Sous-chapitre 5.2 - Les procédures et la documentation interne

Sous-chapitre 5.2. Les procédures et la documentation interne 81. Les établissements documentent par écrit l’ensemble du dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance interne y inclus de contrôle interne.

Cette documentation porte sur les stratégies, les principes directeurs, les politiques et les procédures relatifs à l’administration centrale, à la gouvernance interne et à la gestion des risques. Elle comprend un manuel des procédures clair, complet, détaillé et accessible dont les procédures sont connues de l’ensemble du personnel concerné et qui est tenu à jour en continu.

82. La description des procédures pour assurer l’exécution correcte des activités porte sur les points suivants :

• les étapes successives et logiques du traitement des opérations, de leur initiation à l’archivage de leur documentation (« workflow »), incluant les seuils applicables, les flux de documents, le cas échéant, ainsi que la désignation des fonctions en charge de la réalisation de chacune des étapes ; et

• les contrôles à réaliser, ainsi que les moyens pour s’assurer que ceux-ci ont été correctement réalisés et dans le respect des procédures applicables, incluant les seuils applicables, ainsi que la désignation des fonctions en charge des validations et contrôles de chacune des étapes.

83. Les établissements documentent par écrit l’ensemble de leurs opérations, c’est-à-dire tout processus qui crée un engagement dans le chef de l’établissement ainsi que les décisions y relatives. La documentation doit être tenue à jour et conservée par l’établissement conformément aux dispositions légales applicables. Elle doit être organisée de telle manière qu’elle puisse être aisément consultée par un tiers autorisé.

84. Comme le but est de garantir que les opérations sont exécutées de manière correcte, les procédures doivent être claires et complètes dans leur contenu et être connues par tous les membres du personnel concernés. Par ailleurs, les procédures doivent être mises à jour sans délai lors d’un changement interne ou externe ayant une incidence sur leur contenu.

85. Les dossiers, documents de travail et rapports de contrôle des fonctions de contrôle interne, des experts externes et des prestataires de services visés au sous-chapitre 6.2 relatif aux fonctions de contrôle interne ainsi que les rapports de révision établis par le réviseur d’entreprises agréé sont conservés pendant au moins cinq ans, sans préjudice d’autres législations applicables, dans l’établissement luxembourgeois afin de permettre à l’établissement de retracer les contrôles effectués, les problèmes, déficiences ou irrégularités relevés ainsi que les recommandations et conclusions. La CSSF et toute autorité compétente ainsi que le réviseur d’entreprises agréé doivent toujours pouvoir accéder à ces pièces.

86. Toutes les opérations initiées par l’établissement et les contacts avec les utilisateurs des services de paiement ou leurs mandataires émanent de l’établissement au Luxembourg. Toute la correspondance y est adressée et est expédiée à partir de l'établissement. Au cas où l'établissement dispose d'une succursale à l'étranger, cette dernière constitue le point de contact pour sa propre clientèle.