Chapitre 6 - : Dispositions organisationnelles spécifiques

Chapitre 6. : Dispositions organisationnelles spécifiques 407. Le présent chapitre décrit les dispositions organisationnelles spécifiques à mettre en place par le GFI dans l’exercice des fonctions incluses dans l’activité de gestion collective de portefeuille telles que définies à l’annexe II de la Loi 2010, respectivement les fonctions incluses dans l'annexe I de la Loi 2013. 408. En vue de mener ses activités de manière plus efficace, chaque GFI peut être autorisé à déléguer à des tiers l’exercice, pour son propre compte, d’une ou de plusieurs de ses fonctions, dans le respect des dispositions prévues à l’article 110 de la Loi 2010 pour la SGO et dans le respect des dispositions prévues à l’article 18 de la Loi 2013 et aux articles 75 à 82 du Règlement Délégué 231/2013 pour le GFIA. Le sous-chapitre 6.1. donne des précisions concernant les limites à l’étendue de la délégation. 409. Le sous-chapitre 6.2. fixe le cadre général à respecter en cas de délégation de fonctions de gestion d’OPC. 410. Les sous-chapitres 6.3. à 6.6. précisent les dispositions organisationnelles spécifiques à mettre en place pour chaque fonction de gestion d’OPC, en distinguant les dispositions applicables lorsque la fonction en question est réalisée en interne ou lorsqu’elle est déléguée. Sous-chapitre 6.1. : Limites de l’étendue de la délégation 411. Parmi les activités qu’un GFI peut, en principe, déléguer, il convient de mentionner, les tâches suivantes : • les fonctions incluses dans l’activité de gestion collective de portefeuille telles que définies à l’annexe II de la Loi 2010, respectivement les fonctions incluses dans l'annexe I de la Loi 2013, dans les limites décrites aux points 417 et 418 ci-dessous ;

Circulaire 18/698 Page 64/102 • la gestion des risques dans la limite décrite à la sous-section 5.3.1.6. de la présente circulaire ; • la fonction d’évaluation, dans les conditions décrites à la section 6.6.3. de la présente circulaire ; • le traitement des plaintes, dans les conditions décrites à la section 5.5.5. de la présente circulaire ; • la gestion discrétionnaire et les services auxiliaires visés à l’article 101 (3) a) de la Loi 2010 et à l’article 5 (4) de la Loi 2013 dans le respect des dispositions applicables de la Réglementation MiFID II. 412. Le GFI peut, en outre, être autorisé à déléguer l’exécution des fonctions et activités suivantes : • la fonction de compliance, dans les limites décrites à la section 5.3.2. de la présente circulaire ; • la fonction d’audit interne, dans les limites décrites à la section 5.3.3. de la présente circulaire ; • l’exploitation du système IT dans les conditions décrites à la section 5.1.2. de la présente circulaire ; et • la fonction comptable du GFI, dans les conditions décrites à la section 5.1.3. de la présente circulaire. 413. Toute délégation d'une ampleur telle que le GFI ne pourrait plus être considéré, en substance, comme étant le GFI et qu’il serait transformé en boîte aux lettres, doit être considérée comme contrevenant aux conditions que le GFI est tenu de respecter pour obtenir et conserver son agrément. 414. La notion de boîte aux lettres est notamment appréciée à la lumière de la taille des équipes dédiées à l’exercice des fonctions-clé, laquelle doit être appropriée compte tenu des volumes sous gestion, de la complexité et du nombre d’OPC gérés par le GFI. En tout état de cause, celle-ci ne peut pas être inférieure à trois ETP, conformément au point 123 de la présente circulaire. 415. L’article 82 du Règlement Délégué 231/2013 définit la notion de société boîte aux lettres pour le GFIA. 416. Le fait que le GFI ait délégué des fonctions à des tiers n’a pas d’incidence sur la responsabilité du GFI. 417. Parmi les activités qui ne peuvent pas être déléguées et qui doivent donc être assurées par un GFI, il convient de mentionner, entre autres, les tâches suivantes : • la détermination, pour chaque OPC n’ayant pas pris la forme sociétaire, de la politique générale d’investissement ; • la fixation, le cas échéant ensemble avec l’organe de direction/organe directeur de l’OPC ayant pris la forme sociétaire, du profil de risque de chaque OPC géré ; • l’interprétation des analyses de la gestion des risques, y compris les mesures de correction qui s’imposent, le cas échéant ; • la mise en place et le suivi d’une politique de gestion des conflits d’intérêts ; • la mise en place et le suivi d’une politique de meilleure exécution ; • en l’absence d’un cours représentatif, l’assurance que l’organe de direction/organe directeur de l’OPC a pris une décision relative à la détermination d’une valeur probable de réalisation estimée avec prudence et bonne foi respectivement donner à l’organe de direction/organe directeur de l’OPC le support nécessaire pour ce type de décision ; • la décision quant au choix des délégataires à retenir ; • le suivi et le contrôle des fonctions déléguées. 418. Disposition spécifique applicable au GFIA : en accord avec l’article 17 (10) de la Loi 2013, le GFIA doit également s’assurer de l’évaluation correcte des actifs du FIA ainsi que du calcul et de la publication de la valeur nette d’inventaire du FIA.

Circulaire 18/698 Page 65/102 419. Recommandation spécifique applicable à la SGO : il est recommandé à la SGO d’appliquer les dispositions du point 418 ci-avant. Sous-chapitre 6.2. : Encadrement de la délégation 420. Dans le cas où un GFI délègue une ou plusieurs des fonctions citées aux points 411 et 412 ci-dessus, y compris à des entités faisant partie du groupe auquel appartient le GFI, les dispositions du présent sous-chapitre s’appliquent. 421. Les dispositions du présent sous-chapitre sont également applicables au cas où le GFI a procédé à une délégation d’une ou plusieurs fonctions incluses dans l’activité de gestion collective de portefeuille telles que définies à l’annexe II de la Loi 2010, respectivement les fonctions incluses dans l'annexe I de la Loi 2013, y compris sur base transfrontalière ainsi qu’en cas de gestion d’OPC non réglementés. 422. Les exigences s’appliquant à la délégation de l’exercice de fonctions pour le compte du GFI doivent s’appliquer mutatis mutandis lorsque le délégataire sous-délègue des fonctions qui lui ont été déléguées, ainsi que pour tout niveau ultérieur de sous-délégation. Ainsi, les conditions liées à une sous-délégation sont soumises aux mêmes exigences que celles citées au présent sous-chapitre. Concrètement, cela signifie que le GFI doit s’assurer que son délégataire respecte à son tour les dispositions prévues au présent sous-chapitre. Le GFI doit en outre également informer la CSSF au préalable si le délégataire procède à une sous-délégation partielle ou intégrale de son activité. 423. Disposition spécifique applicable au GFIA : plus particulièrement, le GFIA doit respecter les conditions applicables en matière de sous-délégation telles que définies à l’article 18 (4), (5) et (6) de la Loi 2013 ainsi qu’à l’article 81 du Règlement Délégué 231/2013. En particulier, le GFIA doit donner son accord préalable à la sous-délégation. Section 6.2.1. : Obligation de notifications à la CSSF 424. En application de l’article 110 (1) a) de la Loi 2010 et de l’article 18 (1) de la Loi 2013, la CSSF doit être notifiée au préalable de l’intention du GFI de déléguer l’une ou plusieurs des fonctions suivantes : gestion de portefeuille, gestion des risques, administration d’OPC et évaluation. 425. A cet effet, le GFI doit soumettre au préalable à la CSSF une mise à jour du programme d’activités visé au chapitre 9 de la présente circulaire, détaillant les fonctions qu’il se propose de déléguer, l’identité des entités auxquelles les fonctions seront déléguées ainsi que leur pays d’établissement et, le cas échéant, le nom de l’autorité de surveillance de ces entités. Le GFI est tenu de soumettre annuellement à la CSSF un relevé de l’ensemble de ses délégataires des fonctions visées au point 407 ainsi que, le cas échéant, de la fonction d’évaluation. Ce relevé est à fournir dans les cinq mois suivant la clôture de l’exercice social du GFI. 426. Le dossier devra en outre inclure les procédures dont dispose le GFI afin de contrôler les activités des entreprises auxquelles les fonctions ont été déléguées. Ce descriptif doit contenir tous les éléments nécessaires afin de permettre à la CSSF de vérifier que les conditions de la délégation seront effectivement remplies. 427. La CSSF se réserve le droit de demander à tout moment la documentation relative aux due diligences réalisées lors de la sélection du délégataire. 428. En cas de changement de délégataire ou lorsque le GFI souhaite exécuter lui-même une ou plusieurs fonctions ou activités auparavant déléguées sans préjudice du respect des articles 110 (1) f) de la Loi 2010 et de l’article 18 (f) de la Loi 2013, le GFI doit informer au préalable la CSSF pour agrément, et ainsi soumettre son programme d’activités actualisé. Dispositions spécifiques applicables au GFIA : 429. Pour chaque FIA de l’Union européenne qu’il gère et pour chaque FIA qu’il commercialise dans l’Union européenne, le GFI doit, entre autres, mettre à la disposition des investisseurs du FIA, avant qu’il n’investisse dans ce FIA, conformément au règlement de gestion ou aux documents constitutifs

Circulaire 18/698 Page 66/102 du FIA, une description de toute fonction de gestion visée à l’annexe I de la Loi 2013 déléguée par le GFI et de toute fonction de garde déléguée par le dépositaire, l’identification du délégataire et tout conflit d’intérêts susceptible de découler de ces délégations. 430. En accord avec les dispositions visées à l’article 76 du Règlement Délégué 231/2013, le GFIA doit communiquer les raisons objectives qui motivent la délégation, y compris lorsque le délégataire fait partie du groupe auquel appartient le GFIA. Dispositions spécifiques applicables à la SGO : 431. Les prospectus de l’OPCVM précisent les fonctions que le GFI a été autorisé à déléguer. 432. Il est recommandé à la SGO de mentionner l’information visée au point 430 dans la notification à la CSSF. Section 6.2.2. : Obligation d’établir un contrat 433. Un contrat écrit doit être conclu entre le GFI et le délégataire. 434. Conformément à l’article 110 (1) f) de la Loi 2010 et à l’article 18 (f) de la Loi 2013, le mandat ne doit pas empêcher les personnes qui dirigent le GFI de donner à tout moment des instructions supplémentaires à l’entreprise à laquelle des fonctions sont déléguées ni de lui retirer le mandat avec effet immédiat lorsque l’intérêt des investisseurs le justifie. La rédaction des contrats devra tenir compte de ces impératifs et en préciser les modalités. 435. Le contrat doit définir clairement les droits et obligations de chacune des parties. 436. Le contrat entre le GFI et le délégataire prévoit un droit d’accès du GFI à la documentation relative aux opérations effectuées par le délégataire ainsi qu’aux données relatives aux OPC, sur simple demande, même électronique. Le délégataire pourra rejeter la demande si celle-ci le conduisait à agir en violation de la législation applicable dans le pays d’établissement du délégataire. 437. En outre, le contrat prévoit un droit pour le GFI de procéder à une visite sur site suivant une fréquence et des modalités à préciser dans le contrat, aux fins de la réalisation de ses activités de due diligence et de suivi continu conformément à la section 6.2.3., en particulier le suivi de l’agent teneur de registre en ce qui concerne la LBC/FT. Le délégataire pourra rejeter la demande si celle-ci le conduisait à agir en violation de la législation applicable dans le pays d’établissement du délégataire. 438. Le mandat ne doit pas entraver le bon exercice de la surveillance dont le GFI fait l’objet ; en particulier, il ne doit pas empêcher le GFI d’agir, ni l’OPC d’être géré, au mieux des intérêts des investisseurs. 439. A cet égard, la délégation doit notamment être structurée de manière à ce que le respect des règles de conduite énoncées aux articles 111 de la Loi 2010 et des autres conditions d’exercice visées à l’article 11 de la Loi 2013, telles que précisées à la section 5.5.8. (« Règles de conduite ») ci-avant, soit assuré et puisse être contrôlé à tout moment. 440. Le GFI et le délégataire établissent, mettent en place et gardent opérationnel un plan de continuité permettant le rétablissement de l'activité après un sinistre ou tout autre évènement exceptionnel, et prévoyant un contrôle régulier des capacités de sauvegarde, dans tous les cas où cela apparaît nécessaire eu égard à la nature de la tâche ou la fonction déléguée. Section 6.2.3. : Due diligences initiales et suivi continu des délégataires Sous-section 6.2.3.1. : Principes généraux 441. Tout recours à un délégataire au sens du point 1er (9) de la présente circulaire doit être précédé d’une « due diligence initiale » écrite, réalisée par le GFI sur le tiers. 442. En application de l’article 110 (1) f), g) h) de la Loi 2010 et de l’article 18 (1) f) de la Loi 2013, le GFI doit être en mesure de suivre de manière efficace et de contrôler effectivement à tout moment la

Circulaire 18/698 Page 67/102 tâche déléguée. Ainsi, après avoir reçu mandat, tout délégataire doit faire l’objet d’un suivi continu adéquat par le GFI. Sous-section 6.2.3.2. : Etablissement d’une procédure d’encadrement de la délégation 443. Chaque GFI doit définir et mettre en œuvre une procédure couvrant tous les aspects de la délégation. 444. La procédure doit notamment décrire le processus de sélection et de changement d’un délégataire. 445. Chaque GFI doit mettre en place des procédures et dispositifs lui permettant de s’assurer que l'(es) activité(s) déléguée(s) s’effectue(nt) en conformité avec les dispositions légales et réglementaires en vigueur. 446. La procédure retient les modalités d’exécution des due diligences initiales et périodiques réalisées par le GFI sur l’ensemble de ses délégataires et les exigences applicables en cas de sous-délégation, telles que décrites aux points 422 et 423. 447. La procédure décrit les mesures permettant aux personnes qui dirigent le GFI ainsi qu’à son personnel exécutant de contrôler effectivement en permanence l’activité de l’entreprise à laquelle le mandat est donné, afin d’assurer un suivi de l’exécution et de la qualité des activités comme si celles-ci étaient réalisées en interne. La procédure fixe les exigences de reporting auxquelles sont soumis les délégataires. La rédaction du contrat visé à la section 6.2.2. ci-avant doit tenir compte de ces obligations. 448. La procédure doit notamment déterminer la nature, l’étendue et la fréquence des due diligences périodiques à réaliser sur les délégataires compte tenu d’une approche fondée sur les risques. Dans son évaluation des risques, le GFI tient compte non seulement des risques encourus par chaque délégation mais aussi du nombre de délégataires auquel il a recours. 449. Le GFI doit mettre en place un plan de réalisation des due diligences périodiques sur ses délégataires pour une période pluriannuelle (en principe trois ans). Ce plan doit être mis à jour compte tenu de l’approche fondée sur les risques déterminée par le GFI et sous réserve de l’application du principe de proportionnalité dont le GFI peut se prévaloir pour augmenter ou réduire cette fréquence de mise à jour. 450. La procédure décrit en outre les mesures d’intervention par paliers (escalation) et les modalités de prise de décision en matière de délégation. 451. Le suivi des activités déléguées à un tiers ne peut en aucun cas être délégué. Ainsi, le GFI doit disposer au Luxembourg d’un personnel suffisant en nombre et qualifié pour effectuer un suivi adéquat des activités déléguées, compte tenu des risques découlant de la (les) délégation(s) identifiés par le GFI et du nombre de délégataires. La procédure doit identifier quels sont les services ou membres du personnel du GFI en charge du suivi continu des délégataires. 452. Le GFI peut tenir compte lors de la mise en place de son dispositif de contrôle de compétences transversales ou spécifiques existant au sein du groupe auquel il appartient. Dans ce cas, le GFI doit participer au processus de sélection des délégataires et de maintien de la relation de délégation. Le GFI doit notamment veiller à avoir accès aux documents obtenus lors des due diligences initiales et des opérations de suivi continu. 453. La procédure doit décrire les mesures permettant au GFI, en cas de retrait du mandat, d’assurer la continuité des opérations. 454. Le GFI doit en outre s’assurer que la protection des données est garantie en permanence. Sous-section 6.2.3.3. : Précisions sur la due diligence initiale 455. Lors de la réalisation de la due diligence initiale, le GFI doit, entre autres, identifier et évaluer tous les risques découlant de la délégation, notamment les risques opérationnels, financiers, légaux et de réputation, en vue de les gérer adéquatement, conformément à la politique de gestion des risques du GFI.

Circulaire 18/698 Page 68/102 456. La due diligence initiale doit permettre au GFI de s’assurer que l’entreprise à laquelle des fonctions seront déléguées est qualifiée et capable d’exercer les fonctions en question, selon la nature des fonctions déléguées, dans le respect des obligations légales et réglementaires ainsi que contractuelles. 457. La due diligence initiale doit en outre permettre au GFI de s’assurer de la capacité du délégataire à fournir les informations nécessaires à l’exercice de ses obligations de suivi continu. Lors de sa due diligence initiale, le GFI doit apprécier sa capacité à assurer un suivi continu du délégataire adapté, compte tenu des risques identifiés et des spécificités du délégataire. Ainsi, par exemple, la localisation géographique du délégataire ne doit, en principe, pas être un frein à la réalisation de visites sur site régulières. 458. Le GFI doit, entre autres, analyser la structure organisationnelle du délégataire. Il doit vérifier que le délégataire a pris les mesures appropriées pour se conformer notamment aux exigences en matière d’organisation, de conflits d’intérêts, de règles de conduite énoncées dans le Règlement 10-4 ainsi que des autres conditions d’exercices visées dans le Règlement Délégué 231/2013. L’exigence précitée s’applique aussi en cas de délégation partielle d’une ou de plusieurs fonctions. Le GFI devra également contrôler de manière effective le respect desdites exigences par le tiers. 459. Outre les autorisations qui peuvent être requises par les réglementations applicables, les entités auxquelles des fonctions sont déléguées doivent rapporter la preuve de l’adéquation de leurs ressources humaines et techniques au regard des fonctions déléguées. 460. Dans leur évaluation des risques découlant de la délégation, telle que visée au point 448 ci-avant, et en vue d’apprécier la qualité du délégataire envisagé, le GFI doit prendre en compte tout critère pertinent, dont notamment les éléments figurant dans la liste suivante (liste non exhaustive) : • la juridiction dans laquelle est localisé le délégataire ; • le caractère réglementé et/ou supervisé par une autorité de surveillance ; • le cas échéant, la nature des autorisations obtenues par le délégataire ; • le cas échéant, l’existence de sanctions infligées par une autorité de surveillance ; • la réputation du délégataire ; • la structure d’actionnariat du délégataire ; • la structure de gouvernance du délégataire ; • la structure organisationnelle du délégataire ; • l’organisation des fonctions de contrôle au sein du délégataire (compliance, audit interne, contrôle des risques) ; • les compétences et capacités du délégataire ; • sa situation financière via par exemple la revue des comptes annuels et de l’opinion émise par le réviseur d’entreprises ou équivalent ; • l’absence de soupçon de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme ; • la qualité des systèmes informatiques du délégataire ; • le plan de continuité opérationnelle et du plan de recouvrement des opérations du délégataire (« BCP/DRP ») ; • les mesures mises en place par le délégataire pour garantir la protection des données, notamment lorsque celui-ci est situé hors du Luxembourg ; • le risque de conflits d’intérêts entre le GFI et son délégataire et la gestion de ces risques ; • la revue des plaintes et réclamations reçues par le délégataire ; • l’existence de sous-délégation par le délégataire et les mesures de suivi continu par le délégataire de ses propres délégataires ; • la capacité du délégataire à fournir des rapports et des indicateurs-clés de performance suffisants et pertinents aux fins du contrôle continu exercé par le GFI.

Circulaire 18/698 Page 69/102 461. La due diligence initiale comprend une analyse critique écrite portant au moins sur les éléments mentionnés au point 460 ci-avant et sur tout élément jugé pertinent, compte tenu de la nature de la fonction déléguée notamment. A cet effet, le GFI doit veiller à appliquer les dispositions spécifiques visées aux sous-chapitres 6.3. à 6.6. de la présente circulaire. 462. Chaque due diligence doit être formalisée dans un rapport écrit comprenant au moins : • la description des mesures de due diligence réalisées en accord avec l’approche fondée sur les risques telle que visée au point 448 ci-avant, comme par exemple la soumission d’un questionnaire initial, ainsi que l’analyse dudit questionnaire et de la documentation y liée ; l’analyse de tout rapport pertinent, comme par exemple les rapports sur le fonctionnement des contrôles pertinents, rapports d’audit... ; la revue des politiques et procédures pertinentes en place au sein du délégataire ; des entretiens (via téléphone ou sur site) avec les personnes responsables au sein du délégataire, formalisés dans un procès-verbal ; des contrôles, le cas échéant, dans les locaux du délégataire lors d’une visite sur site… ; • la description et l’analyse critique des observations constatées ; • les résultats de l’analyse des informations et documents obtenus lors des opérations de due diligence ; • le cas échéant, les mesures d’intervention par paliers (escalation) réalisées ; • les conclusions retenues puis validées, datées et signées par toute instance du GFI habilitée quant à la décision de déléguer ou de refuser la délégation en question, tel que défini dans la procédure visée à la sous-section 6.2.3.2. En cas de décision d’effectuer la délégation, les conclusions statuent notamment sur la fréquence et la nature des due diligences périodiques subséquentes à réaliser. Le rapport de due diligences doit être examiné par le comité d’approbation du GFI visé à la section 5.5.3. qui doit statuer en dernier ressort. 463. La due diligence initiale doit être finalisée, datée et signée préalablement à l’entrée en vigueur du contrat avec le délégataire visé à la section 6.2.2. ci-avant. 464. Les travaux de due diligence initiale doivent être documentés et conservés au siège du GFI. 465. Les travaux de due diligence initiale doivent être disponibles à la demande de la CSSF et transmis sans délais. Sous-section 6.2.3.4. : Précisions sur le suivi continu 466. Le suivi continu des délégataires doit permettre au GFI : • de s’assurer que les prestations réalisées par le délégataire sont continuellement en conformité, non seulement avec les dispositions légales et réglementaires mais aussi contractuelles, et qu’elles présentent un niveau de qualité satisfaisant ; • d’apprécier dans la durée l’adéquation de la structure organisationnelle et des procédures du délégataire par rapport à l’activité déléguée et de déterminer si le délégataire est qualifié et capable d’exercer les fonctions en question ; • de réévaluer régulièrement les risques découlant de chaque délégation en vue de les gérer de façon adéquate. 467. Ce suivi continu repose : • d’une part sur la réalisation de due diligences périodiques ; • d’autre part sur la mise en œuvre d’une procédure de contrôle continu des activités déléguées. Due diligence périodique

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