Chapitre 4 - Conseil d’administration et direction autorisée

Chapitre 4. Conseil d’administration et direction autorisée

Sous-chapitre 4.1. Le conseil d’administration

Section 4.1.1. Responsabilités du conseil d’administration

11. Le conseil d’administration a la responsabilité globale de l’établissement. Il définit, surveille et porte la responsabilité de la mise en place d’un solide dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance et de contrôle interne, qui comprend une organisation interne clairement structurée et des fonctions de contrôle interne indépendantes ayant une autorité, une importance et des ressources appropriées à leurs responsabilités. Le cadre mis en place doit permettre d’assurer la gestion saine et prudente de l’établissement, d’en préserver la continuité et d’en protéger la réputation. A cette fin, le conseil d’administration approuve et arrête par écrit, après avoir entendu la direction autorisée et les responsables des fonctions de contrôle interne, les éléments clés suivants du dispositif en matière d’administration centrale, de gouvernance interne et de gestion des risques : • la stratégie commerciale (modèle d’affaires) de l’établissement dans le respect des intérêts financiers de l’établissement à long terme, de sa solvabilité, de sa situation des liquidités et de son appétit au risque. Le développement et le maintien d’un modèle d’affaires durable exige la prise en compte de tous les risques matériels, y compris les risques environnementaux, sociaux et de gouvernance ; • la stratégie de l’établissement en matière de risques, y compris l’appétit au risque et le cadre global de prise et de gestion des risques de l’établissement ;

• la stratégie de l’établissement en matière de fonds propres et de réserves de liquidités réglementaires et internes ; • une structure organisationnelle et opérationnelle claire et cohérente qui règle en particulier la création et le maintien par l’établissement d’entités (structures) juridiques ; • les principes directeurs en matière de systèmes, de technologie et de sécurité de l’information conformément à la circulaire CSSF 20/750, y compris les dispositifs internes de communication et d’alerte ; • les principes directeurs relatifs aux mécanismes de contrôle interne, qui incluent les fonctions de contrôle interne ; • les principes directeurs en matière de politique de rémunération ; • les principes directeurs en matière de déontologie, de valeurs d’entreprise et de gestion des conflits d’intérêts ; • les principes directeurs en matière d’escalade et de sanctions visant à assurer que tout comportement non respectueux des règles applicables soit adéquatement poursuivi et sanctionné ; • les principes directeurs en matière d’administration centrale au Luxembourg, comprenant : o les moyens humains et matériels que nécessite la mise en œuvre de la structure organisationnelle et opérationnelle ainsi que des stratégies de l’établissement, o une organisation administrative, comptable et informatique intègre et respectant les lois et standards applicables, o les principes directeurs en matière d’externalisation (« outsourcing ») y compris de nature informatique reposant ou non sur une infrastructure de « cloud computing », ainsi que o les principes directeurs régissant la modification de l’activité (en termes de couverture de marchés et de clientèle, de nouveaux produits et de services) et l’approbation et le maintien d’activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ; • les principes directeurs en matière de continuité des activités et de gestion de crises ; et

• les principes directeurs régissant la nomination et la succession au conseil d’administration, à la direction autorisée et aux titulaires de fonctions clés de l’établissement, ainsi que les procédures régissant le conseil d’administration en termes de composition, comprenant les aspects de diversité, de responsabilités, d’organisation, de fonctionnement et d’évaluation individuelle et collective de ses membres. 3 Les aspects de diversité font référence aux caractéristiques des membres de l’organe de direction, y compris leur âge, sexe, origine géographique et parcours éducatif et professionnel. La promotion de la diversité repose sur le principe de non-discrimination et sur des mesures garantissant l’égalité des chances. 12. Le conseil d’administration charge la direction autorisée de mettre en œuvre les stratégies et principes directeurs par le biais de politiques et de procédures internes écrites (à l’exception des principes directeurs qui régissent la nomination et la succession au sein du conseil d’administration et les procédures déterminant son fonctionnement).

13. Le conseil d’administration surveille la mise en œuvre par la direction autorisée des stratégies et principes directeurs et approuve les politiques que la direction autorisée arrête en vertu de ces stratégies et principes.

14. Le conseil d’administration évalue d’une manière critique, adapte en cas de besoin et ré-approuve à des intervalles réguliers et au moins une fois par an, le dispositif de gouvernance interne, comprenant les stratégies clés et principes directeurs et leur implémentation au sein de l’établissement, les mécanismes de contrôle interne et le cadre de prise et de gestion des risques. Ces évaluations et ré-approbations visent à assurer que le dispositif de gouvernance interne continue à répondre aux exigences de la présente circulaire et aux objectifs d’une gestion efficace, saine et prudente des activités.

L’évaluation et la ré-approbation par le conseil d’administration portent en particulier sur :

• l’adéquation entre les risques encourus, la capacité de l’établissement à gérer ces risques et les fonds propres et réserves de liquidités internes et réglementaires, compte tenu des stratégies et principes directeurs fixés par le conseil d’administration et la réglementation applicable, y compris la circulaire CSSF 11/506 ;

3 Dans le respect de la gouvernance d’entreprise, les principes directeurs et procédures applicables aux membres du conseil d’administration sont à soumettre le cas échéant aux actionnaires pour accord.

• les stratégies et principes directeurs en vue de les améliorer et de les adapter aux changements internes et externes, actuels et anticipés, ainsi qu’aux enseignements tirés du passé ; • la manière dont la direction autorisée s’acquitte de ses responsabilités et les performances de ses membres. Dans ce contexte, le conseil d’administration revoit et évalue d’une manière critique et constructive les actions, propositions, décisions de, et informations fournies par, la direction autorisée et veille en particulier à ce que la direction autorisée mette en œuvre de manière prompte et efficace les mesures correctrices requises pour remédier aux problèmes, déficiences et irrégularités relevés par les fonctions de contrôle interne, le réviseur d’entreprises agréé, la CSSF et, le cas échéant, une autre autorité compétente ; • l’adéquation de la structure organisationnelle et opérationnelle. Le conseil d’administration doit avoir une compréhension parfaite de la structure organisationnelle de l’établissement, en particulier en termes des entités (structures) juridiques sous-jacentes, de leur raison d’être, des liens et interactions intra-groupe qui les relient ainsi que des risques y liés. Il vérifie que la structure organisationnelle et opérationnelle correspond aux stratégies et principes directeurs, qu’elle permet une gestion saine et prudente des activités qui est exempte d’opacité et de complexité indue, et qu’elle reste justifiée par rapport aux objectifs assignés. Cette exigence s’applique tout particulièrement aux activités inhabituelles ou potentiellement non transparentes ; • l’efficacité et l’efficience des mécanismes de contrôle interne mis en place par la direction autorisée.

Les évaluations en question peuvent être préparées par les comités spécialisés. Elles se font en particulier sur base des informations reçues de la part de la direction autorisée, des rapports de révision émis par le réviseur d’entreprises agréé (rapports sur les comptes annuels, comptes rendus analytiques et, le cas échéant, « management letters »), des rapports ICAAP/ILAAP et des rapports des fonctions de contrôle interne que le conseil d’administration est appelé à approuver à cette occasion.

15. Il appartient au conseil d’administration de promouvoir une culture interne en matière de risque et de compliance qui sensibilise le personnel de l’établissement aux impératifs d’une gestion saine et prudente des risques et qui favorise une attitude positive à l’égard du contrôle interne et de la compliance, et de stimuler le développement d’un dispositif de gouvernance interne qui permet d’atteindre ces objectifs.

S’agissant des fonctions de contrôle interne, le conseil d’administration veille à ce que les travaux de ces fonctions soient exécutés suivant des normes reconnues et dans le cadre de politiques approuvées.

16. Le conseil d’administration veillera à consacrer un temps suffisant aux thématiques du risque.

17. Lorsque le conseil d’administration prend connaissance que le dispositif en matière d’administration centrale ou de gouvernance interne ne permet plus une gestion saine et prudente des activités ou que les risques encourus ne sont ou ne seront plus adéquatement supportés par la capacité de l’établissement à gérer ces risques, par des fonds propres ou des réserves de liquidités réglementaires ou internes, il exige de la direction autorisée de lui présenter sans délais des mesures correctrices et en notifie immédiatement la CSSF. L’obligation de notification à la CSSF porte aussi sur toutes les informations qui remettent en cause la qualification ou l’honorabilité de membres du conseil d’administration ou de la direction autorisée ou d’un responsable d’une fonction clé.

Section 4.1.2. Composition et qualification du conseil d’administration 18. Les membres du conseil d’administration doivent être suffisants en nombre et présenter dans leur ensemble une composition adéquate qui permet au conseil d’administration de s’acquitter pleinement de toutes ses responsabilités. Le caractère adéquat se réfère en particulier aux qualités professionnelles (connaissances, compétences et expérience adéquates), ainsi qu’aux qualités personnelles des membres du conseil d’administration. Les qualités personnelles sont celles qui leur permettent d’exécuter leur mandat de manière efficace, avec l’engagement, la disponibilité, l’objectivité, le sens critique et l’indépendance d’esprit requis. Par ailleurs, chaque membre doit justifier de son honorabilité professionnelle. Les principes directeurs régissant la nomination et la succession des membres du conseil d’administration expliquent et arrêtent les facultés jugées nécessaires en vue d’assurer une composition et une qualification appropriées du conseil d’administration.

19. Le conseil d’administration doit disposer collectivement de connaissances, compétences et d’une expérience appropriées à la nature, à l’échelle et à la complexité des activités et de l’organisation de l’établissement.

Le conseil d’administration doit avoir collectivement une compréhension parfaite de l’ensemble des activités (et des risques qui leur sont inhérents) ainsi que de l’environnement économique et réglementaire dans lequel évolue l’établissement.

Les membres du conseil d’administration disposent individuellement d’une parfaite compréhension du dispositif de gouvernance interne et de leurs responsabilités au sein de l’établissement. Ils maîtrisent les activités qui sont du ressort de leur domaine d’expertise et disposent d’une bonne compréhension des autres activités significatives de l’établissement.

20. Les membres du conseil d’administration veillent à ce que leurs qualités personnelles leur permettent d’exécuter leur mandat de manière efficace, avec l’engagement, la disponibilité, l’objectivité, le sens critique et l’indépendance d’esprit requis. A ce titre, le conseil d’administration ne peut pas compter parmi ses membres une majorité de personnes qui assument un rôle exécutif au sein de l’établissement (directeurs autorisés ou autres membres du personnel de l’établissement, à l’exception des représentants du personnel élus conformément à la réglementation applicable).

Les membres du conseil d’administration veillent à ce que leur mandat soit et reste compatible avec leurs autres emplois, mandats et intérêts éventuels, en particulier en termes de conflits d’intérêts et de disponibilité. Ils informent le conseil d’administration des mandats qu’ils ont en dehors de l’établissement.

21. Les termes des mandats d’administrateur doivent être fixés de manière à permettre au conseil d’administration d’exercer ses responsabilités de manière continue et efficace. La reconduction de membres existants doit s’orienter en particulier à leurs performances passées. La continuité du fonctionnement du conseil d’administration doit être assurée.

22. Les principes directeurs régissant la nomination et la succession des membres du conseil d’administration prévoient les mesures nécessaires pour que ces membres soient et restent qualifiés tout au long de leur mandat. Ces mesures comprennent une initiation spécifique pour comprendre la structure, le modèle d’affaires, le profil de risque et les dispositifs de gouvernance et ensuite des programmes de formation professionnelle qui permettent aux membres du conseil d’administration de comprendre d’une part, les opérations de l’établissement, leur rôle et d’autre part, de maintenir à jour et d’approfondir leurs compétences.

23. En principe, chaque entreprise d’investissement CRR devrait nommer au moins un membre à son conseil d’administration qui peut être considéré comme « membre indépendant ».

Un membre indépendant du conseil administration ne connaît pas de conflits d’intérêts de nature à altérer sa capacité de jugement, du fait qu’il est, ou a été dans un passé récent, lié par une relation quelconque - professionnelle, familiale ou autre - avec l’établissement, l’actionnaire qui le contrôle ou la direction de l’un ou de l’autre. Pour l’appréciation du caractère d’indépendance, les établissements appliquent les critères de la section 9.3 des EBA/GL/2017/12 telle que reproduite en annexe I.

Les établissements qui sont d’importance significative ou dont les actions sont admises à la négociation sur un marché réglementé veilleront à doter leur conseil d’administration d’un nombre suffisant de membres indépendants, compte tenu de leur organisation ainsi que de la nature, de l’échelle et de la complexité de leurs activités.

Section 4.1.3. Organisation et fonctionnement du conseil d’administration 24. Le conseil d’administration se réunit régulièrement en vue de s’acquitter de manière efficace de ses responsabilités. L’organisation et le fonctionnement du conseil d’administration sont consignés par écrit. Les objectifs et les responsabilités de ses membres sont également documentés par des mandats écrits.

25. Les travaux du conseil d’administration doivent être documentés par écrit. Cette documentation inclut l’agenda et les procès-verbaux des réunions avec les décisions et mesures prises par le conseil d’administration. Les procès- verbaux sont un outil important qui doit aider le conseil d’administration et ses membres à faire le suivi des décisions d’une part, et permettre au conseil d’administration et à ses membres de rendre des comptes aux actionnaires et à la CSSF d’autre part. Ainsi, des points de routine peuvent figurer de façon succincte sous forme de simple décision au procès-verbal d’une réunion, alors que des points importants de l’ordre du jour impliquant des risques pour l’établissement ou débattus contradictoirement doivent être rapportés plus en détail, permettant au lecteur de suivre les débats et d’identifier les positions défendues.

26. Le conseil d’administration évalue régulièrement les procédures régissant son mode de fonctionnement et ses travaux en vue de les améliorer, d’en assurer l’efficacité et de vérifier si les procédures qui lui sont applicables sont respectées dans la pratique. Il veille à ce que tous ses membres aient une vision claire de leurs obligations, leurs responsabilités et de la répartition des tâches au sein du conseil d’administration et des comités spécialisés qui en dépendent.

27. Il appartient au président du conseil d’administration d’en assurer une composition équilibrée, notamment en termes de diversité, de veiller à son bon fonctionnement, de promouvoir au sein du conseil d’administration une culture de discussion informée et contradictoire et de proposer la nomination d’administrateurs indépendants. Le président du conseil d’administration n’exerce pas de fonctions exécutives au sein de l’établissement. Ainsi, les mandats de directeur autorisé et de président du conseil d’administration ne sont pas cumulables, et le président du conseil d’administration ne peut pas être un autre membre du personnel de l’établissement.

Section 4.1.4. Comités spécialisés 28. Le conseil d’administration peut se faire assister par des comités spécialisés dans les domaines notamment de l’audit, des risques, de la compliance, de la rémunération et des nominations ou encore de la gouvernance interne et de la déontologie, en fonction de ses besoins et compte tenu de l’organisation, de la nature, de l’échelle et de la complexité des activités de l’établissement. Les missions des comités spécialisés consistent à fournir au conseil d’administration des appréciations critiques concernant l’organisation et le fonctionnement de l’établissement dans leurs domaines de compétences spécifiques.

29. Les établissements d’importance significative doivent mettre en place un comité d’audit, un comité des risques, un comité de nomination et un comité de rémunération.

30. En application du principe de proportionnalité, les établissements qui ne sont pas d’importance significative peuvent mettre en place des comités dédiés combinant différents domaines de responsabilités, par exemple un comité d’audit et des risques, un comité d’audit et compliance ou encore un comité des risques et de rémunération. Les membres de tels comités combinés doivent posséder, individuellement et collectivement, les connaissances, les compétences et l’expertise nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

31. Sans préjudice d’exigences légales et réglementaires spécifiques en la matière, les membres permanents des comités spécialisés sont, selon le cas, des membres du conseil d’administration qui n’exercent pas de fonction exécutive au sein de l’établissement ou des membres indépendants. Chaque comité est composé d’au moins trois membres dont les connaissances, compétences et expertises sont en adéquation avec les missions du comité. Lorsqu’il existe au sein d’un établissement plusieurs comités spécialisés, l’établissement devrait, dans la mesure où le nombre de membres non-exécutifs et indépendants du conseil d’administration le permet, veiller à ce que les membres des comités respectifs soient différents. L’établissement devrait par ailleurs essayer d’assurer une rotation des présidents et membres des comités, compte tenu de l’expérience, des connaissances et des compétences spécifiques individuelles et collectives requises.

32. Les comités spécialisés sont présidés par un de leurs membres. Ces présidents de comité disposent de connaissances approfondies dans le domaine d’activité du comité qu’ils président et assurent un débat critique et constructif au sein du comité.

33. La CSSF recommande aux établissements d’importance significative que leur comité des risques comporte une majorité de membres indépendants, y compris son président.

34. Les comités spécialisés se réunissent régulièrement, afin de se décharger des tâches et travaux qui leur sont alloués ou encore pour préparer les réunions du conseil d’administration. Ils peuvent, suivant leurs besoins, se faire assister par des experts externes, indépendants de l’établissement, et peuvent associer à leurs travaux le réviseur d’entreprises agréé, les directeurs autorisés, les autres comités spécialisés, les responsables des fonctions de contrôle interne ainsi que d’autres personnes travaillant pour l’établissement, sans que ces personnes ne soient membres et sans qu’elles ne participent aux recommandations du comité.

35. Le conseil d’administration fixe par écrit les missions, la composition et les procédures de travail des comités spécialisés. En vertu de ces procédures, les comités spécialisés reçoivent des rapports réguliers des fonctions de contrôle interne sur l’évolution du profil de risque de l’établissement, les infractions par rapport au cadre réglementaire, à la gouvernance interne et à la gestion des risques ainsi que les préoccupations soulevées par l’intermédiaire du dispositif interne d’alerte et les mesures pour y remédier. Ils doivent pouvoir demander tout document et toute information qu’ils jugent utiles pour l’exercice de leur mission. Les comités documentent les agendas de leurs réunions ainsi que les conclusions et recommandations selon les mêmes principes qu’au point 25. Par ailleurs, les procédures prévoient les conditions dans lesquelles les experts externes fournissent leur assistance et les modalités selon lesquelles d’autres personnes sont associées aux travaux des comités spécialisés.

36. Le conseil d’administration veille à ce que les différents comités interagissent efficacement, communiquent entre eux et avec les fonctions de contrôle interne et le réviseur d’entreprises agréé et rapportent régulièrement au conseil d’administration.

37. Le conseil d’administration ne peut pas déléguer aux comités spécialisés ses pouvoirs et responsabilités en vertu de la présente circulaire. Lorsque le conseil d’administration ne se fait pas assister par des comités spécialisés, les tâches énoncées aux sous-sections 4.1.4.1 et 4.1.4.2 incombent directement au conseil d’administration.

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