L'outil
Votre DPO travaille dans le portail DPO Assist : registres, demandes des personnes, violations, analyses d'impact et sous-traitants, avec un copilote IA qui propose et le laisse décider.
Assistant DPO · Un outil, une équipe
DPO Assist, l'assistant du DPO : un outil, une équipe.
Un DPO porte souvent seul un métier qui ne s'arrête jamais : le registre à tenir, les demandes des personnes à traiter dans le mois, les violations à qualifier en 72 heures, les sous-traitants à évaluer, et l'audit qui tombe toujours au mauvais moment. DPO Assist l'épaule de deux façons : l'outil dans lequel il tient tout son dossier, et l'équipe DPO de Luxgap, qui prend le relais sur les tâches, les points d'audit et les pics de charge. L'un, l'autre, ou les deux : avec une journée d'accompagnement par mois, l'outil est offert.
L'offre
Un outil, une équipe. Ou les deux.
Vous choisissez ce dont votre DPO a besoin. Les deux ensemble vont plus loin : l'équipe intervient sur le dossier que votre DPO tient dans l'outil, sans rien reprendre de zéro.
L'équipe
Nos DPO viennent en renfort quand vous en avez besoin : une tâche à déléguer, un audit à préparer, une vague de demandes à absorber. La même méthode que sur nos mandats de DPO externe.
Les deux Outil offert
Une journée d'accompagnement par mois, et l'outil est offert. Votre DPO a l'outil au quotidien, et une équipe qui connaît déjà son dossier le jour où le travail s'accumule.
Quand on intervient
Les tâches courantes
Mettre à jour le registre, répondre à une demande d'accès, rédiger une analyse d'impact, relire un contrat de sous-traitance, préparer une sensibilisation.
Les points d'audit
Préparer un contrôle de la CNPD, un audit client ou une due diligence, puis corriger les écarts relevés, preuves à l'appui.
Les pics de charge
Une violation de données à traiter sous 72 heures, une vague de demandes d'accès, un nouveau projet à cadrer, l'absence de votre DPO : on est là.
Fonctionnalités principales
Ce que fait le logiciel, concrètement.
Les registres RGPD, tenus au même endroit
Registre des traitements (article 30), des sous-traitants (article 28), des demandes des personnes et des violations (article 33). Votre DPO les tient dans le portail. Vos documents existants (PDF, Word, Excel) sont repris, et le registre des sous-traitants se construit à partir des destinataires déclarés dans les traitements. Export du registre de l'article 30 et d'un accord de sous-traitance par prestataire.
Les demandes des personnes, dans le délai d'un mois
Chaque demande d'accès, de rectification, d'effacement ou d'opposition est enregistrée avec la vérification d'identité du demandeur, et son échéance d'un mois est calculée d'office. Plus de demande qui dort dans une boîte mail.
Les violations, qualifiées avant l'échéance de 72 heures
Quand l'IA repère une violation dans un e-mail reçu, la fiche s'ouvre en un clic, avec son échéance de 72 heures comptée depuis la réception. Un score de gravité inspiré de la grille de l'ENISA et de la CNIL propose de notifier ou non la CNPD et les personnes concernées, et des rappels automatiques partent plusieurs fois par jour. Le registre des violations reste consultable dans le portail.
Les analyses d'impact (AIPD), de la présélection à l'approbation
Une présélection selon les lignes directrices du CEPD (WP248) dit si l'analyse est requise. L'IA propose les risques, l'analyse suit le modèle du CEPD, passe par une approbation et s'exporte depuis le portail.
Les sous-traitants, évalués par questionnaire
Chaque prestataire reçoit un lien et un code par e-mail pour remplir son questionnaire : RGPD, NIS 2, DORA ou EBA. L'IA propose un verdict à partir des réponses, et une personne le revoit avant qu'il soit retenu.
Un copilote IA qui propose, votre DPO décide
Dans le portail, le copilote aide à compléter le dossier. Ses propositions ne s'appliquent qu'au clic de l'utilisateur. Il tourne sur le serveur d'IA de Luxgap, au Luxembourg.
Un score de conformité sur 100, toujours à jour
Le score se recalcule à chaque changement du dossier : registres, analyses d'impact, demandes, violations. Votre DPO le suit dans le portail et peut le présenter à sa direction.
Côté équipe : les e-mails RGPD triés et préparés
Les boîtes dpo@, ciso@ et whistleblowing@ que notre équipe opère sont relevées toutes les 5 minutes. L'IA classe chaque message (demande de droits, violation, question de la CNPD, simple information) et l'attribue au bon consultant. Une réponse est préparée dans le ton habituel du client, et rien ne part sans qu'un consultant la relise et clique sur Envoyer.
Côté équipe : chaque réunion devient un plan d'action
Nos réunions sont transcrites avec Leexi, synchronisé quatre fois par jour : chacune produit un brouillon d'actions à valider. Le plan d'action du dossier suit chaque tâche jusqu'à sa clôture, avec des modèles d'actions DPO prêts à l'emploi.
Un canal d'alerte (whistleblowing) en cinq langues
Un portail de signalement en français, anglais, allemand, luxembourgeois et portugais, avec suivi anonyme. Les délais de la loi luxembourgeoise du 16 mai 2023 sont suivis : accusé de réception sous 7 jours, retour sous 3 mois.
Cas d'usage
Pour qui, et dans quel contexte.
Le DPO interne seul à son poste, qui tient le registre, répond aux demandes et prépare les audits, sans personne à qui passer la main quand tout arrive en même temps.
Le juriste, le responsable de la sécurité ou le compliance officer nommé DPO en plus de son poste : le rôle n'occupe qu'une partie de son temps, l'outil et une journée par mois lui rendent le reste.
L'entreprise qui prépare un contrôle ou un audit : CNPD, client, certification, due diligence. On prépare le dossier avec votre DPO, puis on corrige les écarts relevés.
Le secteur financier, où le DPO croise RGPD, DORA et les circulaires de la CSSF : les questionnaires des sous-traitants couvrent RGPD, NIS 2, DORA et EBA.
Le cabinet de DPO ou le DPO indépendant qui veut l'outil, et un renfort ponctuel quand un client demande plus que prévu.
Conformité réglementaire
Ce que l'outil couvre, et comment il est opéré.
- RGPD : registre des traitements (article 30), sous-traitants (article 28), demandes des personnes (articles 15 à 22), violations (articles 33 et 34), analyses d'impact (article 35).
- Loi luxembourgeoise du 1er août 2018 : la CNPD comme autorité de contrôle, ses demandes repérées parmi les e-mails reçus.
- Directive (UE) 2019/1937 et loi luxembourgeoise du 16 mai 2023 : canal d'alerte, délais légaux suivis (7 jours, 3 mois).
- AI Act (règlement (UE) 2024/1689) : aucun e-mail ne part sans un clic humain, et les propositions du copilote ne s'appliquent qu'au clic de l'utilisateur.
- Accès : l'équipe Luxgap se connecte par son compte Microsoft, le client par mot de passe et code à usage unique envoyé par e-mail. Les pièces jointes sont stockées hors de la partie publique du serveur.
- Hébergement chez OVHcloud en France, dans l'Union européenne.
Architecture · Hébergement
Stack technique et souveraineté des données.
Application web (PHP 8.4, Slim 4, Twig) en conteneur Docker derrière Traefik, déployée par GitLab CI sur un serveur de Luxgap hébergé chez OVHcloud, en France. Les tâches planifiées tournent dans le conteneur : relève des boîtes toutes les 5 minutes, réunions quatre fois par jour, rappels des violations.
Le portail du client et le back-office de l'équipe sont deux accès au même dossier, avec des rôles côté client (DPO, responsable de traitement). C'est ce qui permet à l'équipe de reprendre une tâche au vol, sans rien ressaisir.
FAQ
Questions fréquentes
Qu'est-ce que DPO Assist ?
DPO Assist est l'assistant du DPO proposé par Luxgap : un outil et une équipe. L'outil est le portail dans lequel votre DPO tient registres, demandes des personnes, violations, analyses d'impact et sous-traitants. L'équipe, ce sont nos DPO, qui interviennent sur les tâches courantes, les points d'audit et les pics de charge.
L'outil est-il vraiment offert ?
Oui, avec une journée d'accompagnement par mois : vous ne payez que la journée, et l'outil est inclus tant que l'accompagnement court. Vous pouvez aussi prendre l'outil seul, ou l'équipe seule.
Que fait l'équipe pendant la journée du mois ?
Ce dont votre DPO a besoin ce mois-là : mettre à jour le registre, traiter des demandes, rédiger une analyse d'impact, relire des contrats, préparer un audit. Vous en fixez le programme ensemble.
Et si le travail dépasse une journée ?
On ajoute du renfort le temps qu'il faut. Une violation de données, un contrôle de la CNPD ou une vague de demandes n'attendent pas le mois suivant.
DPO Assist remplace-t-il notre DPO ?
Non. Votre DPO reste désigné auprès de la CNPD et garde la décision ; DPO Assist l'outille et le renforce. Si vous cherchez un DPO désigné, c'est notre mandat de DPO externe.
L'IA peut-elle envoyer un e-mail ou modifier le dossier sans nous ?
Non. Aucun e-mail ne part sans qu'une personne le relise et clique sur Envoyer, et les propositions du copilote ne s'appliquent qu'au clic de l'utilisateur. C'est la supervision humaine qu'attend l'AI Act.
Votre équipe utilise-t-elle le même outil ?
Oui. Votre DPO travaille dans le portail, notre équipe dans le back-office du même outil, sur le même dossier. C'est l'outil de notre équipe DPO au quotidien : chaque amélioration est d'abord éprouvée sur nos propres mandats.
Quelle différence avec le module Effacement RGPD ?
DPO Assist tient le dossier du DPO au quotidien. Le module Effacement RGPD fait autre chose : il repère dans votre infrastructure les données dont la durée de conservation est dépassée et les efface avec preuve. Les deux se complètent.
Combien ça coûte ?
L'outil seul est facturé au mois. Avec une journée d'accompagnement par mois, il est offert : vous ne payez que la journée. L'équipe seule se prend à la journée, selon vos besoins. Devis sous 24 h après un premier échange.
À combiner avec
Nos services complémentaires.
Un outil, une équipe : prenez les deux.
Une journée d'accompagnement par mois, et l'outil est offert. Réponse sous 24 h ouvrées.
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