Chapitre 8 - Les exigences en matière de protection des fonds

Chapitre 8. Les exigences en matière de protection des fonds

Sous-chapitre 8.1. Exigences générales 201. Conformément aux exigences des articles 14 et 24-10 de la LSP et en ligne avec les principes directeurs en matière de protection de fonds approuvés par l’organe de surveillance, l’établissement est tenu de mettre en place des mécanismes assurant à tout moment la protection de l’ensemble des fonds reçus de la part des utilisateurs de services de paiement ou par le biais d’un autre prestataire de services de paiement pour l’exécution d’opérations de paiement et/ou en échange de la monnaie électronique émise.

Ceci implique que l’établissement doit être en permanence en mesure d’identifier clairement et précisément l’ensemble des fonds des utilisateurs de services de paiement. L’établissement doit veiller à porter une attention particulière aux aspects de continuité des dispositions de protection des fonds et à assurer une capacité de réaction appropriée en cas de révocation des contrats par les contreparties utilisées dans le cadre des mécanismes de protection des fonds.

202. Les établissements instituent des mécanismes de contrôle interne adéquats et efficients et un cadre de suivi général qui fournit des informations appropriées à l’organe de gestion et à l’organe de surveillance. Ces mécanismes de contrôle interne incluent notamment des processus de contrôle des opérations exécutées ainsi que des processus de réconciliation des fonds reçus de la part des utilisateurs de services de paiement ou par le biais d’un autre prestataire de services de paiement pour l’exécution d’opérations de paiement et de monnaie électronique avec les informations issues des contreparties auprès desquels les fonds sont protégés (c.-à-d. établissement de crédit, entreprise d’assurance, etc.). Ces processus font l’objet de procédures claires déterminant les responsables de ces processus, les différentes parties intervenantes, les procédures formelles d’escalade et de validation liées à ces processus.

Sans préjudice de la section 4.2.3. de la présente circulaire, l’établissement nomme au sein de son organe de gestion un membre responsable du suivi et de l’encadrement des processus de contrôle interne permettant d’assurer le respect des exigences de protection des fonds.

Ces mécanismes de contrôle interne doivent permettre d’identifier à tout moment et sans délai les fonds qui ne sont pas protégés au travers d’une des manières prévues aux articles 14 et 24- 10 de la LSP. Ils sont déployés en considérant l’organisation de l’établissement, la nature, l’échelle, le volume et la complexité des activités et des risques de l’établissement.

203. Eu égard au volume et/ou à la complexité des services de paiement ou de monnaie électronique prestées par l’établissement, les mécanismes de contrôle interne mentionnés au paragraphe 202 de la présente circulaire doivent reposer sur la mise en place de contrôles et de réconciliations quotidiennes.

La mise en place de réconciliations hebdomadaires peut le cas échéant être envisagée sur la base d’une analyse justifiée et documentée des risques validée par l’organe de gestion et l’organe de surveillance. Les organes de gestion et de surveillance veillent à assurer l’allocation de ressources appropriées et suffisantes à ces contrôles et réconciliations qui sont sujets à une revue et/ou validation suivant le principe de 4 yeux.

Il est par ailleurs recommandé aux établissements de se doter d’outils informatisés de contrôle et de réconciliation. Le recours à des processus de contrôle manuel est à considérer à titre exceptionnel.

204. Sans préjudice des exigences définies à la section 5.3.1. de la présente circulaire, l’accès aux écritures comptables, comme aux systèmes extra-comptables ainsi que les pouvoirs de signature permettant de mouvementer les fonds des utilisateurs de service de paiement est strictement limité selon les principes du « need-to-know and least privilege » et systématiquement soumis au principe des 4 yeux, sous la responsabilité formelle d’au moins un membre de l’organe de gestion.

205. En référence au principe de proportionnalité repris au paragraphe 3 de la présente circulaire, il pourra être demandé à certains établissements de mettre en place un dispositif de gestion des risques de contrepartie dans le cadre de l’ouverture de compte de ségrégation auprès d’établissements de crédit et/ou en référence au recours à des contreparties dans le cadre de l’établissement de mécanismes d’assurance et/ou de garantie comparable.

Une analyse (due diligence) et un suivi régulier de la qualité du ou des établissements de crédit, assureurs ou autres contreparties utilisés par l’établissement dans le cadre de la protection des fonds sont considérés comme une bonne pratique de gestion saine et prudente.

Sous-chapitre 8.2. Protection des fonds par le recours à des comptes dits « de ségrégation » (cf. articles 14, paragraphe 1, lettre a) et 24-10, paragraphe 1, lettre a), de la LSP) 206. Les comptes de ségrégation sont ouverts au nom de l’établissement pour le seul bénéfice des utilisateurs de services de paiement. Les contrats en référence à ces comptes établissent clairement le nom et l’adresse de l’établissement de crédit auprès duquel les comptes de ségrégation sont ouverts, la nature de ces comptes et la propriété des fonds qui y sont déposés.

Lorsque l’établissement investit ces fonds en actifs à faible risque, liquides et sûrs, de telles dispositions s’appliquent mutatis mutandis de sorte que les actifs sont déposés sur un dépôt distinct ouvert au nom de l’établissement pour le seul bénéfice des utilisateurs de services de paiement.

207. L’établissement veille à ce qu’aucune des clauses contractuelles, que ce soit dans les conditions générales ou particulières, ne puissent remettre en question les exigences telles que définies aux articles 14 et 24-10 de la LSP. À ce titre, et dans le cas où l’établissement de crédit ne fournit pas un contrat spécifique de « ségrégation », l’établissement doit veiller à obtenir toutes les confirmations écrites et signées nécessaires et suffisamment explicites de la part de ce dernier afin de s’assurer de la conformité du niveau de protection des fonds déposés avec la LSP.

L’établissement doit évaluer et pouvoir démontrer la conformité de l’ensemble de ses comptes de ségrégation et des contrats y afférent à la LSP.

208. L’accès aux fonds et/ou actifs placés dans le cadre de la protection des fonds est limité aux seules personnes dont la fonction le requiert et est limité au strict nécessaire afin de leur permettre d’accomplir les tâches qui leur incombent. Ces accès sont rigoureusement encadrés, formalisés et régulièrement revus par l’établissement et communiqués à l’organe de gestion.

Il est attendu que toute opération manuelle et/ou significative permettant de mouvementer les fonds et/ou actifs placés dans le cadre de la protection des fonds ne puisse être exécutée que suivant un principe de 4 yeux et sous la stricte validation a priori d’au moins un membre de l’organe de gestion.

209. Dans le cas de recours à des agents, distributeurs ou succursales, l’établissement assume l’entière responsabilité de la protection des fonds et doit s’assurer en permanence des procédures appliquées par ces agents ou distributeurs et en particulier que les fonds soient correctement protégés et dans les délais impartis.

210. Conformément aux exigences des articles 14 et 24-10 de la LSP, les fonds reçus ne doivent à aucun moment être mélangés avec les fonds de personnes autres que les utilisateurs de services de paiement pour le compte desquels les fonds sont détenus.

Cette exigence s’applique notamment aux fonds détenus en lien avec d’autres activités, ainsi qu’aux frais et commissions applicables et liés aux services de paiement et de monnaie électronique. En conséquence, il appartient à l’établissement de déployer des processus organisationnels et opérationnels appropriés permettant de respecter ces exigences.

Ces processus sont à revoir et adapter dans le cadre du déploiement de nouveaux produits en référence aux exigences du sous-chapitre 7.3 de la présente circulaire.

211. Il est recommandé aux établissements de revoir les conflits d’intérêts potentiels provenant d’une politique interne, de l’établissement ou de son groupe, de concentration systématique des comptes de ségrégation auprès de mêmes établissements de crédit ainsi que dans le cadre d’investissements des fonds dans des actifs à faible risque et sûrs émis ou distribués par un même groupe financier.

212. Aux fins des présentes exigences en matière de protection, sont notamment à considérer par les établissements lorsqu’ils ont pris la décision de protéger les fonds en les investissant dans des actifs à faible risque, liquides et sûrs, les actifs répondant au minimum aux critères suivants :

• des titres de créance émis ou garantis par les administrations centrales, les banques centrales, les organisations internationales, les banques multilatérales de développement ou les autorités régionales ou locales des États membres ;

• les parts d’OPCVM investissant exclusivement dans ces titres de créances

sous réserve que l’évaluation du risque de crédit soit continue, que le rating de ces actifs soit élevé et que les fonds investis ne soient pas soumis à un risque de marché indu.

213. L’établissement qui entend protéger les fonds des utilisateurs de services de paiement et les investir dans des actifs à faible risque, liquides et sûrs établit les critères minimaux de qualité auxquels les actifs doivent répondre en référence au paragraphe 212 en conformité avec les principes directeurs en matière de protection des fonds approuvés par l’organe de surveillance en référence au paragraphe 13 de la présente circulaire.

L’établissement met également en place une politique de gestion des risques liés au placement des fonds dans ces actifs à faible risque, liquides et sûrs et assure un suivi adéquat de la volatilité des prix de ces actifs afin de garantir à tout moment la protection des fonds des utilisateurs de services de paiement et d’assurer la liquidité nécessaire à l’exécution des services de paiement et de monnaie électronique.

214. Il est recommandé aux établissements de détenir les fonds des utilisateurs de services de paiement en dépôts en compte de ségrégation et/ou investis en actifs à faible risque et sûr dans la devise des fonds des utilisateurs de services paiement afin de minimiser l’exposition des actifs ségrégués au risque de change. Dans le cas contraire, l’établissement devra mettre en place des mécanismes de protections complémentaires contre le risque de change afin de limiter l’exposition à ce risque pour les actifs ségrégués.

Sous-chapitre 8.3. Protection des fonds par le recours à une assurance ou un autre type de garantie (cf. article 14, paragraphe 1, lettre b) et 24-10, paragraphe 1, lettre b), de la LSP) 215. Le montant de la garantie fournie par l’assurance ou la garantie comparable doit être revu régulièrement en considérant, le cas échéant, les délais de négociation contractuelle. L’organe de gestion de l’établissement doit en effet s’assurer que le montant de couverture est à tout moment suffisant pour protéger l’ensemble des fonds détenus pour le compte des utilisateurs de services de paiement ou par le biais d’un autre prestataire de services de paiement.

216. Une attention particulière doit être portée aux définitions des bénéficiaires de l’assurance ou de la garantie, aux évènements susceptibles de déclencher le versement des indemnités de la part de l’entreprise d’assurance ou de l’entreprise offrant la garantie comparable aux délais relatifs à ces versements, à l’existence d’un compte auprès d’un établissement de crédit dédié au versement des indemnités en cas d’exécution de l’assurance ou de la garantie. Il est ainsi rappelé que le produit de la garantie/assurance doit être payable sur un compte dédié et séparé ouvert auprès d’un établissement de crédit au nom de l’établissement pour le bénéfice des utilisateurs de services de paiement. Ce compte, sous le strict contrôle de l’établissement, doit être clairement défini et documenté au sein de la documentation liée à la présente assurance ou garantie comparable.

217. L’ensemble des dispositions contractuelles et toute condition applicable au contrat de garantie ou d’assurance doit faire l’objet d’un examen par un expert juridique. Cet examen sera pris en compte par l’organe de gestion qui doit assurer que toute clause restrictive ou en nullité pouvant diminuer le montant de la protection ou de la garantie sera éliminée.

L’établissement doit évaluer, documenter et pouvoir démontrer la conformité de l’ensemble de ses dispositions contractuelles à la LSP.