Chapitre 1 - : Libre établissement d’une succursale

Chapitre 1. : Libre établissement d’une succursale

Sous-chapitre 1.1. : Obligation de notification Dispositions spécifiques applicables à la SGO : 568. Chaque GFI soumis au chapitre 15 de la Loi 2010 voulant exercer des activités ou prester des services sur le territoire d’un autre Etat membre par le biais d’une succursale sous couvert de la Directive OPCVM doit soumettre à la CSSF une notification contenant les informations mentionnées à l’article 114 de la Loi 2010. Ainsi, la notification doit être accompagnée des informations suivantes : a) l’Etat membre sur le territoire duquel la SGO envisage d’établir une succursale ; b) un programme précisant les activités et les services au sens de l’article 101, paragraphes (2) et (3) de la Loi 2010, envisagés ainsi que la structure de l’organisation de la succursale et comportant une description du processus de gestion des risques mis en place par la SGO. Il comporte également une description des procédures et des modalités arrêtées en matière de traitement des plaintes ainsi que pour fournir des informations, à la demande du public ou des autorités compétentes de l’Etat membre d’origine de l’OPCVM ; c) l’adresse, dans l’Etat membre d’accueil de la SGO, à laquelle les documents peuvent être obtenus ; et d) le nom du (des) dirigeant(s) responsable(s) de la succursale. 569. La description du processus de gestion des risques doit être appropriée et proportionnée à l’activité et/ou aux services réellement prestés au niveau de la succursale dans le pays d’accueil. Elle couvre, si applicable, les services prévus à l’article 101 (3) de la Loi 2010, en l’occurrence la gestion de mandats individualisés. 570. Disposition spécifique applicable au GFIA : chaque GFI agréé en tant que GFIA voulant exercer des activités ou prester des services sur le territoire d’un autre Etat membre par le biais d’une succursale sous couvert de la Directive GFIA doit soumettre à la CSSF une notification contenant les informations mentionnées à l’article 32 de la Loi 2013. Ainsi, la notification doit être accompagnée des informations suivantes : a) l’État membre sur le territoire duquel le GFIA envisage d’y établir une succursale, et/ou de fournir les services visés à l’article 5 (4) de la Loi 2013 ;

Circulaire 18/698 Page 85/102 b) un programme d’activités précisant notamment les services que le GFIA envisage de fournir et/ou identifiant les FIA qu’il compte gérer ; c) la structure organisationnelle de la succursale ; d) l’adresse, dans l’État membre d’origine du FIA, à laquelle des documents peuvent être obtenus ; e) le nom et les coordonnées des personnes chargées de la gestion de la succursale. 571. Le dossier de notification est à établir dans une langue mutuellement acceptable par la CSSF et l’autorité compétente de l’Etat membre d’accueil. 572. La succursale du GFI doit être dotée d’au moins un dirigeant (« Branch Manager » / « Zweigniederlassungsleiter ») localisé dans le pays d’accueil. 573. En ce qui concerne le(s) dirigeant(s) de la succursale, chaque GFI doit inclure dans la notification les éléments d’information suivants et tout autre document éventuellement précisé ultérieurement par la CSSF : • un curriculum vitae récent, signé et daté ; • une copie du passeport/de la carte d’identité ; • une déclaration sur l’honneur telle que téléchargeable sur le site de la CSSF (www.cssf.lu) ; et • un extrait du casier judiciaire récent, si disponible, ou tout autre document comparable. Sous-chapitre 1.2. : Conditions d’exercice 574. Le GFI nomme parmi ses dirigeants une personne responsable du suivi de l’activité de la succursale dont le nom sera communiqué à la CSSF lors de la notification. Cette personne est responsable pour coordonner le flux d'informations entre la (les) succursale(s) et le siège du GFI au Luxembourg. L’identité de cette personne ainsi que celle de toute personne lui succédant dans sa fonction doit être immédiatement notifiée pour agrément à la CSSF. La notification doit être accompagnée des éléments visés au point 573 ci-avant. 575. Le GFI doit conserver un niveau de substance suffisant au sein du siège luxembourgeois, en accord avec les dispositions visées aux chapitres 4., 5. et 6. de la partie II. de la présente circulaire afin d’effectuer un suivi adéquat de l’activité de la ou des succursale(s). 576. Les fonctions de compliance, de gestion des risques et d’audit interne doivent couvrir les activités réalisées dans la ou les succursale(s). 577. Il n’est généralement pas permis à un GFI qui a une ou plusieurs succursales de recourir à un expert externe spécialisé en matière d’audit interne, ni de déléguer l’exécution de la fonction de compliance. Toutefois, la CSSF peut déroger sur base d’une justification adéquate au principe général mentionné ci-avant, pour autant que l’importance et la nature des activités réalisées par la succursale ainsi que la taille de la succursale le justifient, dans le respect des dispositions visées aux sections 5.3.2. et 5.3.3. de la présente circulaire. 578. Le GFI est tenu d’informer la CSSF des modifications affectant la succursale en accord avec les dispositions prévues respectivement à l’article 18 (4) de la Directive OPCVM et à l’article 33 (6) de la Directive GFIA. 579. Le GFI doit informer spontanément la CSSF en cas de changement affectant l’organisation de la succursale ou de toute modification substantielle affectant les effectifs de personnel employé dans la succursale, ainsi que la nature et les volumes d’activités réalisés depuis la succursale. 580. Les instances dirigeantes du GFI sont tenues d’établir annuellement un rapport écrit décrivant notamment les activités réalisées au sein de chaque succursale durant la période, y compris leur répartition géographique, et comportant une appréciation de la situation financière de la succursale. Le rapport décrit l’organisation mise en œuvre au sein des succursales pour lutter contre le

Circulaire 18/698 Page 86/102 blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, ainsi que les vérifications effectuées et leurs conclusions quant à la conformité de chaque succursale aux obligations luxembourgeoises de LBC/FT. En cas de non-conformité, le rapport donne des explications sur leurs raisons d’être et les actions entreprises pour y remédier ainsi que les délais y relatifs. Le rapport précise si des politiques et procédures ont été mises en œuvre à l’échelle du groupe, si le GFI constitue lui-même un groupe ou fait partie d’un groupe, conformément aux dispositions de l’article 4-1 de la Loi LBC/FT. Ce document doit parvenir à la CSSF dans les cinq mois suivant la clôture de l’exercice social du GFI. 581. Il est rappelé qu’en application de la circulaire CSSF 10/467, le GFI ayant une ou plusieurs succursales est tenu de communiquer non seulement les tableaux périodiques dans la version comptable « L » (chiffres du siège établi au Luxembourg uniquement), mais également les versions « N » (chiffres globaux incluant les chiffres du siège et de toutes les succursales), et « S » (chiffres de chaque succursale prise individuellement). 582. Les succursales sont également englobées par le réviseur d’entreprises agrée dans le contrôle des comptes annuels du GFI.