Section 4.1.1 - Responsabilités de l’organe de surveillance

Section 4.1.1. Responsabilités de l’organe de surveillance 13. L’organe de surveillance a la responsabilité globale de l’établissement. Il définit, surveille et porte la responsabilité de la mise en place d’un solide dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance, de contrôle interne et de gestion des risques, qui comprend une organisation interne clairement structurée et des fonctions de contrôle interne indépendantes ayant une autorité, une importance et des ressources appropriées à leurs responsabilités. Le cadre mis en place doit permettre d’assurer la gestion saine et prudente de l’établissement, d’en préserver la continuité et d’en protéger la réputation. À cette fin, l’organe de surveillance approuve et arrête par écrit, après avoir entendu l’organe de gestion et les responsables des fonctions de contrôle interne, les éléments clés suivants du dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance interne et de gestion des risques :

• la stratégie commerciale (modèle et plan d’affaires) de l’établissement dans le respect des intérêts financiers de l’établissement à long terme, de sa solvabilité, de la préservation de sa liquidité et de son appétit au risque. Le développement et le maintien d’un modèle d’affaires durable exigent la prise en compte de tous les risques matériels ;

• le programme d’activités ;

• la stratégie de l’établissement en matière de risques, y compris l’appétit au risque et le cadre global de prise et de gestion des risques de l’établissement y compris le cas échéant le risque de crédit et les limites en matière d’octroi de crédit en référence aux exigences de l’article 10, paragraphe 3, de la LSP ;

• les principes directeurs en matière de protection de fonds en référence aux exigences des articles 14 et 24-10 de la LSP ;

• les principes directeurs qui règlent la création et le maintien par l’établissement d’entités/structures juridiques telles que notamment les succursales, le réseau d’agents, de distributeurs et les bureaux de représentation ;

• les principes directeurs en matière de systèmes, de technologie et de sécurité de l’information ;

• les principes directeurs relatifs aux mécanismes de contrôle interne, qui incluent les fonctions de contrôle interne pour qu’ils soient efficaces et efficients ;

• les principes directeurs en matière de politique de rémunération ;

• les principes directeurs en matière de déontologie, de valeurs d’entreprise et de gestion des conflits d’intérêts ;

• les principes directeurs en matière d’escalade et de sanction visant à assurer que tout comportement non respectueux des règles applicables soit adéquatement poursuivi et sanctionné ;

• les principes directeurs en matière d’administration centrale au Luxembourg, comprenant :

o les moyens humains et matériels que nécessite la mise en œuvre de la structure organisationnelle et opérationnelle ainsi que des stratégies de l’établissement,

o une organisation opérationnelle, administrative, comptable et informatique intègre et respectant les lois et standards applicables,

o les principes directeurs en matière d’externalisation (« outsourcing »), y compris de nature informatique reposant ou non sur une infrastructure de « cloud computing », ainsi que

o les principes directeurs régissant la modification de l’activité (en termes de couverture de marchés et de clientèle, de nouveaux produits et de services) et l’approbation et le maintien d’activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ;

• les principes directeurs en matière de continuité des activités et de gestion de crises ;

• les principes directeurs régissant la nomination et la succession aux organes de surveillance et de gestion et aux fonctions de contrôle interne de l’établissement, ainsi que les procédures régissant l’organe de surveillance en termes de composition, comprenant les aspects de diversité, de responsabilités, d’organisation, de fonctionnement et d’évaluation individuelle et collective de ses membres ;

• la stratégie et les principes directeurs en matière de communication à l’égard de la clientèle et de marketing digital (cf. Internet, média sociaux, applications mobiles, etc.).

14. L’organe de surveillance charge l’organe de gestion de mettre en œuvre les stratégies et principes directeurs par le biais de politiques et de procédures internes écrites (à l’exception des principes directeurs qui régissent la nomination et la succession au sein de l’organe de surveillance et les procédures déterminant son fonctionnement).

15. L’organe de surveillance surveille la mise en œuvre par l’organe de gestion des stratégies et principes directeurs et en est informé. L’organe de surveillance prend, le cas échéant, connaissance des procédures et politiques que l’organe de gestion arrête en vertu de ces stratégies et principes.

16. L’organe de surveillance évalue d’une manière critique, adapte en cas de besoin et réapprouve à des intervalles réguliers, le dispositif de gouvernance interne, comprenant les stratégies clés et principes directeurs et leur mise en œuvre au sein de l’établissement, les mécanismes de contrôle interne et le cadre de prise et de gestion des risques. Ces évaluations et ré-approbations visent à assurer que le dispositif de gouvernance interne continue à répondre aux exigences de la présente circulaire et aux objectifs d’une gestion efficace, saine et prudente des activités.

Ces évaluations et leurs ré-approbations par l’organe de surveillance portent en particulier sur :

• la manière dont l’organe de gestion s’acquitte de ses responsabilités et les performances de ses membres. Dans ce contexte, l’organe de surveillance revoit et évalue d’une manière critique et constructive les actions, propositions, décisions et informations fournies par l’organe de gestion et veille en particulier à ce que l’organe de gestion mette en œuvre de manière prompte et efficace les mesures correctrices requises pour remédier aux problèmes, déficiences et irrégularités relevés par les fonctions de contrôle interne, le réviseur d’entreprises agréé et/ou toutes autorités compétentes ;

• l’adéquation entre les risques encourus, la capacité de l’établissement à gérer ces risques compte tenu des stratégies et principes directeurs précédemment fixés par l’organe de surveillance et la réglementation applicable ;

• les stratégies et principes directeurs en vue de les améliorer et de les adapter aux changements internes et externes, actuels et anticipés, ainsi qu’aux enseignements tirés du passé ;

• l’adéquation de la structure organisationnelle et opérationnelle dont l’organe de surveillance doit avoir une compréhension parfaite. L’organe de surveillance veille à ce que la structure organisationnelle et opérationnelle permette à l’établissement de respecter ses stratégies et principes directeurs tout en maintenant une gestion saine et prudente des activités. L’organe de surveillance doit avoir une compréhension parfaite de la structure organisationnelle de l’établissement, en particulier en termes des entités ou structures juridiques sous-jacentes, de leur raison d’être, des liens et interactions intra-groupe qui les relient ainsi que des risques y liés. Il vérifie que la structure organisationnelle et opérationnelle correspond aux stratégies et principes directeurs, qu’elle permet une gestion saine et prudente des activités qui est exempte d’opacité et de complexité indue, et qu’elle reste justifiée par rapport aux objectifs assignés. Cette exigence s’applique tout particulièrement aux activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ;

• l’efficacité et l’efficience des mécanismes de contrôle interne mis en place par l’organe de gestion.

Les évaluations en question peuvent être préparées par des comités spécialisés. Elles se font notamment sur la base des informations reçues de la part de l’organe de gestion, des rapports de révision émis par le réviseur d’entreprises agréé (rapports sur les comptes annuels, comptes rendus analytiques et, le cas échéant, lettres de recommandations), des rapports financiers et des rapports des fonctions de contrôle interne que l’organe de surveillance est appelé à approuver.

17. Il appartient à l’organe de surveillance de promouvoir une culture interne en matière de gestion des risques et de conformité qui sensibilise le personnel de l’établissement aux impératifs d’une gestion saine et prudente des risques qui favorise une attitude positive à l’égard du contrôle interne et de la conformité et de stimuler le développement d’un dispositif de gouvernance interne qui permet d’atteindre ces objectifs.

18. S’agissant des fonctions de contrôle interne, l’organe de surveillance veille à ce que les travaux de ces fonctions soient exécutés suivant des normes reconnues et dans le cadre de politiques approuvées.

19. L’organe de surveillance veille à consacrer un temps suffisant aux thématiques du risque et de la conformité.

20. Lorsque l’organe de surveillance prend connaissance du fait que le dispositif en matière d’administration centrale ou de gouvernance interne ne permet plus une gestion saine et prudente des activités ou un respect des exigences en matière de protection des fonds définies aux articles 14 et 24-10 de la LSP ou que les risques encourus ne sont ou ne seront plus adéquatement supportés par la capacité de l’établissement à couvrir ces risques, par des fonds propres ou des réserves de liquidités internes, il exige de l’organe de gestion qu’il lui présente sans délai des mesures correctrices et en notifie immédiatement la CSSF. L’obligation de notification à la CSSF s’étend également à toutes les informations qui remettent en cause la qualification ou l’honorabilité d’un membre de l’organe de surveillance et/ou de gestion ou d’un responsable d’une fonction de contrôle interne.