Section 4.1.4 - Comités spécialisés

Section 4.1.4. Comités spécialisés 33. En application du principe de proportionnalité (cf. paragraphe 3 de la présente circulaire), la CSSF pourra recommander à certains établissements de créer des comités spécialisés de l’organe de surveillance en fonction de leurs besoins et compte tenu de l’organisation, de la nature, de l’échelle et de la complexité des activités de l’établissement. Leurs missions consistent à fournir à l’organe de surveillance des appréciations critiques concernant l’organisation et le fonctionnement de l’établissement dans leurs domaines de compétences spécifiques.

34. Sans préjudice d’exigences légales et réglementaires spécifiques en la matière, les membres permanents des comités spécialisés sont, selon le cas, des membres de l’organe de surveillance qui n’exercent pas de fonction exécutive au sein de l’établissement. Chaque comité est composé d’au moins trois membres. Lorsqu’il existe au sein d’un établissement plusieurs comités spécialisés, l’établissement doit, dans la mesure où le nombre de membres non-exécutifs de l’organe de surveillance le permet, veiller à ce que les membres des comités respectifs soient différents. L’établissement doit par ailleurs essayer d’assurer une rotation des présidents et membres des comités spécialisés.

35. Les comités spécialisés sont présidés par un de leurs membres. Ces présidents de comité disposent de connaissances approfondies dans le domaine d’activité du comité qu’ils président et assurent un débat informé et contradictoire au sein du comité.

36. Les comités spécialisés se réunissent régulièrement, afin d’exécuter les tâches et travaux qui leur sont alloués ou encore pour préparer les réunions de l’organe de surveillance. Ils peuvent, suivant leurs besoins, se faire assister par des experts externes, indépendants de l’établissement, et peuvent associer à leurs travaux le réviseur d’entreprises agréé, les membres de l’organe de gestion, les autres comités spécialisés, les responsables des fonctions de contrôle interne ainsi que d’autres personnes travaillant pour l’établissement, sans que ces personnes ne soient membres et sans qu’elles ne participent aux recommandations du comité.

37. L’organe de surveillance fixe par écrit la composition, les missions, et les procédures de travail des comités spécialisés. En vertu de ces procédures, les comités spécialisés reçoivent des rapports réguliers des fonctions de contrôle interne sur l’évolution du profil de risque de l’établissement, les infractions par rapport au cadre réglementaire, à la gouvernance interne et à la gestion des risques ainsi que les préoccupations soulevées par l’intermédiaire du dispositif interne d’alerte et les mesures pour y remédier. Ils doivent pouvoir demander tout document et toute information qu’ils jugent utiles pour l’exercice de leur mission. Les comités documentent les agendas de leurs réunions ainsi que les conclusions et recommandations. Par ailleurs, les procédures prévoient les conditions dans lesquelles les experts externes fournissent leur assistance et les modalités selon lesquelles d’autres personnes sont associées aux travaux des comités spécialisés.

38. L’organe de surveillance veille à ce que les différents comités interagissent efficacement, communiquent entre eux et avec les fonctions de contrôle interne et le réviseur d’entreprises agréé et rapportent régulièrement à l’organe de surveillance. L’organe de surveillance ne peut pas déléguer aux comités spécialisés ses pouvoirs et responsabilités en vertu de la présente circulaire.