Chapitre 7 - Exigences spécifiques
Circulaire CSSF 20/758 — Administration centrale, gouvernance interne et gestion des risques (entreprises d'investissement) · CSSF 20/758
Chapitre 7. Exigences spécifiques
Sous-chapitre 7.1. Structure organisationnelle et entités juridiques (« Know-your-structure »)
163. La structure organisationnelle, en termes d’entités (structures) juridiques, est appropriée et justifiée par rapport aux stratégies et principes directeurs. Elle est claire et transparente aux yeux de l’ensemble des parties prenantes.
La structure juridique, organisationnelle et opérationnelle doit permettre et promouvoir une gestion efficace, saine et prudente des activités. Elle ne doit pas entraver la bonne gouvernance de l’établissement, en particulier la capacité de l’organe de direction à gérer et à contrôler efficacement les activités (et les risques) de l’établissement et des différentes entités juridiques qui le composent.
La tête de groupe délimite et définit de façon explicite les pouvoirs qu’elle accepte de déléguer aux dirigeants des entités juridiques qui composent le groupe en vue de s’assurer que l’entreprise mère puisse suivre de façon continue leur activité et qu’elle soit impliquée lors de toute opération d’une certaine importance.
164. Les principes directeurs que le conseil d’administration arrête en matière de structure organisationnelle (en termes d’entités juridiques) prévoient en particulier que : • la structure organisationnelle est exempte de toute complexité indue ; • la production et la circulation en temps utile de toutes les informations nécessaires à une gestion saine et prudente de l’établissement et des entités juridiques qui le composent sont garanties ; • tout flux d’information de gestion matérielle entre entités juridiques composant l’établissement est documenté et peut être fourni promptement au conseil d’administration, à la direction autorisée, aux fonctions de contrôle interne ou à la CSSF, à leur demande.
Section 7.1.1. Structures complexes et activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes
165. Les activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes sont des activités qui sont réalisées à travers des entités ou montages juridiques complexes ou dans des territoires qui accusent des déficits en matière de transparence ou qui ne répondent pas aux normes internationales.
166. Les principes directeurs que le conseil d’administration arrête en matière de gouvernance interne prévoient en particulier que les structures complexes et les activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes sont soumises à une analyse approfondie et un suivi continu des risques, en particulier ceux liés à la criminalité financière. Qu’il s’agisse d’activités pour compte propre ou pour compte de clients, l’établissement doit comprendre l’utilité de ces structures et maîtriser les risques accompagnant leur création et leur fonctionnement opérationnel.
Sous-chapitre 7.2. Gestion des conflits d’intérêts
167. La politique en matière de gestion des conflits d’intérêts couvre l’ensemble des conflits d’intérêts, pour des raisons économiques, personnelles, professionnelles ou politiques, qu’ils soient persistants ou liés à un événement unique. Une attention particulière doit être portée aux conflits d’intérêts entre l’établissement et ses parties liées et ses prestataires de services. Cette politique est applicable à tout le personnel ainsi qu’à la direction autorisée et aux membres du conseil d’administration.
168. La politique en matière de gestion des conflits d’intérêts prévoit que tous les conflits d’intérêts actuels et potentiels doivent être détectés, évalués, gérés et atténués ou évités. Lorsque des conflits d’intérêts subsistent, la politique en la matière fixe les procédures à suivre en vue de les rapporter, de les documenter et de les gérer de façon à éviter que l’établissement, ses contreparties et les clients n’en subissent les conséquences injustifiées. La politique et les procédures en question comprennent également la procédure à suivre en cas de non-respect de la politique en question.
169. La politique en matière de gestion des conflits d’intérêts prévoit l’identification des principales sources de conflits d’intérêts - les relations et activités potentiellement concernées ainsi que l’ensemble des parties internes et externes impliquées - auxquels l’établissement ou son personnel et ses représentants sont ou pourraient être confrontés. Elle prend en considération non seulement les situations et événements du présent pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts, mais également le passé récent dans la mesure où les événements en question continuent à avoir un impact potentiel sur l’établissement ou la personne concernée. L’établissement détermine la matérialité des conflits détectés et arrête la manière dont ils doivent être gérés.
170. Afin de minimiser le potentiel de conflits d’intérêts, l’établissement met en place une ségrégation appropriée des tâches et des activités, y compris par le biais d’une gestion des accès à l’information et de dispositifs de type « muraille de Chine » (« Chinese walls »).
171. La politique en matière de gestion des conflits d’intérêts détermine également les procédures de déclaration et d’escalade applicable au sein de l’établissement. Lorsqu’ils sont ou ont été confrontés à un conflit d’intérêts, les membres du personnel en informent leur supérieur hiérarchique promptement et de leur propre initiative. Les membres de la direction autorisée et du conseil d’administration qui sont sujets à un conflit d’intérêts en informent respectivement la direction autorisée ou le conseil d’administration de manière prompte et de leur propre initiative. Les procédures en la matière prévoient que ces membres s’abstiennent de participer aux prises de décision qui leur causent un conflit d’intérêts ou qui les empêchent de décider en toute objectivité et indépendance. 10
172. La détection et la gestion des conflits d’intérêts appartiennent au champ d’intervention des fonctions de contrôle interne.
Section 7.2.1. Exigences spécifiques relatives aux conflits d’intérêts en relation avec des parties liées 173. Les opérations avec des parties liées sont soumises pour approbation au conseil d’administration lorsqu’elles ont ou pourraient avoir, individuellement ou de manière agrégée, une influence significative et défavorable sur le profil de risque de l’établissement.
174. Tout changement matériel relatif à des transactions significatives effectuées avec des parties liées doit être porté à l’attention du conseil d’administration dans les meilleurs délais.
175. Les transactions avec des parties liées doivent être réalisées dans l’intérêt de l’établissement. L’intérêt de l’établissement n’est pas respecté lorsqu’il s’agit en particulier de transactions avec des parties liées qui : • sont réalisées à des conditions moins avantageuses dans le chef de l’établissement que celles qui s’appliqueraient à la même transaction réalisée avec une partie tierce (« at arm’s length », transactions aux conditions de marché) ; • ont pour effet de porter atteinte à la solvabilité, à la situation des liquidités ou aux capacités de gestion des risques de l’établissement sur le plan réglementaire ou interne ; • dépassent les capacités de gestion et de contrôle des risques ou sortent des domaines d’activités habituels de l’établissement ;
10 Cette disposition rejoint celles des articles 441-7 (système moniste) et 442-18 (système dualiste) de la loi du 10 août 1915 concernant les sociétés commerciales, qui disposent que l’administrateur, respectivement le membre du conseil de surveillance ou le membre du directoire qui a un intérêt opposé à celui de la société dans une opération soumise à l’approbation de l’organe concerné, est tenu d’en prévenir l’organe en question et de faire mentionner cette déclaration au procès-verbal de la séance. Il ne peut prendre part à cette délibération.
• sont contraires aux principes d’une gestion saine et prudente dans l’intérêt de l’établissement. 176. Lorsqu’il est tête de groupe, l’établissement veille à prendre en compte d’une manière équilibrée et dans le respect des dispositions légales applicables, les intérêts de toutes les entités juridiques et succursales qui composent le groupe. Ces intérêts sont à apprécier à la lumière de leur contribution aux objectifs et intérêts communs du groupe à long terme.
Sous-chapitre 7.3. Procédure d’approbation des nouveaux produits (« New Product Approval Process »)
177. La procédure d’approbation des nouveaux produits couvre le développement de nouvelles activités en termes de produits, services, marchés, systèmes et processus ou clientèles ainsi que leurs modifications matérielles et les transactions exceptionnelles.
Elle doit garantir que tout nouveau produit reste cohérent avec les principes directeurs établis par le conseil d’administration, avec la stratégie en matière de risque, l’appétit pour le risque de l’établissement et les limites correspondantes.
178. La procédure d’approbation des nouveaux produits définit en particulier les modifications d’activités sujettes à la procédure d’approbation, les aspects à prendre en considération, les principales questions à examiner ainsi que le déroulement de la procédure d’approbation, y compris les responsabilités de toutes les parties concernées.
Les principales questions à examiner incluent notamment la conformité avec la réglementation, la comptabilité, les modèles tarifaires, l’incidence sur le profil de risque, l’adéquation des fonds propres et la rentabilité, l’allocation de ressources adéquates au front office, au back office et au middle office, ainsi que la disponibilité d’outils internes adéquats et de connaissances techniques suffisantes pour comprendre et contrôler les risques afférents.
179. Ainsi, les établissements analysent avec soin tout projet de modification d’activités et s’assurent qu’ils disposent de la capacité à supporter les risques y liés, de l’infrastructure technique et des ressources humaines suffisantes et compétentes pour maîtriser ces activités et les risques qui leur sont associés. Il appartient à l’unité opérationnelle qui demande la modification de ses activités de produire une analyse des risques en la matière. De même, la fonction de contrôle des risques procède à une analyse préalable, objective et complète des risques liés à tout projet de modification d’activités. L’analyse des risques tient compte de différents scénarios et se prononce en particulier sur la capacité de l’établissement à supporter, à gérer et à contrôler les risques inhérents aux activités projetées. Le risque de compliance inhérent à de nouveaux produits fait également l’objet d’une analyse préalable par la fonction compliance.
180. Aucune nouvelle activité ne doit être entreprise avant que l’approbation n’ait été donnée par la direction autorisée, après avoir entendu toutes les parties concernées, et que les moyens mentionnés au point précédent soient disponibles.
181. Les fonctions de contrôle interne peuvent exiger qu’une modification d’activités soit classée comme matérielle et soumise par conséquent à la procédure d’approbation.
Sous-chapitre 7.4. Externalisation (« Outsourcing »)
182. Les externalisations doivent se conformer aux exigences règlementaires de la circulaire CSSF 22/806 relative à l’externalisation.
183. Le recours à l’externalisation ne doit pas aboutir à une situation telle que l’esprit ou la lettre des dispositions légales applicables et de la présente circulaire en matière d’administration centrale, de gouvernance interne et de gestion des risques ne sont plus respectées.
