un responsable d’une fonction de contrôle interne.

Section 4.1.2. Composition et qualification de l’organe de surveillance 21. Les membres de l’organe de surveillance doivent être suffisants en nombre conformément aux dispositions légales applicables et présenter dans leur ensemble une composition adéquate qui permet à l’organe de surveillance de s'acquitter pleinement de toutes ses responsabilités et qui garantit une gestion saine et prudente de l’établissement. Le caractère adéquat se réfère en particulier aux qualités professionnelles (connaissances, compétences et expérience adéquates), ainsi qu’aux qualités personnelles des membres de l’organe de surveillance.

Par ailleurs, chaque membre doit justifier en permanence de son honorabilité professionnelle.

Les principes directeurs régissant la nomination et la succession des membres de l’organe de surveillance expliquent et arrêtent les facultés jugées nécessaires en vue d’assurer une composition et une qualification appropriées de l’organe de surveillance.

La CSSF recommande que ces principes directeurs promeuvent les aspects de diversité. Les aspects de diversité peuvent faire référence aux caractéristiques des membres de l’organe de surveillance, y compris leur âge, genre, origine géographique et parcours éducatif et professionnel. La promotion de la diversité repose sur le principe de non-discrimination et sur des mesures garantissant l’égalité des chances.

22. L’organe de surveillance doit disposer collectivement de connaissances, compétences et d’expérience appropriées à la nature, à l’échelle et à la complexité des activités et de l’organisation de l’établissement.

L’organe de surveillance doit avoir collectivement une compréhension appropriée de l’ensemble des activités (et des risques qui leur sont inhérents) ainsi que de l’environnement économique et réglementaire dans lequel évolue l’établissement.

23. Les membres de l’organe de surveillance disposent individuellement d’une parfaite compréhension du dispositif de gouvernance interne et de leurs responsabilités au sein de l’établissement. Ils maîtrisent les activités qui sont du ressort de leur domaine d’expertise, disposent d’une compréhension appropriée des autres activités significatives de l’établissement et se tiennent informés des activités respectivement de l’évolution des activités de l’établissement et des risques auxquels l’établissement est exposé.

Nonobstant les domaines d’expertise respectifs des membres de l’organe de surveillance, chaque membre de l’organe de surveillance doit disposer d’une compréhension appropriée de l’ensemble des domaines pour lesquels l’organe de surveillance est collectivement et directement responsable.

24. Les membres de l’organe de surveillance veillent à ce que leurs qualités personnelles leur permettent d’exécuter leur mandat de manière efficace, avec l’engagement, la disponibilité, l’objectivité, le sens critique et l’indépendance d’esprit requis. L’organe de surveillance ne peut pas compter parmi ses membres une majorité de personnes qui assument un rôle exécutif au sein de l’établissement (membres de l’organe de gestion ou autres membres du personnel de l’établissement, à l’exception des représentants du personnel élus conformément à la réglementation applicable). La prise de décisions au sein de l’organe de surveillance ne doit pas être dominée par un seul membre.

25. Les membres de l’organe de surveillance veillent à ce que leur mandat soit et reste compatible avec leurs autres emplois, mandats et intérêts éventuels, en particulier en termes de conflits d’intérêts et de disponibilité. Ils informent de leur propre initiative l’organe de surveillance des emplois, mandats et intérêts éventuels qu’ils ont en dehors de l’établissement.

26. Les termes des mandats des membres de l’organe de surveillance doivent être fixés de manière à permettre à l’organe de surveillance d’exercer ses responsabilités de manière continue et efficace. La reconduction de membres existants doit s’orienter en particulier sur leurs performances passées. La continuité du fonctionnement de l’organe de surveillance doit être assurée.

27. Les principes directeurs régissant la nomination et la succession des membres de l’organe de surveillance prévoient les mesures nécessaires pour que ces membres soient et restent qualifiés tout au long de leur mandat et pour que le fonctionnement et la continuité de fonctionnement de l’organe de surveillance soient assurés. Ces mesures doivent inclure une initiation spécifique pour comprendre la structure, le modèle d’affaires, le profil de risque et le dispositif de gouvernance en vigueur au sein de l’établissement suivie par des programmes de formation professionnelle qui permettent aux membres de l’organe de surveillance de comprendre d’une part, leur rôle, les opérations de l’établissement, et d’autre part, de maintenir à jour et d’approfondir leurs compétences. Les mesures doivent également comprendre des durées de mandat différentes ou décalées ainsi que des dispositions contractuelles permettant d’assurer une transition efficace des connaissances et tâches d’un membre de l’organe de surveillance à son successeur ainsi que de respecter à tout moment le nombre minimal des membres de l’organe de surveillance conformément aux exigences légales applicables. Les mesures doivent également assurer une capacité de réaction appropriée en cas de crise.

28. Les établissements informent au préalable et sans délai la CSSF de toute modification de la composition des membres de l’organe de surveillance et communiquent pour chaque nomination, les informations et documents requis tels que publiés sur le site Internet de la CSSF, et pour les départs, les motifs explicatifs.

Section 4.1.3. Organisation et fonctionnement de l’organe de surveillance 29. L’organe de surveillance se réunit régulièrement en vue de s’acquitter de manière efficace de ses responsabilités. L’organisation et le fonctionnement de l’organe de surveillance sont consignés par écrit. Les objectifs et les responsabilités de ses membres sont également documentés par des mandats écrits. La CSSF recommande la tenue de réunions au minimum sur une base trimestrielle.

En conformité avec les statuts de l’établissement et les exigences règlementaires applicables, les réunions de l’organe de surveillance peuvent se tenir en présentiel, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant à l’ensemble de ses membres de suivre activement les discussions et d’y participer sans contrainte en temps réel. Sauf circonstances exceptionnelles, il est toutefois recommandé aux établissements d’assurer une majorité des réunions au siège de l’établissement au Luxembourg et en présence (sur place) d’une majorité de ses membres afin de stimuler la culture de discussion informée et contradictoire dans le cadre d’une prise de décision efficace.

30. Les travaux de l’organe de surveillance doivent être consignés par écrit. Cette documentation inclut l’agenda et les procès-verbaux des réunions avec les décisions et mesures prises par l’organe de surveillance. Les procès-verbaux sont un outil important qui doit aider l’organe de surveillance et ses membres à faire le suivi des décisions d’une part, et permettre également à l’organe et à ses membres de rendre des comptes aux actionnaires et aux autorités compétentes, d’autre part. Ainsi, des points de routine peuvent figurer de façon succincte sous forme de simple décision au procès-verbal d’une réunion, alors que des points importants de l’ordre du jour impliquant des risques pour l’établissement ou débattus contradictoirement doivent être rapportés en détail, permettant au lecteur de suivre les débats et d’identifier les positions défendues.

31. L’organe de surveillance évalue régulièrement les procédures régissant son mode de fonctionnement et ses travaux en vue de les améliorer, d’en assurer l’efficacité et de vérifier si les procédures qui lui sont applicables sont respectées dans la pratique. Il veille à ce que tous ses membres aient une vision claire de leurs obligations, de leurs responsabilités et de la répartition des tâches au sein de l’organe de surveillance et, le cas échéant, des comités spécialisés qui en dépendent.

32. L’organe de surveillance élit un président parmi ses membres. Il appartient au président de l’organe de surveillance de veiller à son bon fonctionnement, de promouvoir au sein de l’organe de surveillance une culture de discussion informée et contradictoire et de proposer, le cas échéant, la nomination d’un ou plusieurs membres indépendants. Le président de l’organe de surveillance n’assume pas de rôle exécutif au sein de l’établissement sauf lorsqu‘une telle situation est justifiée par l’établissement et acceptée par la CSSF.

La présence d’un ou plusieurs membres indépendants au sein de l’organe de surveillance est recommandée et considérée comme une bonne pratique. Ces membres indépendants peuvent, en effet, jouer un rôle essentiel au sein de l’organe de surveillance et renforcer l’efficacité des contre-pouvoirs au sein de l’établissement en améliorant, le cas échéant, la surveillance de la prise de décisions par l’organe de surveillance.

Section 4.1.4. Comités spécialisés 33. En application du principe de proportionnalité (cf. paragraphe 3 de la présente circulaire), la CSSF pourra recommander à certains établissements de créer des comités spécialisés de l’organe de surveillance en fonction de leurs besoins et compte tenu de l’organisation, de la nature, de l’échelle et de la complexité des activités de l’établissement. Leurs missions consistent à fournir à l’organe de surveillance des appréciations critiques concernant l’organisation et le fonctionnement de l’établissement dans leurs domaines de compétences spécifiques.

34. Sans préjudice d’exigences légales et réglementaires spécifiques en la matière, les membres permanents des comités spécialisés sont, selon le cas, des membres de l’organe de surveillance qui n’exercent pas de fonction exécutive au sein de l’établissement. Chaque comité est composé d’au moins trois membres. Lorsqu’il existe au sein d’un établissement plusieurs comités spécialisés, l’établissement doit, dans la mesure où le nombre de membres non-exécutifs de l’organe de surveillance le permet, veiller à ce que les membres des comités respectifs soient différents. L’établissement doit par ailleurs essayer d’assurer une rotation des présidents et membres des comités spécialisés.

35. Les comités spécialisés sont présidés par un de leurs membres. Ces présidents de comité disposent de connaissances approfondies dans le domaine d’activité du comité qu’ils président et assurent un débat informé et contradictoire au sein du comité.

36. Les comités spécialisés se réunissent régulièrement, afin d’exécuter les tâches et travaux qui leur sont alloués ou encore pour préparer les réunions de l’organe de surveillance. Ils peuvent, suivant leurs besoins, se faire assister par des experts externes, indépendants de l’établissement, et peuvent associer à leurs travaux le réviseur d’entreprises agréé, les membres de l’organe de gestion, les autres comités spécialisés, les responsables des fonctions de contrôle interne ainsi que d’autres personnes travaillant pour l’établissement, sans que ces personnes ne soient membres et sans qu’elles ne participent aux recommandations du comité.

37. L’organe de surveillance fixe par écrit la composition, les missions, et les procédures de travail des comités spécialisés. En vertu de ces procédures, les comités spécialisés reçoivent des rapports réguliers des fonctions de contrôle interne sur l’évolution du profil de risque de l’établissement, les infractions par rapport au cadre réglementaire, à la gouvernance interne et à la gestion des risques ainsi que les préoccupations soulevées par l’intermédiaire du dispositif interne d’alerte et les mesures pour y remédier. Ils doivent pouvoir demander tout document et toute information qu’ils jugent utiles pour l’exercice de leur mission. Les comités documentent les agendas de leurs réunions ainsi que les conclusions et recommandations. Par ailleurs, les procédures prévoient les conditions dans lesquelles les experts externes fournissent leur assistance et les modalités selon lesquelles d’autres personnes sont associées aux travaux des comités spécialisés.

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