Section 4.1.4 Outsourcing arrangements relating to the financial and accounting function

financière et comptable 26. Les dispositifs d’externalisation de la fonction financière et comptable ne doivent pas avoir pour conséquence effective un transfert de cette fonction dans son ensemble au(x) prestataire(s) de services. De ce fait, les dispositifs d’externalisation doivent être limités, en principe, aux tâches opérationnelles de cette fonction. Les dispositifs d’externalisation de tâches opérationnelles des fonctions financière et comptable ne doivent pas compromettre la permanence de l’administration centrale de l’Entité concernée.

27. Lors de l’externalisation de tâches opérationnelles de la fonction comptable, les Entités concernées doivent disposer, à la fin de chaque jour, d’un accès inconditionnel et sans restriction à la balance de tous les comptes et de tous les mouvements comptables de la journée, afin de pouvoir fournir ces informations à l’autorité compétente ou tout autre organe, tel que requis par les lois et règlements applicables.

28. Lorsqu’elles utilisent un système comptable situé en dehors du Luxembourg (externalisation de l’hébergement du système comptable) indépendamment ou en relation avec l’externalisation de tâches opérationnelles de la fonction comptable, les Entités concernées doivent disposer, à la fin de chaque jour, de sauvegardes sécurisées de toutes les positions comptables de fin de journée, y compris les positions client, dans un format lisible, afin de garantir l’établissement autonome d’un bilan, d’un compte de profits et pertes et de positions client.

Cette sauvegarde doit être stockée soit dans les locaux de l’Entité concernée dans l’EEE, soit dans les locaux d’une entité du groupe située dans l’EEE, ou encore dans les locaux d’un autre prestataire de services (c’est-à-dire un prestataire de services différent de celui auprès duquel le système comptable est externalisé) situé dans l’EEE. Le système comptable doit permettre de tenir des comptes réguliers conformément au référentiel comptable applicable au Luxembourg, d’établir les comptes statutaires et d’établir les rapports prudentiels à l’intention de l’autorité compétente.

29. Dans le cas d’une externalisation de la production de rapports prudentiels, la personne responsable de la fonction financière et comptable au sein de l’Entité

concernée doit s’assurer que ces rapports représentent fidèlement la situation prudentielle de l’Entité concernée et qu’ils sont établis conformément aux instructions applicables. En outre, cette personne doit être en mesure d’assurer que les comptes annuels de l’Entité concernée sont établis conformément aux lois et règlements comptables applicables 17.

Sous-chapitre 4.2 Cadre de gouvernance