Chapitre 4 - : Les organes du GFI

Chapitre 4. : Les organes du GFI

Sous-chapitre 4.1. : Les membres de l’organe directeur ou de l’organe de direction 58. Le présent sous-chapitre est applicable aux membres de l’organe directeur ou de l’organe de direction. Lorsqu’une personne morale est nommée membre de l’organe directeur ou de l’organe de direction, le présent sous-chapitre s’applique au représentant permanent de la personne morale. Le conseil de surveillance devra également respecter les dispositions visées au présent sous-chapitre. Section 4.1.1. : Exigences numériques 59. Les membres de l’organe de direction/organe directeur doivent être au minimum au nombre de trois. Toutefois, dans le cas d'une structure dualiste dans laquelle sont séparées les fonctions de surveillance et de gestion, le conseil de surveillance doit être composé au minimum de trois membres et le directoire doit être composé au minimum de deux membres. Section 4.1.2. : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité et de composition de l’organe de direction/organe directeur 60. Les membres de l’organe de direction/organe directeur doivent disposer de compétences et d’une expérience professionnelle suffisantes eu égard au(x) type(s) d’OPC concerné(s) et aux stratégies d’investissement des OPC gérés, en particulier les stratégies visées à l’annexe IV du Règlement Délégué 231/2013 pour lesquelles le GFIA est autorisé, le cas échéant.

Circulaire 18/698 Page 17/102 61. Quant à l’expérience suffisante, les membres de l’organe de direction/organe directeur doivent disposer d’une expérience professionnelle adéquate, par exemple par le fait d’avoir déjà exercé des activités analogues à un niveau élevé de responsabilité et d’autonomie. 62. Chaque membre de l’organe de direction/organe directeur doit justifier de son honorabilité professionnelle. 63. Les membres de l’organe de direction/organe directeur doivent présenter dans leur ensemble une composition adéquate qui permet à l’organe de direction/organe directeur de s'acquitter pleinement de toutes ses responsabilités. Le caractère adéquat se réfère en particulier aux compétences professionnelles (connaissances, compréhension et expérience) ainsi qu’aux qualités personnelles des membres de l’organe de direction/organe directeur. Ainsi, l’organe de direction/organe directeur, en tant qu’organe collectif, doit avoir une compréhension parfaite de l’ensemble des activités, des risques encourus par le GFI et les OPC gérés, ainsi que de l’environnement économique et réglementaire dans lequel évolue le GFI. Les membres de l’organe de direction/organe directeur disposent individuellement d’une parfaite compréhension du dispositif de gouvernance interne et de leurs responsabilités au sein du GFI. 64. Les membres de l’organe de direction/organe directeur veillent à ce que leurs qualités personnelles leur permettent d’exécuter leur mandat de membre de l’organe de direction/organe directeur de manière efficace, avec l’engagement, la disponibilité, l’objectivité, le sens critique et l’indépendance requis. A ce titre, l’organe de direction/organe directeur ne peut pas compter parmi ses membres une majorité de personnes qui assure un rôle exécutif au sein du GFI (dirigeants ou autres employés du GFI, à l’exception des représentants du personnel) sauf justification adéquate. 65. En outre, dans le cas de la gestion d’OPC ayant adopté la forme sociétaire, il est recommandé que l’organe de direction/organe directeur du GFI et celui de l’OPC en question ne soient pas composés majoritairement des mêmes personnes. 66. Au cas où un membre de l’organe de direction/organe directeur fait partie des instances dirigeantes du GFI, il peut cumuler son mandat de membre de l’organe de direction/organe directeur avec les rôles de « Compliance Officer », de responsable du contrôle du respect des obligations professionnelles en matière de LBC/FT ou de responsable de la gestion des risques. Au cas où un membre de l’organe de direction/organe directeur fait partie des instances dirigeantes du GFI, il peut cumuler son mandat de membre de l’organe de direction/organe directeur avec le rôle de responsable de l’audit interne, dans le respect de la disposition visée au point 97 ci-après. Section 4.1.3. : Conditions d’exercice de multiples mandats 67. Les membres de l’organe de direction/organe directeur veillent à ce que leur mandat soit et reste compatible avec leurs autres occupations professionnelles. Ils informent l’organe de direction/organe directeur des mandats qu’ils ont en dehors du GFI. Le GFI doit alors identifier les conflits d’intérêts pouvant résulter de cette organisation et s’efforcer de les écarter suivant les procédures prévues dans la politique de gestion des conflits d’intérêts du GFI. 68. Par ailleurs, chaque membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI doit consacrer à ses fonctions le temps et l’attention requis. Par conséquent, chacun d’entre eux doit veiller à limiter le nombre de ses autres engagements professionnels dans la mesure nécessaire pour pouvoir s’acquitter correctement de ses tâches. Par mandat, il convient d’entendre tout rôle en tant que membre d’un organe directeur/organe de direction ou d’une fonction de surveillance ou des instances dirigeantes, dans des entités réglementées ou non. Les mandats pour lesquels une demande d’autorisation introduite auprès d’une autorité de surveillance est en cours d’analyse sont également à inclure. 69. Il en résulte que chaque candidat à un poste de membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI doit veiller au respect des limites suivantes : a) le nombre d’heures consacrées à ses engagements professionnels ne doit pas excéder 1920 heures par an, et

Circulaire 18/698 Page 18/102 b) le nombre de mandats dans des entités réglementées et dans des sociétés opérationnelles ne doit pas excéder 20 mandats. 70. Aux fins de la détermination du nombre de mandats exercé visé au point 69 b) ci-avant, la CSSF peut considérer l’ensemble des mandats détenus au sein d’entités entrant dans la structuration de certains OPC gérés (comme par exemple les mandats exercés dans des special purpose vehicles détenus par l’OPC et dans l’OPC lui-même) ou encore des mandats dans des OPC ayant le même initiateur ou des mandats dans des entités appartenant au même groupe et qui sont soumises à une surveillance par une autorité (comme par exemple des GFI appartenant au même groupe) comme comptant pour un seul mandat aux fins d’apprécier le nombre total de mandats exercés en application des dispositions du point 69 b) ci-avant. Dans ce cas, le candidat doit fournir les justifications d’un tel regroupement en démontrant les synergies résultant de l’exercice des mandats regroupés en question. 71. Dans le cas où au moins un des seuils visés au point 69 ci-avant est dépassé, compte tenu éventuellement de l’application du point 70, le candidat doit joindre à sa demande d’autorisation une description des mesures mises en œuvre en vue d’assurer son mandat additionnel avec le temps et l’attention requis. La description doit notamment inclure des justifications quant à la façon dont le candidat entend s’organiser pour assumer les responsabilités qui lui incombent, en prenant en compte sa charge de travail existante et à venir. Sont également à prendre en compte le nombre d’OPC/compartiments gérés, la taille, le volume, la nature, l’échelle et la complexité des OPC/compartiments et des entités opérationnelles, le cas échéant. Le dossier doit plus particulièrement détailler le soutien technique et administratif dont le candidat doit ou devra bénéficier. 72. Les seuils visés au point 69 doivent être revus à la baisse lorsque la nature, l’échelle ou la complexité des activités des entités précitées le justifient, ainsi qu’en cas de diminution du temps de travail du candidat. 73. Il est de la responsabilité de chaque membre de l’organe de direction/organe directeur du GFI de veiller continuellement au respect des principes exposés à la présente section. Section 4.1.4. : Obligations en matière de réunion et de délibération 74. L’organe de direction/organe directeur se réunit régulièrement, et au minimum une fois par trimestre, en vue de s’acquitter de manière efficace de ses responsabilités. La fréquence de réunion doit être adaptée à la nature, à l’échelle et à la complexité des activités du GFI. Le recours à la visio-conférence ou à des moyens de télécommunication à distance permettant l’identification des participants et garantissant une participation effective à la réunion de l’organe de direction/organe directeur est également accepté. 75. Les travaux de l’organe de direction/organe directeur doivent être documentés par écrit. Cette documentation inclut l’agenda des réunions, les procès-verbaux des réunions consignant les décisions et mesures prises par l’organe de direction/organe directeur. Ces procès-verbaux doivent être disponibles ou accessibles dans les locaux du GFI au Luxembourg. Sous-chapitre 4.2. : Les instances dirigeantes Section 4.2.1. : Exigences numériques, présence au Luxembourg et relation contractuelle avec le GFI 76. Par instances dirigeantes, on entend les personnes qui dirigent de fait l’activité du GFI au sens de l’article 102 (1) c) de la Loi 2010 et de l’article 7 (1) c) de la Loi 2013 (ci-après « les dirigeants »), indépendamment de la forme et de la structure juridiques du GFI. Dans une structure dualiste, lorsqu’un ou plusieurs membres du directoire est (sont) également membres des instances dirigeantes, alors ce(s) membre(s) est (sont) tenu(s) de respecter les dispositions du présent sous- chapitre. 77. Les points 78 à 80 ainsi que les points 84 et 85 énoncent les principes généraux en matière d’exigences numériques, de présence au Luxembourg et de relation contractuelle avec le GFI. Les

Circulaire 18/698 Page 19/102 points 81 à 83 traitent des exigences spécifiques dans l’application de ces principes suivant la valeur des portefeuilles gérés par le GFI. 78. Les dirigeants doivent être au moins au nombre de deux. 79. Pour l’accomplissement de leurs tâches, les dirigeants doivent, en principe, se trouver de façon permanente au Luxembourg. Cela n’empêche toutefois pas que les dirigeants aient leur domicile dans un lieu qui leur permet de se rendre, en principe, chaque jour au Luxembourg. 80. Le GFI emploie au Luxembourg un minimum de deux dirigeants (i.e. : liés par un contrat de travail au GFI et salariés du GFI) consacrant chacun un ETP à leur tâche dans le GFI. La CSSF peut accepter la mise à disposition ou le détachement d’un ou plusieurs dirigeants (y compris les dirigeants requis légalement) à condition qu’il existe une convention définissant précisément ses/leurs droits et obligations et, le cas échéant, les liens de rattachement hiérarchique, dans le respect des exigences spécifiques visées aux points 81 et 82 ci-après. 81. Lorsque la valeur des portefeuilles gérés par le GFI, telle que définie aux articles 102 (1) a) de la Loi 2010, 8 (7) de la Loi 2013 et à l’article 14 (2) second alinéa du Règlement Délégué 231/2013, est inférieure à un milliard cinq cent millions d’euros (1.500.000.000 euros), les conditions suivantes s’appliquent : a) les dirigeants ne doivent pas exercer plus de deux mandats de dirigeant dans des GFI ; b) la CSSF peut accepter, moyennant une demande de dérogation motivée et préalable, que seul un des dirigeants requis légalement se trouve de façon permanente au Luxembourg, à condition que le GFI emploie au Luxembourg du personnel suffisant en nombre et compétent pour soutenir le dirigeant qui ne se trouve pas de façon permanente au Luxembourg dans son ou ses domaines de responsabilité et que ce dirigeant puisse se rendre régulièrement au Luxembourg de façon à ce qu’il puisse être démontré que les dispositions de la section 4.2.3. (« Organisation des instances dirigeantes ») ainsi que du point 118 soient assurées ; c) si le GFI a recours à plus de deux dirigeants, les dispositions du point 81 s’appliquent également à ce(s) dirigeant(s) additionnel(s). 82. Lorsque la valeur des portefeuilles gérés par le GFI, telle que définie aux articles 102 (1) a) de la Loi 2010, 8 (7) de la Loi 2013 et à l’article 14(2) second alinéa du Règlement Délégué 231/2013, excède un milliard cinq cent millions d’euros (1.500.000.000 euros), les conditions suivantes s’appliquent : a) les deux dirigeants requis légalement ne doivent pas exercer d’autre mandat de dirigeant dans des GFI ; b) si le GFI a recours à deux dirigeants uniquement, alors ces deux dirigeants doivent se trouver de façon permanente au Luxembourg conformément au point 79 ; c) si le GFI a recours à plus de deux dirigeants, alors la CSSF peut accepter, moyennant une demande de dérogation motivée et préalable, qu’un ou plusieurs de ces dirigeants additionnels ne se trouve(nt) pas de façon permanente au Luxembourg et/ou consacre(nt) moins d’un ETP à sa (leur) tâche, à condition que le GFI emploie au Luxembourg du personnel suffisant en nombre et compétent pour soutenir le(s) dirigeant(s) en question dans son (ses) domaine(s) de responsabilité et qu’il(s) puisse(nt) se rendre régulièrement au Luxembourg de façon à ce qu’il puisse être démontré que les dispositions de la section 4.2.3. (« Organisation des instances dirigeantes ») ainsi que du point 118 soient assurées. 83. Dans l’application des dispositions visées aux points 81 et 82 c) ci-avant, une personne exerçant plus d’un mandat de dirigeant doit être en mesure de démontrer de façon satisfaisante à la CSSF que l’exercice d’un second mandat de dirigeant ne l’empêche pas, ni n’est susceptible de l’empêcher, de s’acquitter de manière convenable, honnête et professionnelle de l’une quelconque de ses fonctions, avec le temps et l’attention requis. Le GFI doit en outre identifier les conflits d’intérêts pouvant

Circulaire 18/698 Page 20/102 résulter de cette organisation et s’efforcer de les écarter suivant les procédures prévues dans la politique de gestion des conflits d’intérêts du GFI. 84. La CSSF doit pouvoir contacter directement chacun des dirigeants. Ces personnes doivent être en mesure de fournir toutes les informations que la CSSF juge indispensables à sa surveillance. 85. Les dirigeants doivent en outre bénéficier dans leur travail quotidien d’un support approprié fourni par du personnel qualifié, suffisant en nombre, et travaillant au Luxembourg (section 5.1.1. « Précisions sur les ressources humaines »). Le personnel employé, le cas échéant, au sein d’une ou plusieurs succursale(s) du GFI, peut être pris en compte. Dans tous les cas, chaque GFI doit employer au siège luxembourgeois au moins trois personnes (i.e. : personnel dirigeant et/ou non-dirigeant) à temps-plein dédiant leur temps de travail à l’exercice de fonctions-clé, conformément au point 123. Section 4.2.2. : Exigences en matière de compétences, d’expérience et d’honorabilité des instances dirigeantes 86. Les dirigeants du GFI doivent disposer de compétences et d’une expérience professionnelle suffisantes eu égard au(x) type(s) d’OPC concerné(s) et aux stratégies d’investissement des OPC gérés, en particulier les stratégies visées à l’annexe IV du Règlement Délégué 231/2013 pour lesquelles le GFIA est autorisé, le cas échéant. 87. Quant à l’expérience requise, les dirigeants doivent disposer d’une expérience professionnelle adéquate, par exemple par le fait d’avoir déjà exercé des activités analogues à un niveau élevé de responsabilité et d’autonomie. 88. Chaque dirigeant doit justifier de son honorabilité professionnelle. 89. Les dirigeants possèdent, à la fois individuellement et collectivement, les compétences professionnelles (connaissances, compréhension et expérience), l’honorabilité et les qualités personnelles nécessaires pour accomplir leurs tâches, en vue de garantir une gestion saine et prudente du GFI. Section 4.2.3. : Organisation des instances dirigeantes 90. Les dirigeants de chaque GFI font partie d’un comité de direction. Les membres de ce comité coopèrent étroitement et collégialement afin d'accomplir tous les actes relevant de leurs responsabilités. 91. Le comité de direction doit, entre autres, sous la responsabilité ultime de l’organe de direction/organe directeur : • mettre en œuvre des stratégies et des principes directeurs en matière d’administration centrale et de gouvernance interne visés au chapitre 5. ci-après, par le biais de politiques et de procédures internes écrites précises ; • mettre en œuvre de mécanismes de contrôle interne adéquats (i.e. les fonctions permanentes de gestion des risques, de compliance et d’audit interne) ; • veiller à ce que le GFI dispose des infrastructures techniques et des ressources humaines nécessaires pour exercer son activité. 92. En outre, le comité de direction du GFI doit : • s’assurer et vérifier régulièrement que la politique générale d’investissement et la stratégie mises en œuvre respectent et reflètent de façon adéquate le prospectus et, le cas échéant, le UCITS-KIID et/ou le PRIIPs-KID de chaque OPC et que la politique générale d’investissement et la stratégie sont décrites de façon transparente dans le prospectus et, le cas échéant, le UCITS-KIID et/ou le PRIIPs-KID ; • mettre en œuvre, pour chaque OPC que le GFI gère, la politique générale d’investissement telle qu’elle est définie, selon le cas, dans le prospectus, le

Circulaire 18/698 Page 21/102 règlement ou les documents constitutifs de l’OPC, en application de l’article 10 (2) a) du Règlement 10-4 et de l’article 60 (2) a) du Règlement Délégué 231/2013 ; • superviser l’adoption de stratégies d’investissement pour chaque OPC que le GFI gère, en application de l’article 10 (2) b) du Règlement 10-4 et de l’article 60 (2) b) du Règlement Délégué 231/2013 ; • s’assurer et vérifier régulièrement que la politique générale d’investissement, les stratégies d’investissement et les limites de risque de chaque OPC géré sont effectivement et correctement mises en œuvre et respectées, même si la fonction de gestion des risques est assurée par un tiers en application de l’article 10 (2) d) du Règlement 10-4 et de l’article 60 (2) e) du Règlement Délégué 231/2013 ; • adopter, puis soumettre à un réexamen régulier, des procédures internes adéquates pour l’adoption des décisions d’investissement concernant chaque OPC géré, afin de garantir la conformité de ces décisions avec les stratégies d’investissement adoptées, en application de l’article 10 (2) e) du Règlement 10- 4 et de l’article 60 (2) f) du Règlement Délégué 231/2013 ; • adopter, en application de l’article 10 (2) f) du Règlement 10-4 et de l’article 60 (2) g) du Règlement Délégué 231/2013, puis soumettre à examen régulier la politique de gestion des risques ainsi que les dispositions, procédures et techniques de mise en œuvre de cette politique, telles que visées à l’article 43 du Règlement 10-4 et à l’article 40 du Règlement Délégué 231/2013, et notamment le système de limitation des risques pour chaque OPC géré ; • mettre en œuvre et assurer le suivi de la politique de commercialisation et du réseau de distribution des OPC gérés par la SGO, et le cas échéant par le GFIA ; • définir et de mettre en œuvre une politique de rémunération conforme à l’article 111ter de la Loi 2010, respectivement à l’annexe II de la Directive GFIA en accord avec l’article 60 (2) h) du Règlement Délégué 231/2013. 93. Dispositions spécifiques applicables au GFIA : les instances dirigeantes d’un GFIA doivent également veiller à ce que des politiques et procédures d’évaluation soient établies et mises en œuvre conformément à l’article 19 de la Directive GFIA, en accord avec l’article 60 (2) c) du Règlement Délégué 231/2013. 94. Dans le cadre du fonctionnement du comité de direction, et indépendamment de la forme et de la structure juridiques du GFI, chacun des dirigeants se voit attribuer des domaines de responsabilité spécifiques en ce qui concerne notamment les fonctions/activités suivantes : • gestion des investissements ; • gestion des risques ; • administration des OPC ; • commercialisation ; • compliance ; • audit interne ; • traitement des plaintes et réclamations ; • lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme ; • évaluation ; • fonction informatique ; et • fonction comptable. 95. La composition du comité de direction doit être adaptée eu égard à la taille du GFI ainsi qu’à la nature, à l’échelle et à la complexité de ses activités. Ainsi, en vue de doter le comité de direction d’une compétence et d’une expérience collectives adéquates compte tenu de la taille du GFI, de la nature, de l’échelle et de la complexité de ses activités, le GFI doit envisager la nécessité de nommer plus de deux dirigeants.

Circulaire 18/698 Page 22/102 96. La répartition des tâches entre les dirigeants doit être organisée de manière à éviter les conflits d’intérêts. Ainsi, les fonctions de prise de risque et de contrôle indépendant de ces mêmes risques ne doivent pas être attribuées à un même dirigeant. Par exemple, l’exécution et/ou le contrôle de la fonction de gestion des risques et l’exécution et/ou le contrôle de la fonction de gestion des investissements ne peuvent pas être assurés par le même dirigeant. 97. Le dirigeant ayant dans ses attributions la fonction d’audit interne ne peut pas assurer le rôle de Compliance Officer, ni le rôle de responsable du contrôle du respect des obligations professionnelles en matière de LBC/FT, ni de responsable de la fonction de gestion des risques, ni se voir attribuer la responsabilité de l’une des fonctions ou activités précitées. 98. Chaque nouvelle demande d’agrément d’un GFI doit inclure une description des responsabilités au sein du comité de direction et du mode de fonctionnement du comité de direction. 99. La CSSF doit en outre être informée au préalable en cas de modification de la répartition des domaines de responsabilité entre dirigeants en vue d’un agrément. Section 4.2.4. : Obligations en matière de réunion et de délibération 100. Afin de pouvoir s’acquitter de ses responsabilités, le comité de direction doit opérer selon un mode de fonctionnement adapté aux activités du GFI. Ainsi, par exemple, les dirigeants doivent se contacter de façon régulière et tenir au Luxembourg des réunions périodiques suivant une fréquence mensuelle au moins, voire plus fréquente compte tenu de la taille et de l’organisation du GFI ainsi que de la nature, de l’échelle et de la complexité de ses activités. 101. Ces réunions doivent faire l’objet de procès-verbaux écrits consignant notamment les décisions et mesures prises par le GFI. Ces procès-verbaux doivent être disponibles dans les locaux du GFI au Luxembourg. 102. Le comité de direction informe régulièrement, de manière complète et par écrit, l’organe de direction/organe directeur des activités du GFI et des OPC qu’il gère. Sous-chapitre 4.3. : Procédure d’agrément des membres de l’organe de direction/organe directeur et des dirigeants 103. Le présent sous-chapitre s’applique aux membres de l’organe de direction/organe directeur et aux dirigeants du GFI. Il s’applique également aux membres du directoire au cas où le GFI a adopté la forme dualiste. Le conseil de surveillance devra également respecter les dispositions visées au présent sous-chapitre. 104. L’identité des membres de l’organe de direction/organe directeur et des dirigeants, ainsi que de toute personne leur succédant dans leurs fonctions, doit être notifiée au préalable pour agrément à la CSSF. 105. Cette notification doit être accompagnée des éléments d’information suivants et de tout autre document éventuellement précisé ultérieurement par la CSSF : • un curriculum vitae récent, signé et daté ; • une copie du passeport/de la carte d’identité ; • une déclaration sur l’honneur telle que téléchargeable sur le site de la CSSF (www.cssf.lu) ; • un extrait du casier judiciaire récent, si disponible, ou tout autre document comparable ; • le tableau listant les activités professionnelles ainsi que les mandats exercés dans des entités réglementées ou non, incluant notamment les mandats pour lesquels une demande d’autorisation a été introduite au sein d’une autorité de surveillance et précisant le temps consacré à chaque activité, respectivement à chaque mandat. A cet effet, les candidats sont priés d’utiliser le formulaire téléchargeable sur le site de la CSSF (www.cssf.lu).

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