Section 5.3.1 - La fonction financière et comptable
Circulaire CSSF 26/906 — Administration centrale, gouvernance interne et gestion des risques · CSSF 26/906
Section 5.3.1. La fonction financière et comptable 88. L'établissement dispose d'une fonction financière et comptable dont la mission est d'assumer la gestion financière et comptable de l'établissement. Sans préjudice des exigences définies dans la circulaire CSSF 22/806 en matière d’externalisation de certaines tâches opérationnelles de la fonction financière et comptable, cette fonction financière et comptable doit veiller à ce que l'intervention d'autres services se fasse dans le strict respect du plan comptable et des instructions y relatives et sous le contrôle de la fonction comptable et financière.
89. La fonction financière et comptable fonctionnera suivant des règles et procédures écrites régulièrement revues et réévaluées et qui permettent :
• d'identifier et d'enregistrer toutes les transactions et opérations de paiement et de monnaie électronique entreprises par l'établissement ;
• d'expliquer l'évolution des soldes comptables d'un arrêté à l'autre par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables ;
• d'établir les comptes par application des règles de comptabilisation et d'évaluation définies par la législation comptable et la réglementation y afférente ;
• de produire et de communiquer des informations périodiques et sur demande ponctuelle à la CSSF ou à tout autre autorité compétente ;
• de conserver toutes les pièces comptables suivant les dispositions légales en vigueur ;
• de s’assurer de la fiabilité et de la pertinence des prix et justes valeurs (« fair values ») utilisés dans l’établissement des comptes et du reporting à la CSSF ;
• de produire et de communiquer sans délai des informations périodiques et ponctuelles à la CSSF, comprenant en premier lieu le reporting légal et réglementaire, et d’en assurer la fiabilité, notamment en matière de solvabilité et de protection des fonds des utilisateurs de service de paiement ; dans ce contexte, les établissements sont tenus de disposer à la fin de chaque jour, sans condition et ou restriction d’accès de quelque nature que ce soit, des balances de tous les comptes et de tous les mouvements comptables de la journée afin de fournir sans délai à toute autorité compétente les informations requises ;
• d'établir, le cas échéant, des comptes suivant le schéma comptable en vigueur dans le pays d'origine de l'actionnaire en vue de l'établissement des comptes consolidés ;
• de réaliser les réconciliations des comptes et des écritures comptables ;
• de produire une information financière fiable et rapidement disponible à l’organe de gestion (« management information ») et à l’organe de surveillance afin de leur permettre de suivre de près l'évolution de la situation financière y inclus la solvabilité de l'établissement et sa conformité aux données budgétaires. Cette information servira comme instrument de contrôle de gestion et sera d'autant plus efficace si elle est basée sur une comptabilité analytique ;
• de s’assurer de la fiabilité du reporting financier.
90. Sans préjudice des contrôles déployés au niveau de la fonction financière et comptable ou d’externalisation de certaines tâches de la fonction financière et comptable, les informations à communiquer périodiquement et ponctuellement sur demande de la CSSF et de toute autorité compétente doivent être systématiquement et formellement revues et validées par un membre de l’organe de gestion.
91. En application du principe de proportionnalité, la CSSF pourra recommander à certains établissements de se doter d'un responsable dédié à la fonction financière et comptable et au contrôle de gestion. Ce responsable rapporte directement à l’organe de gestion.
Ce responsable dédié à la fonction financière et comptable et au contrôle de gestion doit posséder des connaissances et compétences appropriées et une expérience professionnelles élevées dans le domaine comptable et financier y inclus en ce qui concerne les normes comptables applicables. Il est recommandé que cette personne soit sélectionnée, nommée et révoquée suivant une procédure interne écrite, avec approbation au préalable par l'organe de surveillance.
92. Les tâches exercées au sein de la fonction financière et comptable ne peuvent pas être cumulées avec d'autres tâches incompatibles, tant commerciales qu'administratives.
93. Dans le cadre de l'ouverture de comptes de contreparties/comptes de tiers, chaque établissement définit des règles précises d'enregistrement des comptes dans sa comptabilité. Il précise par ailleurs les conditions auxquelles l'autorisation est donnée afin que ces comptes fonctionnent et auxquelles ils peuvent être clôturés.
94. L'établissement doit éviter d'avoir dans la comptabilité une multitude de comptes avec des contenus incontrôlables, qui se prêteraient à exécuter des opérations non autorisées voire frauduleuses ; une attention particulière devra être accordée aux comptes dormants. À cet effet, l'établissement mettra en place des procédures de vérification et de suivi appropriées.
95. L'ouverture et la clôture des comptes internes dans la comptabilité doivent être validées par la fonction financière et comptable. En cas d’ouverture des comptes, cette validation doit intervenir avant que ces comptes ne commencent à devenir opérationnels. L'établissement fixe des règles concernant l'utilisation de tels comptes et les pouvoirs pour leur ouverture. La fonction financière et comptable veille à ce que les comptes internes soient soumis périodiquement à une procédure de justification de leur nécessité.
Il y a lieu de veiller à ne pas tenir ouverts des comptes internes et des comptes de passage qui ne répondraient plus à une utilisation définie par les règles fixées.
96. Les écritures ayant un effet rétroactif ne peuvent servir qu’à des fins de régularisation.
Les écritures ayant un effet rétroactif ainsi que les écritures en matière d’extournes sont à autoriser et surveiller à la fois au sein des services qui sont à l’origine de ces écritures et par la fonction financière et comptable.
97. L'ensemble de l'organisation et des procédures comptables est décrit dans un manuel ou livre des procédures comptables.
Dans la définition et la mise en œuvre de ces procédures, les établissements veillent au respect du principe d’intégrité afin d’éviter en particulier que le système comptable ne puisse être utilisé à des fins frauduleuses.
