Section 4.2.1 - Responsabilités de l’organe de gestion

Section 4.2.1. Responsabilités de l’organe de gestion 39. L’organe de gestion est responsable de la gestion journalière efficace, saine et prudente des activités et des risques qui leur sont inhérents. Les membres de l’organe de gestion sont responsables conjointement pour cette gestion qui s’exerce dans le respect des stratégies et principes directeurs approuvés par l’organe de surveillance et de la réglementation applicable, en prenant en considération et en préservant les intérêts financiers de l’établissement à long terme, sa solvabilité et ses liquidités. Cette gestion journalière couvre l’ensemble des fonctions, activités et risques de l’établissement.

40. L’organe de gestion met en œuvre à travers des politiques et procédures internes écrites l’ensemble des stratégies et principes directeurs arrêtés par l’organe de surveillance en matière d’administration centrale, de gouvernance interne et de gestion des risques, dans le respect des dispositions légales et réglementaires et après avoir entendu les fonctions de contrôle interne. Les politiques contiennent les mesures détaillées à mettre en œuvre. Les procédures sont les instructions de travail qui régissent cette mise en œuvre. Le terme « procédures » est à prendre au sens large, comprenant l’ensemble des mesures, instructions, limites internes et règles qui régissent l’organisation et le fonctionnement interne.

41. L’organe de gestion veille à ce que l’établissement dispose des mécanismes de contrôle interne, des infrastructures techniques et des ressources humaines nécessaires pour assurer la gestion saine et prudente des activités et des risques qui leur sont inhérents dans le cadre d’un solide dispositif de gouvernance interne conformément à la présente circulaire.

42. En application des principes directeurs en matière de déontologie, de valeurs d’entreprise et de gestion des conflits d’intérêts arrêtés par l’organe de surveillance (cf. section 4.1.1. de la présente circulaire), l’organe de gestion définit un code de conduite interne applicable à tous les membres du personnel. Il veille à son application correcte sur la base de contrôles réguliers effectués par les fonctions de compliance et d’audit interne.

43. L’objectif de ce code de conduite doit être la prévention des risques opérationnels, de sécurité et de réputation dont l’établissement pourrait souffrir du fait d’amendes administratives ou pénales, de mesures restrictives à son encontre ou de litiges juridiques, de la perte de son image de marque ou de la confiance des utilisateurs de services de paiement. Le code de conduite doit rappeler au personnel, aux membres de l’organe de gestion et de l’organe de surveillance le respect de la réglementation applicable, des règles internes, des principes sous tendant un comportement honnête et intègre en fournissant des exemples de comportements et de pratiques professionnelles acceptables et inacceptables ou interdites, y compris dans le domaine de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, ainsi que les mesures de sanction qui découleraient du non-respect de ce cadre.

44. L’organe de gestion veille à ce que toutes les communications et marketing en particulier sous forme digitale (Internet, média sociaux, applications mobiles, etc.) soient conformes avec la stratégie de l’établissement et garantissent une communication claire, compréhensible, sans ambiguïté sur les services de paiement et/ou de monnaie électronique prestés par l’établissement et adapté dans son langage et sa forme à la clientèle visée par l’établissement. Il veille à la revue régulière de ces communications et marketing y inclus des informations publiées sur site Internet de l’établissement afin d’assurer l’utilisation d’un langage et d’une terminologie appropriée, sans ambiguïté et compréhensible par la clientèle visée par l’établissement en référence aux dispositions du présent paragraphe, du paragraphe 45 de la présente circulaire et en référence aux dispositions du titre III « Transparence des conditions et exigences en matière d’informations régissant les services de paiement » de la LSP.

45. L’organe de gestion veille à ce que l’utilisation de toute terminologie apparentée aux services réservés aux établissements de crédit tels que services bancaires, dépôts, banque ou néo- banque, compte bancaire, etc., ou à d’autres établissements (financiers) qui exercent des activités qui ne sont pas couvertes par les agréments d’établissement de paiement ou d’établissement de monnaie électronique, soit proscrite sous toutes ses formes.

46. L’organe de gestion met en œuvre de manière prompte et efficace les mesures correctrices pour remédier aux faiblesses (problèmes, déficiences, irrégularités ou préoccupations) relevées par les fonctions de contrôle interne et le réviseur d’entreprises agréé en prenant en compte les recommandations émises dans ce contexte. Cette manière de procéder est arrêtée dans une procédure écrite que l’organe de surveillance approuve sur proposition de l’organe de gestion et des fonctions de contrôle interne. Suivant cette procédure, les fonctions de contrôle interne classent les différentes faiblesses qu’elles ont identifiées par priorité et fixent, après accord de l’organe de gestion, les délais appropriés endéans lesquels ces faiblesses seront corrigées. L’organe de gestion désigne les unités opérationnelles ou personnes responsables pour la mise en œuvre des mesures correctrices en leur allouant les ressources (budgets, ressources humaines et infrastructure technique) nécessaires à cet effet. Il appartient aux fonctions de contrôle interne de suivre la mise en application des mesures correctrices. Pour tout retard significatif dans la mise en œuvre des mesures correctrices liées au minimum à des faiblesses considérées par les fonctions de contrôle interne comme importantes, l’organe de gestion en informe l’organe de surveillance qui doit accepter les prolongations des délais de mise en œuvre des mesures correctrices.

47. L’établissement met en place une procédure analogue, approuvée par l’organe de surveillance, qui s’applique lorsque la CSSF ou toute autorité compétente demande à l’établissement de prendre des mesures (correctrices). Dans ce cas, tout retard dans la mise en œuvre de ces mesures est à signaler sans délai par l’organe de gestion à l’organe de surveillance et à la CSSF.

48. L’organe de gestion vérifie la mise en application et le respect des politiques et procédures internes. Toute violation des politiques et procédures internes doit entraîner des mesures correctrices promptes et adaptées.

49. L’organe de gestion s'assure régulièrement de la solidité du dispositif en matière d’administration centrale et de gouvernance interne. Il adapte les politiques et procédures internes au regard des changements internes et externes, actuels et anticipés et des enseignements tirés du passé.

50. L’organe de gestion informe au préalable les fonctions de contrôle interne des changements majeurs en matière d’activités ou d’organisation afin de leur permettre de détecter et d’évaluer les risques qui peuvent en résulter. L’organe de gestion veille à ce que le dispositif de gouvernance y inclus le dispositif de contrôle interne reste, eu égard aux changements majeurs d’activités ou d’organisation, complet, fiable, efficace et transparent conformément aux paragraphes 9 et 11 de la présente circulaire.

51. Lorsque l’organe de gestion prend connaissance du fait que le dispositif en matière d’administration centrale et de gouvernance interne ne permet plus une gestion saine et prudente des activités ou un respect des exigences en matière de protection des fonds définies aux articles 14 et 24-10 de la LSP ou que les risques encourus ne sont ou ne seront plus adéquatement supportés par la capacité de l’établissement à couvrir ces risques par des fonds propres ou des réserves de liquidités internes, il en informe l’organe de surveillance et la CSSF en leur fournissant sans délai toute l’information nécessaire pour apprécier la situation et présente à l’organe de surveillance des mesures correctrices. L’obligation de notification à la CSSF porte aussi sur toutes les informations qui remettent en cause la qualification ou l’honorabilité d’un membre de l’organe de surveillance et/ou de gestion ou d’un responsable d’une fonction de contrôle interne.

52. L’organe de gestion désigne parmi ses membres la ou les personnes en charge des fonctions de contrôle interne et, conformément au Règlement CSSF N° 12-02, le responsable du respect des obligations professionnelles en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme. Les établissements informent au préalable la CSSF de toute modification de la composition des membres de l’organe de gestion, conformément aux dispositions légales y applicables et communiquent pour les nominations les documents requis tels que publiés sur le site Internet de la CSSF et/ou les motifs expliquant leur départ, le cas échéant.

53. En référence au paragraphe 11 de la présente circulaire, le dispositif en matière d’administration centrale et de gouvernance interne est élaboré et mis en œuvre de sorte notamment à ce qu’il fonctionne de manière continue. L’organe de gestion représente une fonction permanente essentielle du dispositif de gouvernance interne de l’établissement, il appartient ainsi à l’établissement et à ses organes de surveillance et de gestion d’assurer et de maintenir un dispositif de gouvernance interne conforme aux exigences légales et aux exigences de la présente circulaire et en particulier d’assurer, en cas de départ d’un membre de son organe de gestion, le maintien du principe des 4 yeux.

54. Il appartient à l’organe de gestion de promouvoir, avec l’organe de surveillance et les fonctions de contrôle interne, une culture interne en matière de gestion des risques et de conformité qui sensibilise le personnel de l’établissement aux impératifs d’une gestion saine et prudente des risques qui favorise une attitude positive à l’égard du contrôle interne et de la conformité et qui stimule le développement d’un dispositif de gouvernance interne qui permet d’atteindre ses objectifs.